Verbessern der Datenqualität

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Nennen der Datenstandards, die in einem typischen Datenmanagementplan definiert werden
  • Aufzählen von Möglichkeiten zur Verwendung von Salesforce bei der Implementierung eines Datenmanagementplans

Entwickeln eines Datenmanagementplans

Sie wissen jetzt, wie wichtig Datenqualität für das Unternehmenswachstum ist. Schlechte Daten werden u. a. mit Umsatzeinbußen, fehlenden Erkenntnissen und Rufschädigung in Verbindung gebracht. Gute Daten dagegen sind großartig. Mit guten Daten kann Ihr Unternehmen schnell und gezielt handeln, z. B. beim Gewinnen und Ansprechen neuer Kunden, Erkennen von Cross-Selling-Opportunities und Planen von Regionen.

Ihre Verkaufsleiterin hat Sie zum Verantwortlichen für die Verbesserung der Datenqualität bei Gelato gemacht. Es wird jetzt Zeit, Ihr Wissen in die Tat umzusetzen.

Sie können sich sicherlich noch erinnern, wie der erste Schritt zur Verbesserung der Datenqualität lautet, auf den Sie bei Ihren Recherchen gestoßen sind: Entwickeln eines Datenmanagementplans.

Glücklicherweise wissen Sie bereits, welche Kundendaten zur Unterstützung der Unternehmensziele von Gelato erforderlich sind. Außerdem wissen Sie, wer die Daten nutzt und, wie sie genutzt werden. Jetzt müssen Sie nur noch einen Plan erstellen.

Ein typischer Datenmanagementplan beinhaltet Standards für die Erstellung, Verarbeitung und Pflege von Daten. Sehen Sie sich diese nützliche Referenztabelle an.

Datenstandard Beschreibung Beispiel
Benennung Legen Sie Benennungskonventionen für Datensätze fest. Zwingende Angabe von Suffixen (Inc., Corp., GmbH)? Abkürzungen? Stellen Sie sicher, dass Firmennamen auf keinen Fall abgekürzt werden, es sei denn, die Abkürzung ist der Standardname.
Formatierung Legen Sie fest, wie Datumsangaben und Geldbeträge angegeben werden. Verwenden Sie TT.MM.JJJJ für alle Datumsformate.
Workflow Bestimmen Sie Verfahren für die Erstellung, Überprüfung, Aktualisierung und Archivierung von Datensätzen. Legen Sie alle Phasen fest, die ein Datensatz während seines Lebenszyklus durchläuft. Leiten Sie Serviceanforderungen im Zusammenhang mit kalifornischen Unternehmen an Mitarbeiter in Kalifornien weiter.
Qualität

Legen Sie geeignete Standards für die Datenqualität fest. Dies sollte auch die Möglichkeit einschließen, Datensätze zu beurteilen oder zu bewerten. Ordnen Sie den Dimensionen Alter, Vollständigkeit, Nutzung, Genauigkeit, Konsistenz und Duplikaten sowie anderen, unternehmensspezifischen Qualitäts- oder Wertkennzahlen einen Wert zu.

Aktive Leads werden mindestens ein Mal pro Monat aktualisiert.
Rollen und Inhaberschaft Legen Sie fest, wer Inhaber der Datensätze ist, wer für Datenänderungen verantwortlich ist und, wer bei Datenänderungen benachrichtigt wird. Weisen Sie Leads im Zusammenhang mit kalifornischen Unternehmen Vertriebsmitarbeitern in Kalifornien zu.
Sicherheit und Berechtigungen Legen Sie geeignete Datenschutzstufen für Daten fest. Stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Verpflichtungen sicher. Stellen Sie sicher, dass nur regionale Teammitglieder vertrauliche Informationen über ihre Leads anzeigen dürfen.
Überwachen Formulieren Sie einen Prozess, mit dem die Qualitätskontrolle der Daten sichergestellt wird. Legen Sie Häufigkeit, Umfang, Inhaber und Prüfungen fest sowie Verfahren zur Aktualisierung von Daten, Verhinderung von Duplikaten sowie der Zusammenführung, Hinzufügung und Archivierung von Datensätzen. Definieren Sie Kennzahlen, die sich leicht in einem Dashboard überwachen lassen. Leads ohne Branchenangabe sollen immer am Monatsersten geprüft werden.

