Bestätigen einer Spende

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Senden von Spendenbestätigungen per E-Mail
Erstellen gedruckter Spendenbestätigungsschreiben
Hinzufügen benutzerdefinierter Folgeaktivitäten und Aufgaben für Spenden

Dank an den Spender

Eine Spende kann von einem Förderer kommen, der mit vielen Teams und Abteilungen einer gemeinnützigen Organisation in Verbindung steht, und deshalb müssen sich alle Mitarbeiter einer Organisation mit dem Verfahren zur Spendenbestätigung vertraut machen.

Und, ja, das kann sehr zeitaufwändig sein. Doch das Bestätigen von Spenden gehört zu den wichtigsten Dingen, die Sie zur Vertiefung Ihrer Beziehung zu Spendern tun können.

Sehen wir uns an, wie Nonprofit Success Pack (NPSP) es Ihnen leichter macht, sich zu bedanken.

Warnung

In dieser Lektion finden Sie schrittweise Anleitungen zum Versand von E-Mails an Spender. Durch diese Anweisungen könnten echte E-Mails an echte Spender gesendet werden: Seien Sie also vorsichtig und verwenden Sie nur Opportunity-Datensätze, bei denen Sie wissen, dass die E-Mail-Adressen der Kontakte zum Testen verwendet werden können (wie etwa Ihre persönliche oder geschäftliche E-Mail), oder Testen Sie in einer Sandbox-Organisation, in der die E-Mail-Zustellbarkeit auf Nur System-E-Mails oder Kein Zugriff eingestellt ist.

Senden einer Bestätigung zu einem einzelnen Opportunity-Datensatz

NPSP bietet Tools, mit denen Sie direkt aus der Anwendung eine Bestätigung oder ein Dankschreiben per E-Mail an einen Spender senden können.

Öffnen Sie dazu zunächst einen Opportunity-Datensatz und stellen Sie sicher, dass im Nachschlagefeld "Hauptansprechpartner" der richtige Kontakt angegeben wird. Und denken Sie an unsere Warnung, nur Testadressen beim Üben dieser Schritte zu verwenden!

Wechseln Sie als Nächstes zu den Schnellaktionen – die Sie wahrscheinlich im Schnellaktionsmenü "Aktionen anzeigen" finden ( Dropdownliste ‘Aktionen anzeigen‘ ) – und wählen Sie E-Mail-Bestätigung. (Wenn Sie die Schritte in einem Trailhead Playground nachvollziehen, in dem die Trailhead-Version von NPSP installiert ist, ist diese Funktion eventuell nicht aktiviert.)

Die Schaltfläche 'E-Mail-Bestätigung' im Schnellaktionsmenü 'Aktionen anzeigen' auf der Seite des Opportunity-Datensatzes der Spende von Candace Evans

Wenn Sie "E-Mail-Bestätigung" auswählen, geschieht Folgendes:

Lösen Sie eine Automatisierung aus, die eine E-Mail sendet.
Das Feld "Bestätigungsstatus" der Opportunity wird in Bestätigt geändert, wenn die E-Mail erfolgreich gesendet wurde, bzw. in E-Mail-Bestätigung nicht gesendet, wenn die Bestätigung fehlgeschlagen ist. Bestätigungen können fehlschlagen, wenn die E-Mail nicht zugestellt werden kann oder der Datensatz des Hauptansprechpartners keine E-Mail-Adresse enthält.
Das Feld "Bestätigungsdatum" der Opportunity wird in das aktuelle Datum geändert.
Es wird eine Statusseite angezeigt, der Sie entnehmen können, welche Bestätigungen erfolgreich versendet wurden bzw. fehlgeschlagen sind.

Ihr Administrator kann die für diese automatisch generierten E-Mails verwendete E-Mail-Vorlage einrichten und anpassen. Bitten Sie Ihren Administrator, die Vorlage zu prüfen.

E-Mail-Bestätigungen für mehrere Opportunity-Datensätze

NPSP unterstützt auch die gleichzeitige Versendung von Bestätigungs-E-Mails für mehrere Opportunity-Datensätze.

Klicken Sie auf die Registerkarte Opportunities.
Klicken Sie auf den Listenansichtsnamen (wie "Zuletzt angezeigt") und wählen Sie die Listenansicht Zu bestätigen aus. Diese Listenansicht wird standardmäßig nach allen Opportunity-Datensätzen mit dem Bestätigungsstatus Zu bestätigen oder E-Mail-Bestätigung nicht gesendet gefiltert.
Wählen Sie die Opportunities aus, die Sie bestätigen möchten, indem Sie die zugehörigen Kontrollkästchen in der Listenansicht aktivieren.
Klicken Sie auf E-Mail-Bestätigungen.

Die Schaltfläche 'E-Mail-Bestätigungen' in einer Listenansicht 'Zu bestätigen' mit zehn ausgewählten Datensätzen

Genau wie die Aktion "E-Mail-Bestätigung" in einem einzelnen Opportunity-Datensatz sendet der automatisierte Ablauf eine E-Mail für jede Opportunity, aktualisiert die Felder "Bestätigungsstatus" und "Bestätigungsdatum" und blendet die Statusseite ein.

Erstellen gedruckter Bestätigungsschreiben

E-Mails sind sehr praktisch, doch manchmal sagt ein echtes Schreiben – so richtig auf Papier mit allem Drum und Dran – mehr aus. Es gibt mehrere Methoden zur Erstellung gedruckter Spendenbestätigungsschreiben mithilfe von Salesforce und NPSP, für die Sie jedoch, je nach Bedarf, etwas mehr Zeit und manchmal auch Geld aufwenden müssen.

