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Verwalten doppelter Kontakte und Accounts

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Verhindern der Erstellung doppelter Daten
  • Zusammenführen von Kontakten
  • Zusammenführen von Accounts

Verhindern doppelter Einträge in NPSP

Doppelte Daten führen zu unnötiger Unordnung, ungenauen Berichten und weniger Effizienz. Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei Datensätze eines Großspenders in Ihrem System, und ein Mitarbeiter schaut sich einen Datensatz an, aus dem hervorgeht, dass der betreffende Spender noch nie gespendet hat. Daraufhin bittet der Mitarbeiter den Spender um seine erste Spende. Zwar gibt es viele Spender, die über diesen Fehler hinwegsehen würden, aber einige Spender würden sich wohl fragen, ob ihre Spende in guten Händen ist. Die Beziehung zu Ihrem Spender leidet und der betreffende Mitarbeiter wird Ihrem CRM-System nie mehr vertrauen. 

Natürlich besteht die beste Verteidigung gegen doppelte Kontakte und Accounts darin, sie erst gar nicht zu erstellen. Der Schlüssel liegt also in der Schulung der Endbenutzer! Sorgen Sie dafür, dass die Benutzer in all Ihren Schulungsmaterialien ermutigt werden, nach Kontakten und Accounts zu suchen, bevor sie neue eingeben. Und dennoch ist niemand perfekt. Die gute Nachricht ist, dass Salesforce ein praktisches Tool hat, das Abhilfe schaffen kann.

Die Salesforce-Duplikatsverwaltung sucht beim Erstellen und Bearbeiten nach Duplikaten und alarmiert anschließend den Benutzer und/oder fügt die potenziellen Duplikate zu einem Bericht hinzu. Die Duplikatsverwaltung besteht aus:

  • Abgleichsregeln – Kriterien zum Suchen nach doppelten Datensätzen
  • Duplikatsregeln – Maßnahmen, die ergriffen werden, wenn ein Benutzer mit der Erstellung eines potenziellen Duplikats beginnt

Der Salesforce-Standardabgleich erkennt mögliche doppelte Datensätze basierend auf genauen Übereinstimmungen wie zwei Kontakten mit demselben Namen, z. B. Roberto Alvarez. Sie können jedoch auch eine Regel einrichten, um einen Fuzzy-Abgleich bei Vornamen durchzuführen. Beim Fuzzy-Abgleich würden Robert Alvarez und Roberto Alvarez als potenziell doppelte Datensätze identifiziert werden. 

Im Lieferumfang von NPSP sind vorkonfigurierte Abgleichs- und Duplikatsregeln enthalten. Sie müssen Sie nur überprüfen und aktivieren.

Aktivieren der NPSP-Abgleichs- und Duplikatsregeln

NPSP setzt die Abgleichsregel an Vornamen (fuzzy), Nachnamen (exakt) und persönlichen E-Mail-Adressen (exakt) ein. Schauen wir uns die Abgleichsregel und die Duplikatsregel an und aktivieren wir sie beide.

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol ( Setup-Zahnradsymbol) und dann auf Setup.

2. Geben Sie in das Setup-Suchfeld "doppelt" ein.

3. Klicken Sie auf Abgleichsregeln.

Einstellungsseite für Duplikatsabgleichsregeln

4. Um die Abgleichskriterien zu überprüfen, klicken Sie auf die Regel.

NPSP-Abgleichsregel für die persönliche E-Mail-Adresse von Kontakten

Hier können wir sehen, dass die NPSP-Regel den Abgleich am Vornamen (fuzzy), am Nachnamen (exakt) und an der persönlichen E-Mail-Adresse (exakt) durchführt. Die NPSP-Abgleichs- und Duplikatsregeln wurden sorgfältig konzipiert, damit sie übereinstimmende Datensätze möglichst gut zurückgeben. Wenn das nicht genau das ist, was Sie brauchen, können Sie die NPSP-Regeln auch duplizieren und anpassen, damit sie Ihren Anforderungen entsprechen. 

5. Wenn sie so Ihren Anforderungen entsprechen, klicken Sie auf Aktivieren, um diese Abgleichsregel zu aktivieren.

6. Jetzt müssen wir die Duplikatsregel aktivieren bzw. festlegen, was geschieht, wenn ein Benutzer mit der Erstellung eines potenziellen doppelten Kontakts, Accounts oder benutzerdefinierten Datensatzes beginnt. Navigieren Sie zurück zum Duplikatsverwaltungsmenü in "Setup" und klicken Sie auf Duplikatsregeln.