Sie zeigen der Verkaufsleiterin Ihren Datenmanagementplan. Sie ist begeistert, hat aber wieder ein Mal eine Frage: “Wie genau kann dies unsere Datenqualität verbessern?”

Implementieren Ihres Datenmanagementplans in Salesforce

Der Countdown läuft. Sie wissen jetzt, wie wichtig Datenqualität für ein Unternehmen ist. Sie haben die Datenqualität Ihres Unternehmens bewertet. Außerdem haben Sie einen großartigen Datenmanagementplan ausgearbeitet. Das ist schon einmal nicht schlecht. Doch alles Wissen und Planen nützt rein gar nichts, wenn Sie es nicht in die Tat umsetzen können.

Wie macht man das?

Die Antwort lautet: Salesforce.

Das Potenzial von Salesforce liegt in seiner Flexibilität begründet. Sie können Salesforce problemlos so anpassen, dass der Datenmanagementplan Ihres Unternehmens unterstützt wird.

Lassen Sie Salesforce für sich arbeiten! Erleichtern Sie insbesondere die Erstellung, Aktualisierung und Pflege von Kundendaten mit einigen wichtigen Salesforce-Funktionen. (Einzelheiten zum Einrichten dieser Funktionen finden Sie in den im Abschnitt "Ressourcen" aufgeführten Quellen.)

Pflichtfelder

Sie wissen bereits, welche Felder zur Unterstützung der Unternehmensziele von Gelato erforderlich sind. Diese Felder sind in Ihrem Datenmanagementplan festgelegt. Machen Sie diese Felder zu Pflichtfeldern. Im Hinblick auf die Leads von Gelato machen Sie verschiedene benutzerdefinierte Felder zu Pflichtfeldern, einschließlich Felder für wichtige Termine und Branchenangaben. Leads können dann richtig bewertet, zugewiesen und konvertiert werden.

Neues benutzerdefiniertes Feld


Validierungsregeln 

Möchten Sie sicherstellen, dass Telefonnummern immer eine bestimmte Form haben? Richten Sie Validierungsregeln für Felder ein. Beim Speichern von Datensätzen werden die Daten dann geprüft, damit sichergestellt ist, dass sie das entsprechende Format haben. Validierungsregeln sind äußerst vielseitig. Wenn Sie beispielsweise ein Standardfeld als Pflichtfeld festlegen möchten, können Sie eine Validierungsregel definieren, mit der geprüft wird, ob das Feld leer ist. Sie richten Validierungsregeln für Telefonnummer-, Kreditkarten- und Kunden-ID-Felder ein. Außerdem richten Sie Validierungsregeln ein, um Standardfelder für Leadkontaktdaten zu Pflichtfeldern zu machen. 

Workflow-Regeln
Workflowregeln sind der Zauberstab bei Ihrem Kunststück der Salesforce-Implementierung. Workflowregeln ermöglichen Ihnen das Automatisieren standardmäßiger interner Prozeduren und Prozesse, wodurch Sie in Ihre, gesamten Unternehmen Zeit einsparen können. Sie richten Workflowregeln ein, damit Leads zum nahe gelegendsten Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden. Dasselbe tun Sie auch bei der Zuweisung von Serviceanfragen. Jetzt kann sich der Gelato-Vertrieb dem Umsatzwachstum widmen und muss sich nicht mehr um die Zuweisung von Datensätzen kümmern.

