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Verwalten von Adressen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Beschreiben, wie Adressfelder in den Account-, Kontakt- und Adressobjekten miteinander interagieren
  • In eigenen Worten erläutern, wie NPSP-Adresseinstellungen das Verhalten der Adressenverwaltung beeinflussen
  • Zusammenfassen der wichtigsten Herausforderungen bei der Adressenverwaltung

Im Lieferumfang des Nonprofit Success Pack sind vordefinierte zuverlässige Adressenverwaltungsfunktionen enthalten, mit denen Ihre Benutzer mehrere Adressen für einen Haushalt wie z. B. Urlaubsadressen nachverfolgen und den Zeitpunkt ihrer Verwendung ermitteln können. Die NPSP-Adressenverwaltungsfunktion unterstützt darüber hinaus Adressenüberprüfungsservices, sodass Sie es sofort erfahren, wenn eine Adresse nicht stimmt.

Die Adressenverwaltungsfunktion ist zwar leistungsstark, aber auch sehr komplex, sodass sie für Verwirrung sorgen kann. Ob Sie nun als Administrator neu oder schon erfahren sind, seien Sie dem Prinzip "Versuch und Irrtum" gegenüber offen, damit Sie verstehen, wie Adressen in NPSP gehandhabt werden, und die Einstellungen vornehmen können, die am besten für Ihre Organisation geeignet sind.  

Adressenverwaltungsfunktionen

Hier ein kurzer Überblick darüber, welche Adressenverwaltungsfunktion bereits vordefiniert in NPSP enthalten ist:

  • Mehrere Adressen für einen Haushalt, wie z. B. Urlaubsadressen
  • Automatische Aktualisierung von Adressen bei allen Kontaktdatensätzen in einem Haushalt, wenn sich die Adresse des Haushalts ändert
  • Überschreiben der Adresse für einzelne Kontakte in einem Haushalt (beispielsweise, wenn der betreffende Kontakt seine Post an einer anderen Adresse als an der des Haushalts erhalten möchte)
  • Unterstützung von Adressenüberprüfungsservices
  • Themenliste "Adressenverlauf"

NPSP-Adressenverwaltungseinstellungen

Es ist wichtig zu verstehen, wie NPSP-Adresseinstellungen das Verhalten der Adressenverwaltung beeinflussen.

Hier ein Ausblick (und eine kurze Erklärung) der allgemeinen Adresseinstellungen (sie finden Sie selbst, indem Sie auf NPSP-Einstellungen > Personen > Adressen klicken):

Eine Karte der Seite mit den allgemeinen NPSP-Adresseinstellungen

(1) Haushalt-Account-Adressen deaktiviert: Hiermit wird die Adressenverwaltung für Haushaltsaccounts deaktiviert. Dies ist standardmäßig nicht ausgewählt, was bedeutet, dass die Haushaltsaccounts mit voreingestellter Adressenverwaltungsfunktion ausgeliefert werden. 

(2) Organisatorische Account-Adressen aktiv: Hiermit wird die Adressenverwaltung für Organisationsaccounts eingeschaltet. Dies ist standardmäßig nicht ausgewählt, sodass Sie diese Einstellung ändern müssen, wenn Sie die Adressenverwaltung bei Organisationsaccounts nutzen möchten. 

(3) Einfache Adressänderung als Aktualisierung: Wenn diese Einstellung nicht ausgewählt ist (was standardmäßig der Fall ist), wird jede Adressänderung als brandneue Adresse und nicht als Aktualisierung der vorhandenen Adresse behandelt. Und wenn von "jeder Adresse" die Rede ist, dann ist auch JEDE Änderung gemeint. Sogar ein zusätzliches Komma oder ein in einer Adresse hinzugefügtes Leerzeichen wird als neuer Datensatz behandelt. 

Bei Haushaltsaccounts ist die Adressenverwaltungsfunktion standardmäßig aktiviert. Das bedeutet, dass Haushalte automatisch so eingerichtet sind, dass mehrere Adressen nachverfolgt werden und dass die aktuelle Adresse des Haushalts mit allen Kontakten in dem Haushalt synchronisiert wird.

Bei Organisationsaccounts ist die Adressenverwaltung standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie mehrere Adressen in Organisationsaccounts nachverfolgen möchten, aktualisieren Sie die Einstellung "Organisatorische Account-Adressen aktiv".