Liste mit allen Duplikatsregeln

7. Klicken Sie anschließend auf NPSP-Abgleich für die persönliche E-Mail-Adresse von Kontakten.

(1) Es gibt zwei Aktionen, die Sie auswählen können, wenn ein Benutzer einen Kontakt erstellt, der als potenzielles Duplikat identifiziert wird. Lassen Sie ihn den Kontakt mit oder ohne Alarmmeldung erstellen oder sperren Sie ihn, sodass er den Kontakt nicht erstellen kann. In diesem Fall erlaubt NPSP es Ihrem Benutzer, den Kontakt zu erstellen.

(2) Es gibt zwei Dinge, die passieren können, wenn Salesforce mithilfe Ihrer Abgleichsregeln ein Duplikat ausmacht. Sie können den Benutzer aufmerksam machen und/oder den Kontakt an einen speziellen Bericht senden. In diesem Fall entscheidet sich NPSP, beides zu tun.

(3) Überprüfen Sie die Abgleichsregeln, die Sie in einem vorherigen Schritt aktiviert haben.

Einstellungs- und Aktivierungsseite für Duplikatsregeln

8. Klicken Sie auf Aktivieren.

Und siehe da! Sie haben soeben ein entscheidendes Teil in ein Datenverwaltungspuzzle eingefügt. Sie sind dem Vertrauen der Benutzer in Ihr Datenhoch und einer größeren Kundenakzeptanz einen Schritt näher gekommen.

So funktioniert die Duplikatsverwaltung

Schauen wir uns die Duplikatsverwaltung in Aktion an, wenn unsere NMH-Partnerin Sofia in Salesforce einen neuen Kontakt erstellt. Sie gibt die Liste der Spender von einem kleinen speziellen Event ein, das eines ihrer Vorstandsmitglieder veranstaltet hat. Da es sich um ein neues Vorstandsmitglied handelt, geht Sofia davon aus, dass die Liste nur neue Spender enthält und sucht nicht nach den Spendernamen, bevor sie den neuen Kontakt erstellt. Sie erstellt einen neuen Kontakt und gibt den Kontaktnamen und die E-Mail-Adresse ein, die man ihr gegeben hat.  

Auf der Grundlage der Kriterien der NPSP-Kontakt-Abgleichsregel macht Salesforce Sofia darauf aufmerksam, dass sie gerade u. U. einen doppelten Kontakt erstellt. Wie schon erwähnt, ermittelt die NPSP-Duplikatsregel Sofias Optionen. Hier kann sie auf "Duplikate anzeigen" klicken, um einen vorhandenen Kontakt zu bearbeiten ODER sie kann diesen Datensatz weiter erstellen und speichern. 

Warnung bei doppeltem Datensatz im Fenster zur Erstellung eines neuen Kontakts

Wenn Sofia fortfährt, das potenzielle Duplikat zu speichern, wird erneut eine Meldung über ein potenzielles Duplikat zu dem neuen Datensatz angezeigt. Außerdem wird eine Warnung bei der potenziell doppelten Komponente auf der Datensatz-Detailseite angezeigt.

Duplikatswarnung auf der Kontakt-Detailseite

Schließlich kann Sofia, wenn sie auf Duplikate anzeigen klickt, die potenziellen doppelten Datensätze sehen aber nicht zusammenführen. Nur ein Administrator oder ein anderer Benutzer, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, kann Kontakte zusammenführen.

Meldung, um den Administrator um Hilfe bei potenziell doppelten Datensätzen zu bitten

Zum Glück wird das potenzielle Duplikat durch die Duplikatsregel auch einem Bericht an den Administrator Gorav hinzugefügt, damit er es ggf. sieht und später bereinigt. Gorav hat einen benutzerdefinierten Berichtstyp mit Accounts, Kontakten und doppelten Datensatzelementen erstellt, um die doppelten Elemente zu melden.

Accounts mit Kontakten und Bericht über doppelte Datensatzelemente

Es wird empfohlen, bei der Duplikatsverwaltung klein zu beginnen und die NPSP-Regel zu aktivieren und anschließend bei Bedarf mehr hinzuzufügen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Benutzer die Kriterien der Abgleichsregeln kennen, und bitten Sie sie um Feedback, damit Sie sie auf ihrem weiteren Weg feinabstimmen können. 

Zwar ist es leicht, überarbeiteten Kollegen wegen ihrer Duplikate die Schuld zuzuweisen, aber möglicherweise wurde das Problem auch durch eine Drittanbieter-Integration oder einen Datenimport verursacht. Trotz all unserer Bemühungen kommt es zuweilen zu doppelten Einträgen. Für diesen Fall gibt es ein praktisches Tool in NPSP, das helfen kann.

Zusammenführen von Kontakten in NPSP

NPSP beinhaltet ein Tool, mit dem Sie doppelte Kontakte ganz leicht zusammenführen können. In der NPSP-Kontaktzusammenführung wählen Sie aus, welcher Kontakt beibehalten werden soll und welche Daten von jedem Kontaktduplikat verwendet werden sollen. Alle verwandten Elemente wie z. B. Opportunities und Zahlungen der einzelnen Kontakte werden in den neu zusammengeführten Kontakt verschoben, sodass keine Daten verloren gehen. 