Seitenlayouts 
Manche Datensätze enthalten Unmengen von Feldern, von denen Sie wissen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter sie nicht verwenden. Weg damit! Jawohl, entfernen Sie diese Felder aus dem Seitenlayout für Vertriebsmitarbeiter. Sie erstellen angepasste Seitenlayouts für unterschiedliche Arten von Vertriebsmitarbeitern und Führungskräften bei Gelato, damit ihnen die die richtigen Felder zum richtigen Zeitpunkt angezeigt werden. Und da Sie schon dabei sind, platzieren Sie die wichtigsten Pflichtfelder gleich ganz oben.

Dashboards
Warum sollten sich Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte durch einen Sumpf aus Berichten und Datensätzen wühlen? Erstellen Sie doch einfache Dashboards zur Unterstützung von Unternehmenszielen. Bei Gelato erstellen Sie einige Dashboards für Führungskräfte, in denen Aspekte wie Leadzuweisung und fehlende Kampagnendaten dargestellt werden.

Datenqualitätsbericht


Datenanreicherungstools 

Daten sind fast schneller veraltet als sie eingegeben werden können. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Daten regelmäßig mit einer vertrauenswürdigen Quelle vergleichen. Bei dieser Aufgabe unterstützen Sie einige Produkte in den Datenanwendungen in AppExchange. 

Duplikatsverwaltung 
Doppelte Datensätze sind die Geißel jedes Vertriebsmitarbeiters! Welcher Datensatz ist der richtige? Sie stellen sicher, dass es für jeden Gelato-Kunden genau einen Accountdatensatz gibt. Dann verwenden Sie die Duplikatsverwaltung, das integrierte Salesforce-Tool für die Verwaltung doppelter Datensätze, um Duplikate in Zukunft zu verhindern. 

Benutzerdefinierte Feldtypen 
Da Sie wissen, welches Format in Ihrem Unternehmen für Datums- und Währungsangaben verwendet werden soll, legen Sie Feldtypen für benutzerdefinierte Felder fest. Sie stellen sicher, dass alle benutzerdefinierten Datumfelder dem Feldtyp Typ = Datum und alle benutzerdefinierten Währungsfelder Typ = Währung zugeordnet werden. Für Felder mit einer standardmäßigen Werteliste verwenden Sie Typ = Auswahlliste. Und da wir gerade von Auswahllisten sprechen: Sie richten die Auswahllisten "Bundesland" und "Land" ein. Damit wählen die Vertriebsmitarbeiter bei der Eingabe von Adressen Einträge aus einer standardisierten Liste mit Bundesländern und Ländern aus.

Nach der Implementierung Ihres Datenmanagementplans setzen Sie eine Besprechung mit der Verkaufsleiterin an. Sie begutachtet all die neuen Prozesse. Dann lächelt sie entzückt und hat nur noch eine Frage: “Wie steht's mit einer Beförderung?”

Fazit

Nachdem Sie sich ausreichend in Ihrem Erfolg gesonnt haben, gönnen Sie sich zwei Wochen Traumurlaub in den Tropen. Dabei fällt Ihnen auf, dass sich dort Sand durch sämtliche Ritzen arbeitet und überall zu finden ist. Das ist mit Daten ganz ähnlich. Sie sind überall zu finden – bei sämtlichen Aspekten des Unternehmens und an Stellen, an denen Sie sie nie vermutet hätten.

Aus diesem Grund ist es wichtig, eine datenzentrische Kultur zu pflegen. Glücklicherweise steht Ihnen Salesforce unterstützend zur Seite. Sie haben viel erreicht. Die Verkaufsleiterin war von Ihrer Implementierung begeistert, Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte aus ganz Gelato überschütteten Sie mit Lob, und Sie wurden mit einer tollen Beförderung belohnt. Wunderbar! Doch trotzdem gilt, dass die Bemühungen zur Verbesserung der Datenqualität nie enden dürfen. Sie haben auch schon ein paar Ideen dazu, die Sie gerne umsetzen möchten.

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