Adressfelder des Kontakts

Schauen wir uns die Adressfelder eines einzelnen Kontakts an. Es gibt weitere Standardadressfelder in Salesforce, sodass Sie ggf. andere Felder als die hier gezeigten sehen, wenn Ihr Administrator Ihre Seitenlayouts angepasst hat. Der Einfachheit halber empfehlen wir im Allgemeinen, die sekundären und weiteren Adressfelder aus den Seitenlayouts zu entfernen, da sie nicht mit den NPSP-Adressfunktionen funktionieren. 

Mithilfe der Auswahlliste (1) Primärer Adresstyp können Sie angeben, welcher Adresstyp im Feld "Postanschrift" verwendet werden soll. In diesem Beispiel ist die Postanschrift die Privatadresse dieses Kontakts. 

Gelegentlich möchte ein Kontakt vielleicht seine Post an einer anderen Adresse als an seiner Haushalt-Adresse erhalten. In diesem Fall wählen Sie das Feld (2) Überschreiben der Adresse aus, um zu verhindern, dass die Haushalt-Adresse in die Postanschrift des Kontakts kopiert wird.

Die (3) Postanschrift des Haushalts ist ein Formelfeld, in dem der Adresswert des Haushalts enthalten ist. In der Regel ist dies derselbe wie bei der Postanschrift des Kontakts, es sei denn, bei dem Kontakt wurde "Überschreiben der Adresse" ausgewählt.

Kontaktdetailseite mit Zuordnung der wichtigen Adressfelder

So funktioniert die Adressenverwaltung: Typische Szenarien mit Haushaltsaccounts

In den Haushaltsaccounts synchronisiert die Adressenverwaltung die Adresse des Accounts mit den Adressen aller Kontakte in diesem Haushalt. Darüber hinaus führt die Änderung einer Haushaltsadresse dazu, dass ein neuer Adressendatensatz angelegt wird. Sie können zwischen Adressendatensätzen hin und herwechseln, wenn Sie urlaubsbedingt an eine andere Adresse umziehen, oder sie können sie verwenden, um zu sehen, wo ein Spender in der Vergangenheit gewohnt hat.

Schauen wir uns einige typische Szenarien in Verbindung mit Haushaltsaccounts an, um zu sehen, wie verschiedene Adressfelder miteinander interagieren und wie NPSP nachverfolgt, welche Adresse wann zu verwenden ist.

Erstellen eines neuen Kontaktdatensatzes

Sofia, die Entwicklungspartnerin bei unserer fiktiven gemeinnützigen Organisation, fügt einen neuen Kontaktdatensatz hinzu (einen, der nicht Teil eines bereits in Salesforce vorhandenen Haushalt-Accounts ist) und lässt das Accountfeld leer. NPSP erstellt den Haushaltsaccountdatensatz für sie. Dann kommt die Adressenverwaltungsfunktion ins Spiel. Mit ihr wird ein separater Adressendatensatz erstellt, der mit dem neuen Haushalt-Account verbunden wird. Außerdem werden die Adressen aller drei Datensätze (Kontakt-, Haushalt-Account- und Adressendatensatz) synchronisiert. 

Darstellung der Themenlisten 'Kontaktdatensatz', 'Accountdatensatz' und 'Adresse'

(1) NPSP erstellt automatisch einen Haushalt-Account zu dem Kontakt.

(2) Die Adressenverwaltung kopiert die Postanschrift, die Sie für den Kontakt eingegeben haben, in die Haushalt-Account-Rechnungsanschrift.

(3) Mithilfe der Adressenverwaltungsfunktion wird ein Adressendatensatz erstellt, der mit dem Haushalt-Account verbunden wird.

(4) Der zu dem neuen Kontakt ausgewählte primäre Adresstyp wird in den "Adresstyp" in dem Adressendatensatz kopiert. Wenn Sie den primären Adresstyp leer lassen, wird standardmäßig "Privat" eingegeben. 

(5) Der neue Adressendatensatz wird automatisch als Standardadresse festgelegt.

Hinzufügen eines neuen Kontakts zu einem vorhandenen Haushalt

Wenn Sofia ein neues Familienmitglied (als Kontakt) zu einem vorhandenen Haushalt hinzufügt, ist die Adresse dieses Kontakts in der Regel dieselbe wie die des Haushalts. Die Adressenverwaltungsfunktion kümmert sich automatisch für Sofia darum, indem sie die Haushalt-Adresse als Postanschrift des neuen Kontakts verwendet.

