Verwalten doppelter Kontakte und Accounts

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Verhindern der Erstellung doppelter Daten
Zusammenführen von Kontakten
Zusammenführen von Accounts

Verhindern doppelter Einträge in NPSP

Was ist so schlimm an doppelten Daten? Doppelte Daten führen zu unnötiger Unordnung, ungenauen Berichten und weniger Effizienz. Das wirkt sich negativ auf die Effizienz und Effektivität der Organisation in puncto Programmmanagement, Fundraising und Kommunikation aus.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In Ihrer Salesforce-Organisation gibt es zwei Kontaktdatensätze für einen wichtigen Spender. Ein neuer Fundraiser schaut sich den Datensatz an, aus dem hervorgeht, dass der betreffende Spender noch nie gespendet hat. Was würde wohl passieren, wenn dieser Fundraiser den Spender so ansprechen würde, als ob er noch nie gespendet hätte?

Viele Spender würden wahrscheinlich über einen solchen Fehler hinwegsehen, sie würden sich aber vielleicht auf fragen, ob ihre früheren Spenden wirklich geschätzt wurden. Außerdem verliert dieser Fundraiser jegliches Vertrauen in Ihr System.

Ihr beste Verteidigung gegen doppelte Kontakte und Accounts besteht natürlich darin, sie erst gar nicht zu erstellen. Das heißt, dass Schulungen für Ihre Benutzer zwingend notwendig sind! Sorgen Sie dafür, dass Benutzer in Ihren Schulungsmaterialien angehalten werden, erst eine Suche durchzuführen, bevor sie neue Kontakte und Accounts erstellen.

Doch "Nobody is perfect" und Fehler passieren auch trotz guter Schulungen. Die gute Nachricht ist, dass Salesforce ein praktisches Tool hat, das Abhilfe schaffen kann.

Die Salesforce-Duplikatsverwaltung sucht beim Erstellen und Bearbeiten nach bestehenden Datensätzen, informiert dann den Benutzer und fügt potenzielle Duplikate zu einem Bericht hinzu.

Die Duplikatsverwaltung besteht aus:

Abgleichsregeln: Die Kriterien für die Suche nach doppelten Datensätzen
Duplikatsregeln: Maßnahmen, die ergriffen werden, wenn ein Benutzer mit der Erstellung eines potenziellen Duplikats beginnt

Der Salesforce-Standardabgleich erkennt mögliche doppelte Datensätze basierend auf genauen Übereinstimmungen wie zwei Kontakten mit demselben Namen. Sie können jedoch auch eine Regel einrichten, um einen Fuzzy-Abgleich nach Vornamen durchzuführen. Dabei würden Robert Alvarez und Roberto Alvarez als potenziell doppelte Datensätze identifiziert.

Im Zusammenhang mit Abgleichsregeln bedeutet der Begriff Fuzzy so viel wie nicht exakt. Die Abgleichsregeln suchen dabei nach ähnlichen, aber nicht identischen Datensätzen, damit mehr potenzielle Duplikate gefunden werden.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, verfügt Nonprofit Success Pack (NPSP) über vorkonfigurierte Abgleichs- und Duplikatsregeln. Sie müssen sie nur überprüfen und aktivieren.

Aktivieren der NPSP-Abgleichs- und Duplikatsregeln

Die NPSP-Abgleichsregel vergleicht anhand des Vornamens (fuzzy), Nachnamens (exakt) und persönlicher E-Mail-Adressen (exakt). Wir schauen uns nun die Abgleichsregel an, erstellen und bearbeiten eine Duplikatsregel und aktivieren beide.

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol () und dann auf Setup.
Geben Sie in das Feld "Schnellsuche" die Angabe doppelt ein.
Klicken Sie unter "Duplikatsverwaltung" auf Abgleichsregeln.
Um die Abgleichskriterien zu überprüfen, klicken Sie auf die Regel NPSP Contact Personal Email Match.
In diesem Beispiel führt die NPSP-Regel den Abgleich anhand des Vornamens (fuzzy), Nachnamens (exakt) und der persönlichen E-Mail-Adresse (exakt) durch. Die NPSP-Abgleichs- und Duplikatsregeln wurden konzipiert, damit sie übereinstimmende Datensätze möglichst gut zurückgeben.

