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Bestimmen, wo und wann Kontakte gelöscht werden

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Entscheiden, ob Kontakte aus Ihrem Marketing Cloud-Account gelöscht werden sollen oder nicht
  • Bestimmen der zu löschenden Kontaktinformationen
  • Identifizieren der verschiedenen Mandantentypen in Marketing Cloud
  • Suchen nach Kontaktinformationen in Marketing Cloud

Wann Kontaktinformationen zu löschen sind (und wann nicht)

Marketing Cloud-Accounts können Hunderttausende (wenn nicht Millionen) Kontaktdatensätze umfassen. Jeder Datensatz enthält grundlegende Informationen über eine einzelne Person, einschließlich Namen, Adressen und anderer Informationen, die Sie zum Segmentieren oder gezieltem Ausrichten Ihrer Marketingaktivitäten verwenden. Sie müssen diese Datensätze nicht von Hand durchsuchen, aber selbst mit Automatisierung haben Sie es mit Unmengen von Daten zu tun. Irgendwann könnte Ihnen der Gedanke kommen, einige dieser Daten zu löschen.

Denken Sie vor dem Löschen von Daten daran, dass Kontaktdatensätze eine wertvolle Informationsquelle darstellen, auch wenn Sie nicht beabsichtigen, eine bestimmte Person je wieder zu kontaktieren. Diese Kontaktdatensätze enthalten Abonnementinformationen, die wiederum wertvolle Informationen zur Abbestellung enthalten können. Wenn eine Person Ihre Nachrichtenaktivitäten abbestellt hat, müssen Sie diese Informationen aufbewahren, um den Versand von weiteren Marketingnachrichten zu verhindern. Es ist nicht nur schlechter Stil, diese Person weiterhin zu belästigen, Sie könnten auch gegen Vorschriften verstoßen, die diese Art der Kommunikation verbieten (wie z. B. der CAN-SPAM in den USA).

Kontaktdaten unterstützen auch viele wichtige Marketing Cloud-Funktionen, darunter die Erstellung von Zielgruppen und Einstein-Tools wie Engagementbewertung und Interaktionshäufigkeit. Darüber hinaus helfen Ihnen Kontaktinformationen dabei, Werbe- und transaktionale Versandaktivitäten zu verknüpfen, um Ihre Abonnenten über Marketingkanäle hinweg besser anzusprechen. Außerdem können Sie mit diesen Informationen alle Interaktionen Ihrer Kontakte mit Ihrer Marke nachvollziehen.

Obwohl wir die Löschung von Kontakten zu Aufräumzwecken nicht empfehlen, gibt es bestimmte Fälle, die das Löschen von Kontaktinformationen erforderlich machen könnten. Gesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleisten, dass Kontakte ein Recht auf Vergessen haben – mit anderen Worten, sie können verlangen, dass Sie alles löschen, was Sie über sie wissen. 

Welche Informationen sollten Sie löschen?

Wenn es um Anfragen bezüglich des Rechts auf Vergessenwerden geht, gibt es nicht viel Raum für Diskussionen. Vergessen bedeutet, alles über den jeweiligen Kontakt zu löschen. Allerdings empfehlen wir, irgendeine Art von Datensatz beizubehalten, um versehentliche Versand- oder Kontaktvorgänge zu verhindern. Eine einfache Kennung für den Kontakt, mit der Sie solche Sendevorgänge verhindern können, reicht aus. Und wenn sich der Kontakt später mit Ihnen in Verbindung setzt, ist es natürlich in Ordnung, einen weiteren Datensatz zu beginnen. Sie müssen nur wissen, dass keine der vorherigen Kontaktinformationen verfügbar sind. Das bedeutet Löschen!

Marketing Cloud bietet verschiedene Tools, mit denen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen können. Um dieser Art von Anforderungen nachzukommen, können Sie Kontakte direkt in Marketing Cloud oder mithilfe der REST API aus Ihrem Account löschen. Bevor wir uns jedoch mit dem Löschen von Kontakten befassen, müssen Sie wissen, wo sich diese in Ihrem Account befinden. Dies hängt von der Struktur Ihres Accounts ab – sehen wir uns das einmal an. 

Bestimmen Ihres Mandantentyps

Nein, dieser Abschnitt hilft Ihnen nicht dabei, die richtigen Klienten für Ihre Kanzlei zu finden. In Marketing Cloud bezieht sich der Begriff Mandant auf die Struktur und Organisation Ihres Accounts. Hier sehen Sie, wie dies für jede Art von Marketing Cloud-Account aussieht.