Es gibt eine allgemeine Salesforce-Funktion, mit der Sie Kontakte zusammenführen können. Diese Funktion ist jedoch keine spezielle NPSP-Funktion. Das allgemeine Salesforce-Tool zur Zusammenführung von Kontakten kennt nicht den Unterschied zwischen einem Haushalt- und einem Organisationsaccount, das es Haushalt-Accounts nur in NPSP gibt. Wenn Sie dieses Tool in NPSP verwenden, haben alle zusammengeführten Kontakte am Ende einen "anonymen" Haushalt, sodass Sie bei Bedarf immer die NPSP-Kontaktzusammenführung verwenden sollten. 

Außerdem müssen Sie, um Kontakte zusammenführen zu können, auch in der Lage sein, Kontakte zu löschen, auf alle Felder des Kontaktdatensatzes zuzugreifen UND über die Salesforce-Sicherheitseinstellungen auf beide Kontakte zuzugreifen. All dies ist erforderlich, da beim Zusammenführen von Kontakten Daten verloren gehen und Fehler leicht passieren. Sobald Sie Datensätze zusammengeführt und gelöscht haben, können Sie sie nicht wiederherstellen. Aus diesen Gründen sollten Kontakte nur von Administratoren zusammengeführt werden können.

Hinweis

Hinweis

Die NPSP-Kontaktzusammenführungsfunktion sucht weder nach Duplikaten, noch führt sie Daten in einem Massenvorgang zusammen. Sie müssen bereits vorher wissen, welche Kontakte Sie zusammenführen möchten, und sie einzeln handhaben.

Schauen wir uns an, wie unser NMH-Administrator Gorav die Kontakte zusammenführt, die in seinem Bericht über doppelte Kontakte enthalten sind.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontaktzusammenführung. Wenn Sie die "Kontaktzusammenführung" nicht sehen, klicken Sie oben links auf den App Launcher und wählen aus der Liste unter "Alle Elemente" Kontaktzusammenführung aus.

2. Geben Sie den Namen des doppelten Kontakts in die Suchleiste ein und klicken Sie auf Suche. Sie können * als Platzhalter verwenden. Wenn ein Kontakt z. B. Robert Alvarez heißt und ein weiterer Roberto Alvarez, geben Sie "Robert* Alvarez" ein, um beide Kontakte zu finden.

3. Wählen Sie in der Liste der gefundenen Kontakte die Kontakt aus, die Sie zusammenführen möchten. Sie können bis zu drei Kontakte auswählen.

NPSP-Kontaktzusammenführungsassistent mit hervorgehobener Liste der zusammengeführten Kontakte

4. Klicken Sie auf Weiter.

5. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie den Masterdatensatz auswählen. Damit legen Sie fest, mit welchem Accountdatensatz der Kontakt nach der Zusammenführung verbunden sein wird. Die nicht als Masterdatensatz ausgewählten Kontakte werden gelöscht. Gorav untersucht die mit jedem der zusammenzuführenden Kontakte verbundenen Accounts und legt fest, welcher Account nach der Zusammenführung der Masteraccount sein soll.

6. Wählen Sie aus beiden Datensätzen die Felder aus, die in dem endgültig zusammengeführten Datensatz enthalten sein sollen. Nicht ausgewählte Felder werden überschrieben.

Seite mit dem Gewinner-Kontakt im Kontaktzusammenführungsassistent auswählen.

7. Klicken Sie in der roten, irgendwie furchteinflößend aussehenden Warnung, dass die Zusammenführung unumkehrbar ist, auf Zusammenführen und dann auf OK.

Nach der Zusammenführung schaut Gorav sich Robertos Datensatz an, um sicherzustellen, dass alles richtig zusammengeführt wurde. Anschließend überprüft er seinen Bericht, um zu sehen, ob er auch wirklich alle Duplikate bereinigt hat. Er hat seine Administratormuskeln erfolgreich spielen lassen!

Zusammenführen von Haushalt-Accounts in NPSP

Haushalt-Accounts können von jedem beliebigen Benutzer mit Berechtigung zum Bearbeiten und Löschen zusammengeführt werden, der Zugriff auf die Accounts hat. Er kann zu dem Haushaltsdatensatz gehen und auf Haushalt verwalten klicken, um einen vorhandenen Kontakt zu einem Haushalt hinzuzufügen.

In diesem Modul haben wir einige der wichtigsten NPSP-Einstellungen für Kontakte und Accounts behandelt, und als Nächstes schauen wir uns verschiedene Methoden zur Anpassung der Spendenverwaltung in NPSP an. 

Ressourcen