Wenn sie so Ihren Anforderungen entsprechen, klicken Sie auf Aktivieren, um diese Abgleichsregel zu aktivieren, sofern diese Option zur Verfügung steht.

Falls Ihre Abgleichsregel im Zustand Aktivierung hängen bleibt (ein bekannter Fehler, der verhindert, dass Sie diese Regel aktivieren), klicken Sie auf Duplizieren, geben einen einprägsamen Namen ein, klicken auf Speichern und klicken dann auf Aktivieren.

Jetzt müssen wir die Duplikatsregel aktivieren bzw. festlegen, was geschieht, wenn ein Benutzer mit der Erstellung eines potenziellen doppelten Kontakts, Accounts oder benutzerdefinierten Datensatzes beginnt.

Navigieren Sie zurück zum Menü Duplikatsverwaltung in "Setup" und klicken Sie auf Duplikatsregeln.
Klicken Sie auf NPSP Contact Personal Email Match.
1. Mit den Einstellungen Aktion beim Erstellen und Aktion beim Bearbeiten (1) können Sie festlegen, ob Benutzern das Erstellen oder Bearbeiten potenzieller Duplikate gestattet wird ("Zulassen") oder nicht ("Blockieren"). Außerdem können Sie festlegen, ob der Benutzer eine Warnung wegen des potenziellen Duplikats bekommen soll. Standardmäßig lässt NPSP das Erstellen und Bearbeiten zu.
2. Sie können auch festlegen, ob der Benutzer eine Warnung wegen des potenziellen Duplikats bekommen soll oder die Duplikate beim Erstellen oder Bearbeiten in einem Bericht aufgeführt werden sollen (2). Standardmäßig gibt NPSP Warnmeldungen aus und erstellt Berichte mit potenziellen Duplikaten beim Erstellen.
3. Darüber hinaus können Sie die Abgleichsregel auswählen, die verwendet werden soll (3). Standardmäßig verwendet NPSP die Abgleichsregel "NPSP Contact Personal Email Match", die wir vorhin aktiviert haben. (Falls Sie ein Duplikat dieser Abgleichsregel aktivieren mussten, müssen Sie diese Einstellung ändern und Ihre neue Abgleichsregel auswählen.)
Klicken Sie auf Aktivieren.

Und schon sind Sie Ihren Zielen einen Schritt näher gekommen: Das Vertrauen der Benutzer in Ihre Daten bleibt hoch und die Benutzerakzeptanz steigt.

Wir empfehlen Ihnen, zunächst die standardmäßigen Duplikats- und Abgleichsregeln von NPSP zu aktivieren und bei Bedarf weitere Regeln hinzuzufügen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Benutzer die Kriterien der Regeln kennen, und bitten Sie sie um Feedback, damit Sie im weiteren Verlauf eine Feinabstimmung vornehmen können.

Abgleichs- und Duplikatsregeln sind ziemlich leistungsfähig, doch echte Daten sind kompliziert, so dass Ihre Regeln komplexere Duplikate unter Umständen nicht erkennen. Ihre Regeln erkennen möglicherweise Fälle nicht, in denen sich der Nachname eines Kontakts (etwa durch Heirat oder Scheidung) oder die E-Mail-Adresse geändert hat. Selbst mit den besten Regeln, die man sich nur vorstellen kann, müssen Sie und Ihre Benutzer die Daten regelmäßig auf Duplikate prüfen.

Duplikatsverwaltung in Aktion

Sofia Rivera, Development Associate bei der (fiktiven) gemeinnützigen Organisation No More Homelessness (NMH) erstellt einen neuen Kontakt in Salesforce.

Sie sucht normalerweise zuerst nach bestehenden Kontakten. In diesem Fall handelt es sich jedoch um eine neue Spenderliste von einer neuen Veranstaltung, und sie geht daher davon aus, dass alle Kontakte neu sind. Sofia gibt Name und E-Mail-Adresse des Spenders ein und klickt auf "Speichern".