Bei einem Enterprise 2.0-Account ist ein Mandant der Account auf oberster Ebene, der alle zugehörigen Business Units umfasst.

Mandantendiagramm für Enterprise 2.0

Bei einem Enterprise-Account ist ein Mandant der Account auf oberster Ebene, der alle zugehörigen Business Units des Typs "In Ihrem Auftrag" oder "Sperren und veröffentlichen" umfasst.

Mandantendiagramm für Enterprise

Bei Kernaccounts ist ein Mandant ein einzelner Account.

Mandantendiagramm für Kernaccount

Und bei Agenturaccounts ist jeder Account auf oberster Ebene und jeder zugehörige Client-Account ein eigener Mandant.

Mandantendiagramm für Agentur

Warum also ist es wichtig, den Mandantentyp zu kennen? Der Mandantentyp bestimmt, wo Kontaktinformationen in Ihrem Account zu finden sind. Kernaccounts sind beispielsweise einfach: Kontaktinformationen können sich nur auf einer Ebene befinden. Bei Enterprise 2.0-Accounts befindet sich die überwiegende Mehrheit der Kontaktinformationen jedoch im übergeordneten Account. Allerdings können transaktionale Sendevorgänge auch Kontaktinformationen enthalten. Und diese Informationen können auch auf Ebene der Business Units angesiedelt sein.

Sie sind sich bezüglich Ihres Mandantentyps nicht sicher? Ihr Administrator oder Ansprechpartner für Ihren Marketing Cloud-Account kann helfen. Tipp: Wenn Sie mit Business Units arbeiten, haben Sie höchstwahrscheinlich einen Enterprise 2.0-Account.

Suchen nach Kontakten in jeder Ecke und jedem Winkel

Nachdem Sie jetzt mit Ihrer Accountstruktur vertraut sind, können Sie mit der Suche beginnen! Im Folgenden erfahren Sie, wo Sie suchen müssen. 

Data Extensions

Es ist sinnvoll, zuerst dort nach Kontakten zu suchen, wo Marketing Cloud den größten Teil seiner Daten speichert: in Data Extensions. In diesem Fall sollten Sie mit versandfähigen Data Extensions beginnen. Versandfähige Data Extensions enthalten den Kontaktschlüssel und die Adressen, die für Sendevorgänge an diesen Kontakt verwendet werden. Wenn Sie eine Kontaktlöschungsanforderung initiieren, sind diese Data Extensions das Ziel dieser Anforderung. Allerdings ist dies nicht der einzige Ort, an dem Sie suchen sollten. Andere Data Extensions könnten weitere Kontaktinformationen enthalten, die Sie löschen müssen. Stellen Sie mithilfe Ihres Contact Builder-Datenmodells fest, welche Data Extensions möglicherweise Kontaktinformationen enthalten, die gelöscht werden sollten. Eventuell müssen Sie diesen Prozess manuell ausführen, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen.

Hinweis

Hinweis

Verwenden Sie sowohl Data Designer als auch die Registerkarte "Data Extensions" in Contact Builder, um wirklich alle Data Extensions zu überprüfen.

Andere Datenvorgänge

Normalerweise werden bei Enterprise 2.0-Accounts alle Kontaktinformationen im Account auf oberster Ebene gespeichert und an alle anderen Business Units in diesem Mandanten weitergegeben. Business Units könnten jedoch weitere Kontaktinformationen an anderen Orten speichern. Beispielsweise können Kontaktinformationen wie E-Mail-Adressen oder Mobiltelefonnummern in getriggerten Sendevorgängen gespeichert sein. Und Datenvorgänge wie Abfragen oder Filter könnten ebenfalls Kontaktinformationen enthalten. Entfernen Sie diese Informationen gegebenenfalls manuell aus diesen Quellen.

Schließlich könnten synchronisierte Data Extensions Informationen aus anderen Clouds in Marketing Cloud übertragen. Entfernen Sie diese Informationen am besten an der Quelle und löschen Sie sie anschließend aus Marketing Cloud, um zu vermeiden, dass sie versehentlich wieder in Ihren Account aufgenommen werden.

Marketing Cloud speichert Kontaktinformationen nicht in Objekten wie Vorlagen oder Regeln für E-Mail-Kopfzeilen und -Fußzeilen. Diese Entitäten können Informationen aus Data Extensions zur Personalisierung verwenden, die Informationen sind in diesen Objekten aber nicht enthalten.

Jetzt wissen Sie, wann Sie Kontaktinformationen löschen müssen und wo Sie sie finden. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Kontakt in Marketing Cloud löschen.

Ressourcen