Wir empfehlen die Verwendung einer Dokumenterstellungsanwendung aus Salesforce AppExchange, mit der Sie Ihren Bestätigungsprozess für einzelne Schreiben, Serienschreiben und jährliche Steuerquittungen automatisieren können. Diese Anwendungen kosten oftmals etwas, aber viele sind für Non-Profit-Unternehmen rabattiert. Fragen Sie Ihren Administrator, ob Ihre Organisation eine Anwendung für diesen Zweck verwendet.

Eine weitere Methode zur Erstellung gedruckter Spendenbestätigungsschreiben besteht darin, einen Bericht auszuführen und die für eine Briefvorlage benötigten Felder mithilfe einer Textverarbeitungsanwendung wie Google Docs oder Microsoft Word zusammenzuführen. Um beispielsweise Spenden nach Haushalten zu bestätigen, können Sie einen Opportunities-Bericht mit den Feldern für den Hauptansprechpartner ausführen, die Sie für Ihre Briefvorlage verwenden möchten.

Nachdem Sie den Bericht in Salesforce ausgeführt haben, exportieren Sie die Daten in ein Tabellenblatt und verwenden dieses Blatt als Datenquelle für Ihre Briefvorlage.

Folgeaufgaben und -aktivitäten

Manchmal möchten Sie mehr tun, als einem Spender zum Dank einen Brief oder eine E-Mail zu schreiben. Vielleicht möchten Sie ja Blumen schicken oder eine Konfettikanone zünden.

Aber im Ernst: Wahrscheinlich möchten Sie nur eine Aufgabe für einen anderen Benutzer in Ihrer Organisation erstellen, z. B. für den Geschäftsführer, damit dieser einen Spender anruft und ihm persönlich dankt.

Da NHM in einer der vorherigen Lektionen in diesem Modul eine hohe Spendenzusage von Jose Figueroa bekommen hat, möchte Sofia zwei Aufgaben für ihre Geschäftsführerin erstellen, um dem Spender zu danken. Sofia erstellt eine Aufgabe für ihre Geschäftsführerin, damit sie Jose anruft und sich direkt bei ihm bedankt, und eine weitere, damit sie das Vorstandsmitglied anruft, das die Spende vermittelt hat, und auch hier ihren Dank ausspricht.

Sehen wir uns an, wie Sofia die erste Aufgabe erstellt.

Öffnen Sie den Opportunity-Datensatz, mit dem die Aufgabe verbunden werden soll. Sofia sucht Joses großzügige Spendenzusage.
Klicken Sie im Aktivitäts-Composer im Opportunity-Datensatz auf die Registerkarte Neue Aufgabe und geben Sie die Details ein. (Falls die Registerkarte "Neue Aufgabe" nicht angezeigt wird, bitten Sie Ihren Administrator, sie zu den Schnellaktionen hinzuzufügen, die im Opportunity-Objekt zur Verfügung stehen.)

Betreff: Call to thank for capital campaign pledge (Dankesanruf für die Zusage zur Kapitalkampagne)
Fälligkeitsdatum: Sofia gibt Kim Zeit bis zum Ende der Woche.
Name: Suchen Sie einen passenden Kontakt und wählen Sie ihn aus. Sofia sucht Jose Figueroa und wählt ihn aus.
Bezug zu: In diesem Feld ist der Opportunity-Datensatz bereits vorab ausgewählt.
Zugewiesen zu: Sie werden standardmäßig zugewiesen. Sofia klickt auf das X auf ihrem Datensatz im Feld, sucht dann die Geschäftsführerin und wählt sie aus.
Status: Nicht gestartet

Klicken Sie auf Speichern.

Die Registerkarte 'Neue Aufgabe' im Bereich 'Aktivität' mit den ausgefüllten Feldern 'Betreff', 'Fälligkeitsdatum', 'Name', 'Bezug zu', 'Zugewiesen zu' und 'Status'

Die Aufgabe wird in der Aktivitätszeitachse unter "Ausstehend und überfällig" angezeigt. Sofias Geschäftsführerin sieht zudem die Aufgaben, die auf ihrer Registerkarte "Aufgaben" aufgelistet sind, und erhält Benachrichtigungen zu den Aufgaben über ihre Benachrichtigungen innerhalb der Anwendung. Außerdem kann jeder im Team im Opportunity-Datensatz sehen, wann Aufgaben zugewiesen und abgeschlossen werden, damit nicht zwei Teammitglieder unabhängig voneinander anrufen.

Bringen Sie Ihre Spendenverwaltung auf das nächste Level

Sie sind jetzt gut gerüstet, um die Grundlagen der Spendenverwaltung in NPSP in die Praxis umzusetzen – herzlichen Glückwunsch! Um das nächste Level mit einigen fortgeschrittenen Tools zu erreichen, empfehlen wir einige weitere Trailhead-Badges. Sehen Sie sich das Modul Spenden- und Soft Credit-Management mit Nonprofit Success Pack an, um zu erfahren, wie Sie weitere Details über Spender und deren Kontakte nachverfolgen. Absolvieren Sie im Anschluss den Badge Moves Management mit Nonprofit Success Pack, um mehr über Aufgaben und den Einsatz von NPSP zur Vertiefung von Spenderbeziehungen zu lernen.

Viel Glück und viel Erfolg beim Spendensammeln!