Accountdetail mit der Postanschrift zugeordneter Rechnungsanschrift

Aktualisieren einer Haushalt-Adresse bei Umzug einer Familie

Wenn eine Familie umzieht, muss nicht nur die Adresse des Haushalts aktualisiert werden, sondern auch die Postanschrift für jeden Kontakt in dem Haushalt. Die Adressenverwaltung automatisiert diesen Prozess für Sie, indem sie die neue Adresse zwischen dem Haushalt-Account und den einzelnen verbundenen Kontakten synchronisiert. Sofia aktualisiert immer zuerst die Adresse des Haushalt-Accounts, um möglichst effizient zu sein und die Kontaktdaten von NMH auf dem aktuellen Stand zu halten. 

Ist bei einem Kontakt "Überschreiben der Adresse" ausgewählt, wird die Postanschrift dieses Kontakts nicht mit der Haushalt-Adresse synchronisiert.

Adresse des Haushalt-Accounts in allen einzelnen Kontaktdatensätzen

Adressenverwaltung bei Organisationsaccounts

Die Adressenverwaltung verhält sich bei Organisationsaccounts anders. Sie ist standardmäßig deaktiviert. Um die Adressenverwaltung für Organisationsaccounts zu aktivieren, wählen Sie unter NPSP-Einstellungen > Personen > Adressen das Feld "Organisatorische Account-Adressen aktiv" aus.

Die Adressenverwaltungsfunktion erteilt Ihnen bei Organisationsaccounts einen neuen Adressendatensatz, wenn die Adresse des Accounts aktualisiert wird. Zudem wird in der Themenliste "Adresse" der Adressänderungsverlauf angezeigt.

Überprüfen von Adressen

Mit NPSP können Sie Adressen mithilfe einer von drei Adressenüberprüfungs-APIs (Cicero API, Google Geocoding API und SmartyStreets API) oder Ihrer eigenen API überprüfen, während Sie sie in Salesforce eingeben. Für diejenigen unter Ihnen, die zuvor noch nie etwas von einer "API" gehört haben; es handelt sich dabei um einen Software-Vermittler, über den zwei Anwendungen miteinander kommunizieren können. In diesem Fall ermöglicht sie es den Adressenüberprüfungs-Tools, mit Salesforce zu kommunizieren. Die Adressenverwaltung muss für Oganisationsaccounts aktiviert sein, damit der Adressenüberprüfungsservice in Anspruch genommen werden kann. 

Die drei Adressenüberprüfungs-APIs decken unterschiedliche Gesichtspunkte ab, wie etwa hinsichtlich der Komplexität und der Kosten. Am besten schauen Sie sich die Überprüfungen und Anmerkungen von anderen Benutzern aus der Power of Us Hub-Community an, bevor Sie Ihre Entscheidung fällen.  

Sobald Sie NPSP zur Adressenüberprüfung eingerichtet haben, geht NPSP wie folgt vor:

  • Es überprüft, ob Adressen vorhanden sind, wenn Sie versuchen, sie hinzuzufügen.
  • Es standardisiert die Adressen für Sie (d. h. es konvertiert in dem gespeicherten Datensatz "Straße" in "St" usw.).
Hinweis

Hinweis

Die Adressenüberprüfung funktioniert nur bei Datensätzen, die Sie erstellt haben, nachdem Sie die Adressenüberprüfung eingerichtet haben. Die Überprüfung erfolgt nicht bei Kontaktinformationen, die Sie zuvor in Salesforce eingegeben haben.

Unser niemals müder Administrator Gorav von der gemeinnützigen Organisation No More Homelessness möchte die Adressenüberprüfung einrichten um sicherzustellen, dass die Daten, die in seine Organisation eingegeben werden, so sauber und vollständig wie möglich sind. Während viele der Adressenüberprüfungsservices eine zusätzliche Investition erfordern, vermittelt Gorav seinem Geschäftsführer, dass der Dienst im Hinblick auf die Benutzerakzeptanz und die Effizienz insgesamt sein Geld wert ist. Seien Sie dabei, wenn Gorav die Adressenüberprüfung für die NMH-Organisation einrichtet. 

