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Bestätigen einer Spende

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Senden von Spendenbestätigungen per E-Mail
  • Erstellen gedruckter Spendenbestätigungsschreiben
  • Hinzufügen benutzerdefinierter Folgeaktivitäten und Aufgaben für Spenden

Spenden können von einer Vielzahl von Unterstützern eingehen, die Verbindungen zu einem oder mehreren Teams und Abteilungen einer gemeinnützigen Organisation haben können. Aus diesem Grund ist es für alle Teammitglieder einer Organisation wichtig, sich mit dem Prozess der Spendenbestätigung vertraut zu machen. Und, ja, Sie haben recht, wenn Sie sich gerade überlegen, dass dieser Prozess sehr zeitaufwändig sein kann. Denn das kann er durchaus sein, aber er ist auch eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, um Ihre Beziehung zu einem Spender weiter auszubauen. Sehen wir uns an, wie dieser Prozess mit NPSP (Nonprofit Success Pack) etwas leichter wird. 

Senden einer Bestätigung zu einem einzelnen Opportunity-Datensatz

NPSP beinhaltet eine Funktion, mit der Sie direkt aus der Anwendung eine Bestätigung oder ein Danke für eine Opportunity per E-Mail versenden können.

Gehen Sie zunächst zur Detailseite der Opportunity und vergewissern Sie sich, dass im Nachschlagefeld "Hauptansprechpartner" der entsprechende Ansprechpartner aufgeführt ist. Gehen Sie dann zum Aktionsmenü und wählen Sie E-Mail-Bestätigung aus.

Opportunity-Datensatz mit markierter Menüoption "E-Mail-Bestätigung" und dem Feld "Hauptansprechpartner" in den Spendeninformationen innerhalb der Datensatzdetails

Wenn Sie "E-Mail-Bestätigung" auswählen,

  • wird der ausgewählte Bestätigungsstatus der Opportunity in "E-Mail-Bestätigung jetzt" geändert.
  • wird ein automatisierter Prozess (den Salesforce "Workflow-Regel" nennt) ausgelöst, der die E-Mail versendet. Die Workflow-Regel aktualisiert darüber hinaus die Felder "Bestätigungsstatus" und "Bestätigungsdatum" der Opportunity.

Salesforce ändert den "Bestätigungsstatus" bei erfolgreichen Bestätigungen in "Bestätigt" und setzt zudem das "Bestätigungsdatum" auf das aktuelle Datum.

Seite "Opportunity-Details" mit markierten Feldern "Bestätigungsstatus" und "Bestätigungsdatum"

Salesforce ändert den "Bestätigungsstatus" bei den Datensätzen, deren Bestätigung fehlgeschlagen ist, in "E-Mail-Bestätigung nicht gesendet". Bestätigungen können aus verschiedenen Gründen fehlschlagen, wie z. B. wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, wenn E-Mails nicht zugestellt werden können etc.

Ihr Administrator kann die für diese automatisch generierten e-Mails verwendete E-Mail-Vorlage einrichten und anpassen. Bitten Sie Ihren Administrator, die Vorlage zu prüfen.

E-Mail-Bestätigungen für mehrere Opportunity-Datensätze

NPSP unterstützt auch die gleichzeitige Versendung von Bestätigungs-E-Mails für mehrere Opportunity-Datensätze. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte "Opportunities" und wählen Sie dann die Listenansicht Zu bestätigen aus. Aus der Liste können Sie dann mithilfe des Kontrollkästchens in der Überschrift alle Opportunities oder bestimmte Opportunities auswählen. Klicken Sie abschließend auf E-Mail-Bestätigungen.

Opportunity-Listenansicht der zu bestätigenden Spenden

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken,

  • wird der ausgewählte Bestätigungsstatus der Opportunities in E"-Mail-Bestätigung jetzt" geändert.
  • wird die Workflow-Regel ausgelöst, die die E-Mail versendet. Die Workflow-Regel aktualisiert darüber hinaus die Felder "Bestätigungsstatus" und "Bestätigungsdatum" jeder Opportunity.

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird zudem die folgende Seite angezeigt, sodass Sie wissen, welche Bestätigungen erfolgreich versendet wurden und welche nicht.

E-Mail-Bestätigungs-Fehlerseite

Salesforce ändert den "Bestätigungsstatus" bei erfolgreichen Bestätigungen in "Bestätigt" und setzt zudem das "Bestätigungsdatum" auf das aktuelle Datum. Salesforce ändert den "Bestätigungsstatus" bei den Datensätzen, deren Bestätigung fehlgeschlagen ist, in "E-Mail-Bestätigung nicht gesendet".

Erstellen gedruckter Bestätigungsschreiben

Manchmal ist eine E-Mail einfach kein guter Ersatz für ein Schreiben mit einem handschriftlichen Vermerk. Es gibt mehrere verschiedene Methoden zur Erstellung gedruckter Spendenbestätigungsschreiben mithilfe von Salesforce und NPSP, für die Sie jedoch, je nach Bedarf, etwas mehr Zeit (und manchmal auch Geld) aufwenden müssen.

Im Allgemeinen empfehlen wir die Verwendung einer Dokumenterstellungsanwendung aus AppExchange, mit der Sie Ihren Bestätigungsprozess für einzelne Schreiben, Serienschreiben und jährliche Steuerquittungen automatisieren können. Diese Anwendungen kosten etwas, aber viele sind für Non-Profit-Unternehmen rabattiert. Fragen Sie Ihren Administrator, ob Ihre Organisation eine Anwendung für diesen Zweck verwendet.