Warnung bei doppeltem Datensatz im Fenster zur Erstellung eines neuen Kontakts

Auf der Grundlage der Kriterien der NPSP-Kontakt-Abgleichsregel macht Salesforce Sofia darauf aufmerksam, dass sie gerade u. U. einen doppelten Kontakt erstellt. Wie schon erwähnt, bestimmt die NPSP-Duplikatsregel Sofias Optionen. Hier kann sie auf Duplikate anzeigen klicken, um einen vorhandenen Kontakt zu bearbeiten, oder sie kann diesen Datensatz weiter erstellen und speichern.

Wenn Sofia fortfährt und auf Speichern klickt, um das potenzielle Duplikat zu speichern, wird erneut eine Meldung über ein potenzielles Duplikat zu dem neuen Datensatz angezeigt. Außerdem wird eine Warnung bei der potenziell doppelten Komponente auf der Datensatz-Detailseite angezeigt.

Duplikatswarnungen auf der Kontakt-Detailseite

Wird Ihren Benutzern diese Warnmeldung nicht angezeigt, müssen Sie sie ggf. einrichten. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Anzeigen doppelter Datensätze in Lightning Experience (Link im Abschnitt "Ressourcen").

Wenn Sofia auf Duplikate anzeigen klickt, kann sie die potenziellen doppelten Datensätze sehen, aber nicht zusammenführen. Nur ein Administrator oder ein anderer Benutzer mit den erforderlichen Sicherheitsberechtigungen darf Kontakte zusammenführen.

Meldung, die besagt, dass man den Administrator um Hilfe bei potenziell doppelten Datensätzen bitten soll

Deshalb ist es sehr gut, dass das potenzielle Duplikat durch die Duplikatsregel auch einem Bericht an den Salesforce-Administrator Gorav hinzugefügt wird, damit er es zu sehen bekommt und ggf. später bereinigt. (Im Hilfeartikel Erstellen von Berichten zu doppelten Datensätzen erfahren Sie, wie Sie solche Berichte einrichten; zugehöriger Link im Abschnitt "Ressourcen".)

Bericht zu potenziellen doppelten Kontakten

Wie kommt es zu Duplikaten? Eventuell entstanden die Duplikate durch eine Drittanbieter-Integration oder einen Datenimport, vielleicht hat aber auch ein Kollege die empfohlene vorgeschaltete Suche ausgelassen. Trotz all unserer Bemühungen kommt es (hoffentlich nur selten) zu Duplikaten. In diesem Fall kann ein praktisches Tool in NPSP helfen.

Verwendung des NPSP-Tools für die Kontaktzusammenführung

In der NPSP-Kontaktzusammenführung wählen Sie aus, welcher Kontakt beibehalten werden soll und welche Daten von jedem Kontaktduplikat verwendet werden sollen. Alle verwandten Elemente jedes Kontakts, wie Opportunities und Zahlungen, werden in den neu zusammengeführten Kontakt verschoben, sodass keine Daten verloren gehen.

Es gibt auch eine standardmäßige Salesforce-Funktion, mit der Sie Kontakte zusammenführen können. Diese Funktion unterscheidet jedoch nicht wie NPSP zwischen Haushalt- und Organisation-Accounts. Wenn Sie die Standardfunktion verwenden, verfügen alle zusammengeführten Kontakte am Ende über einen anonymen Haushalt – Sie sollten also bei Bedarf besser die NPSP-Kontaktzusammenführung verwenden.

Um Kontakte zusammenführen zu dürfen, benötigt der Benutzer Sicherheitseinstellungen, die ihm das Löschen von Kontakten, den Zugriff auf alle Felder von Kontaktdatensätzen und den Zugriff auf beide Kontakte erlauben. Diese zusätzliche Sicherheitsebene ist erforderlich, da beim Zusammenführen von Kontakten Daten gelöscht werden und leicht Fehler passieren. Wenn Sie Datensätze zusammengeführt und Duplikate gelöscht haben, können Sie die Originalversionen nicht wiederherstellen.