Einrichten der Adressenüberprüfung

1. Klicken Sie auf die Registerkarte NPSP-Einstellungen und dann auf Personen > Adressen.

2. Klicken Sie auf Bearbeiten.

Objekt 'NPSP-Einstellungen‘ mit hervorgehobener Bearbeitungsseite für Personen und Adressen

3. Überprüfen Sie die allgemeinen Anweisungen im Abschnitt "Account-Einstellungen für die Überprüfungs-API" und klicken Sie auf Automatische Überprüfung aktivieren.

4. Wählen Sie den Adressenüberprüfungsservice aus, den Sie verwenden möchten, und geben Sie die entsprechenden Informationen ein. Eine speziellere Anleitung zu den verfügbaren individuellen Überprüfungsservices erhalten Sie direkt beim Serviceanbieter.

5. (Optional) Wählen Sie Zweideutige Adressen ablehnen aus, um zweideutige Adressen als ungültig abzulehnen, wenn die API mehr als nur eine Adresse zurückgibt. Ist diese Option nicht ausgewählt, wählt Salesforce die erste vorgeschlagene Adresse als gültige Adresse aus.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Menü 'Account-Einstellungen für die Überprüfungs-API'

7. (Optional) Klicken Sie auf Alle Adressen überprüfen, um die Adressen, die bereits in Ihrer Organisation vorhanden sind, insgesamt zu überprüfen. Bedenken Sie, dass Salesforce nur die Adressen überprüft, die Sie eingegeben haben, nachdem Sie den Adressenüberprüfungsservice eingerichtet haben. Diese Option steht nur in Verbindung mit der SmartyStreets-API zur Verfügung.

Serviceseite 'SmartyStreets überprüfen alle Adressen'

Vielleicht möchten Sie eine bestimmte Adresse von der Überprüfung ausschließen. Dies können Sie problemlos tun, indem Sie das Kontrollkästchen "Überprüft" im Adressendatensatz aktivieren. Die Adressenüberprüfung überspringt alle Datensätze, bei denen dieses Kontrollkästchen aktiviert ist.

Was ist, wenn ich all das nicht brauche?

Die Nachverfolgung von Adressen mit einem Adressenobjekt führt zu einer Komplexität, die mehr ist, als manche Organisationen für ihre Verwaltung brauchen (oder wollen). Am besten sollten die Dinge doch einfach gehalten werden, insbesondere, wenn ihre Organisation den Wunsch hat, die Adressen sehr einfach nachzuverfolgen. Die Adressenverwaltung kann zudem Ihren Datenspeicher ergänzen, wenngleich die meisten Organisationen innerhalb der in der Enterprise Edition enthaltenen Datenspeichergrenzen bleiben (was dem entspricht, was Sie haben, wenn Sie die 10 Lizenzen für gemeinnützige Organisationen verwenden). 

Wenn Ihre Organisation keinen Bedarf an einer komplexen Adressenverwaltung hat, können Sie in Erwägung ziehen, die Adressenverwaltung zu deaktivieren, um Datenspeicherplatz zu sparen. Beispielsweise möchten Organisationen, die ihre Post an Kontakte immer an deren Haushaltsanschriften senden, deren Mitglieder keine Urlaubsadressen haben und die nicht vorhaben, den Adressenüberprüfungsservice zu nutzen, das Adressenobjekt vielleicht gar nicht verwenden.

Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie die Adressenverwaltung aktiviert lassen, obwohl Ihr Bedarf an Adressenverfolgung ganz einfach ist, die automatische Synchronisierung der Adressendatensätze bei allen Kontakten eines Haushalts nutzen können, wenn sich die Adresse des Haushalts ändert.

Wenn Sie sich entschließen, die Adressenverwaltung zu deaktivieren, können Sie dies tun, indem Sie Ihre NPSP-Adresseneinstellungen aktualisieren.

Danke dass Sie in dieser wirklich wichtigen Lektion zur Adressenverwaltung am Ball bleiben. Das Konfigurieren der Adressenverwaltungsfunktionen in NPSP, damit Sie so vorgehen, wie es für Ihre Organisation erforderlich ist, und damit Sie saubere und vollständige Daten erfassen, ist für die Benutzerakzeptanz von entscheidender Bedeutung. Und die Benutzerakzeptanz ist in jeder Technologie der Schlüssel zur größtmöglichen Rendite.

Ressourcen