Eine weitere Methode zur Erstellung gedruckter Spendenbestätigungsschreiben besteht darin, einen Bericht auszuführen und die für eine Briefvorlage benötigten Felder mithilfe einer Textverarbeitungsanwendung wie Google Docs oder Microsoft Word einzubeziehen. Um beispielsweise Schenkungen nach Haushalten zu bestätigen, können Sie einen Opportunities-Bericht mit den Feldern für den Hauptansprechpartner ausführen, die Sie für Ihre Briefvorlage verwenden möchten.

Nachdem Sie den Bericht in Salesforce ausgeführt haben, exportieren Sie die Daten in ein Tabellenblatt und verwenden dieses Blatt als Datenquelle für Ihre Briefvorlage.

Unsere NMH-Entwicklungspartnerin Sofia hat beispielsweise eine Spendenbestätigungsvorlge als Google Doc eingerichtet. 

  • Wenn sie eine einzelne Spende zu bestätigen hat, gibt sie die Werte manuell ein, druckt das Schreiben und den Adressaufkleber aus und aktualisiert die Felder "Bestätigungsstatus" und "Bestätigungsdatum" im Opportunity-Datensatz individuell.
  • Wenn sie einen großen Batch von Spendenbestätigungsschreiben auszuführen hat, exportiert sie ihre Opportunity mit dem Kontaktrollen-Bericht für den Spendenbatch und importiert anschließend das Tabellenblatt in Google Sheets. So kann sie die Daten aus ihrem Google Sheet in ihrem Google Doc zusammenführen und die Schreiben ausdrucken. Sobald sie die Schreiben ausgedruckt hat, übergibt sie den Bericht einschließlich der Opportunity-ID, des Bestätigungsstatus und des Bestätigungsdatums an ihren Administrator, der die Bestätigungsfelder in dem Opportunity-Datensatz-Batch in Masse aktualisieren kann.

Folgeaufgaben und -aktivitäten

Manchmal möchten Sie mehr tun, als einem Spender zum Dank einfach einen Brief oder eine E-Mail zu schreiben. Je nachdem, welche Vorgehensweisen sich in Ihrer Organisation bewährt haben, möchten Sie vielleicht eine Aufgabe für einen anderen Benutzer in Ihrer Organisation erstellen (wie z. B. für Ihren Geschäftsführer), damit er den Spender anruft und ihm persönlich dankt oder eine andere Folgeaufgabe ausführt.

Wegen der sehr hohen Spendenverpflichtung, die NMH von Jose Figueroa erhalten hat (Sie erinnern sich an die Spendensammelaktion des Vorstandsmitglieds?), möchte Sofia zwei Aufgaben für ihren Geschäftsführer erstellen. Sie erstellt eine Aufgabe für ihren Geschäftsführer, damit er den Spender anruft und ihm unmittelbar dankt, und eine weitere, damit er das Vorstandsmitglied, das die Spende im Rahmen der Kapitalsammelaktion vermittelt hat, anruft und ihm dankt.

Schauen wir uns an, wie Sofia eine Folgeaufgabe in Verbindung mit dieser speziellen Spende erstellt:

1. Öffnen Sie den Opportunity-Datensatz, mit dem die Aufgabe verbunden werden soll.

2. Klicken Sie im Aktivitäts-Composer des Opportunity-Datensatzes auf die Registerkarte Neue Aufgabe und geben Sie Folgendes ein:

  • Betreff
  • Typ
  • Fälligkeitsdatum

Im Feld "Bezug zu" ist der Opportunity-Datensatz bereits vorab ausgewählt. Wenn Sie die Registerkarte "Neue Aufgabe" nicht sehen, bitten Sie Ihren Administrator, sie zu den Schnellaktionen hinzuzufügen, die zu dem Opportunity-Objekt zur Verfügung stehen.

3. Wählen Sie Ihren Kollegen aus, dem die Aufgabe im Feld "Zugewiesen zu" zugewiesen werden soll. In diesem Fall wählt Sofia ihren Geschäftsführer Kim Friedman aus.

Opportunity-Detail-Seite mit aktivierter Aktivitätszeitachse

4. Klicken Sie auf Speichern. In der Aufgabe "Danke-Anruf" wird jetzt unter "Nächste Schritte" die Aktivitätszeitachse zu diesem Opportunity-Datensatz angezeigt.

Nächste Schritte in der Aufgabenliste

Sofias Geschäftsführer sieht zudem die Aufgaben, die auf ihrer Registerkarte "Aufgaben" aufgelistet sind, und erhält Benachrichtigungen zu den neuen Aufgaben über ihre Benachrichtigungen innerhalb der Anwendung. Außerdem kann jeder in dem Team im Opportunity-Datensatz sehen, wann die Aufgaben zugewiesen und wann sie abgeschlossen wurden.

Benachrichtigungssymbol und Liste neuer Benachrichtigungen

Eine Aufgabe zu erstellen ist eine einfache Methode zur Verwaltung eines nächsten Schritts oder einer nächsten Aktion im Zusammenhang mit einem Spender oder einer Spende. In einem anderen Modul werden wir uns eingehender damit beschäftigen, wie NPSP Fundraisern in Ihrer Organisation bei der Verwaltung von Spendern auf ihrem Weg von der Kultivierung zur Anwerbung helfen kann.

Ressourcen