Die NPSP-Kontaktzusammenführung sucht weder nach Duplikaten noch führt sie Daten in einem Massenvorgang zusammen. Die Duplikatsregeln müssen die betreffenden Kontakte identifiziert haben, oder Sie müssen die doppelten Datensätze kennen und bearbeiten dann jedes Duplikat einzeln. Falls Sie eine leistungsstärkere Datenbereinigung benötigen, sehen Sie sich die Datenintegrität der Insights-Plattform an (Link unter "Ressourcen").

Wir empfehlen, dass nur Administratoren Kontakte zusammenführen: Begleiten wir nun also Gorav beim Zusammenführen der Kontakte, die er in seinem Bericht über doppelte Kontakte gefunden hat:

Suchen Sie den Eintrag Kontaktzusammenführung im App Launcher () und wählen Sie ihn aus.
Klicken Sie auf Kontakte durchsuchen, um Kontakte zu suchen, die Sie zusammenführen möchten. Wir könnten auch "Doppelte Kontakte anzeigen" auswählen, um alle potenziellen Duplikate anzuzeigen.
Geben Sie den Namen des doppelten Kontakts in die Suchleiste ein und klicken Sie auf Suche. Sie können * als Platzhalter verwenden. Wenn ein Kontakt z. B. Robert Alvarez heißt und ein weiterer Roberto Alvarez, geben Sie Robert* Alvarez ein, um beide Kontakte zu finden.
Wählen Sie in der Liste "Kontakte gefunden" die Kontakte aus, die Sie zusammenführen möchten. Sie können bis zu drei Kontakte auswählen.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie den Primärdatensatz aus. Seien Sie dabei aber vorsichtig! Sie legen damit fest, mit welchem Accountdatensatz der Kontakt nach der Zusammenführung verbunden sein wird und entfernen ihn vom anderen Account. Gorav untersucht die mit jedem der zusammenzuführenden Kontakte verbundenen Accounts und legt fest, welcher Account nach der Zusammenführung der Masteraccount sein soll.
Wählen Sie aus beiden Datensätzen die Felder aus, die in dem endgültig zusammengeführten Datensatz enthalten sein sollen. Nicht ausgewählte Felder werden überschrieben.
Klicken Sie auf Zusammenführen.
Klicken Sie dann in der roten, irgendwie furchteinflößenden Warnung, dass die Zusammenführung nicht rückgängig gemacht werden kann, erneut auf Zusammenführen.

Nach der Zusammenführung sieht Gorav sich Robertos Datensatz an, um sicherzustellen, dass alles richtig zusammengeführt wurde. Anschließend überprüft er seinen Bericht, um zu sehen, ob er auch wirklich alle Duplikate bereinigt hat. Seine Daten sind jetzt sauber!

Zusammenführen von Haushalt-Accounts

Jeder Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten und Löschen und Zugriff auf die Accounts kann Haushalt-Accounts zusammenführen. Die Vorgehensweise dazu ist sogar einfacher als bei Kontakten.

Wechseln Sie zu dem Haushaltsdatensatz, den Sie zusammenführen möchten, und klicken Sie auf Haushalt verwalten. Suchen Sie dann nach einem bestehenden Kontakt und fügen Sie diesen zu dem Haushalt hinzu, indem Sie auf das Plussymbol () klicken.

Verfügt der zusammenzuführende Haushalt über mehrere Mitglieder, haben Sie die Wahl, nur den gesuchten Benutzer oder alle Mitglieder des Haushalts zu verschieben.

Trainieren Ihrer Fertigkeiten im Umgang mit Kontakt- und Account-Einstellungen

Bei diesem Modul haben Sie gelernt, wie Sie die Benennung von Haushalten konfigurieren, Adressen verwalten, benutzerdefinierte Beziehungen erstellen und doppelte Kontakte und Accounts verwalten. All dies sind wichtige Fertigkeiten, um Ihre gemeinnützige Organisation und Ihre Salesforce-Organisation ordentlich zu verwalten.

Wenn Sie dem Trail "Verwalten des Nonprofit Success Pack" weiter folgen, geht es als Nächstes um Opportunity-Einstellungen für Spenden.