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Erstellen benutzerdefinierter Beziehungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Erläutern der Steuerung von Beziehungen durch Beziehungseinstellungen
  • Konfigurieren von Beziehungseinstellungen

Übersicht über Beziehungen

Bei Beziehungen handelt es sich in NPSP um ein benutzerdefiniertes Objekt, das einen Kontakt mit einem weiteren Kontakt in Ihrer Organisation verbindet. In der Organisation No More Homelessness werden Beziehungen verwendet, um Familienmitglieder zu verbinden, die Kunden, Spender oder Freiwillige sind. Im Kontaktdatensatz sehen Beziehungen in der Organisation NMH wie folgt aus:

Themenliste 'Beziehungen‘ auf der Kontaktdetailseite

Im Lieferumfang von NPSP sind 24 vordefinierte Beziehungsarten enthalten. So zeigen Sie alle verfügbaren Beziehungsarten an:

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol ( Setup-Zahnradsymbol) und dann auf Setup.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Objekt-Manager.

3. Wählen Sie in der Liste der Objekte Beziehung aus.

4. Klicken Sie auf Felder und Beziehungen.

5. Klicken Sie auf das Feld mit der Bezeichnung Typ.

Um die Dinge einfach zu halten, können Sie Beziehungsarten in der Liste deaktivieren, die Ihre Organisation nicht verwenden wird, indem Sie auf den Link Deaktivieren klicken.

Auswahllistenwerte aus dem Beziehungsobjekt im Objekt-Manager

Für viele Organisationen sind diese 24 Beziehungen mehr als genug, aber das System ist flexibel, und Sie können die Beziehungseinstellungen weiter konfigurieren und anpassen. Darauf gehen wir jetzt näher ein.

Um zu den Beziehungseinstellungen zu navigieren, klicken Sie in der Navigationsleiste auf NPSP-Einstellungen, dann auf das Menü Beziehungen, um die Einstellungen einzublenden und wählen anschließend aus dem Menü Beziehungen aus, um alle Einstellungen anzuzeigen. 

Gehen wir kurz die vier Einstellungen durch, die das Verhalten der Beziehungen in NPSP steuern. 

(1) Wechselseitige Methode

Dies ist vielleicht die wichtigste Beziehungseinstellung, da durch sie festgelegt wird, wie NPSP wechselseitige Beziehungen generiert. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Die Listeneinstellung (Standardwert) funktioniert in Verbindung mit dem Geschlecht und den anderen vordefinierten Einstellungen aus Ihrer Einstellungsliste für wechselseitige Beziehungen, um die entsprechende Art der wechselseitigen Beziehung festzulegen. Wenn Sie beispielsweise eine Beziehung aus dem Kontaktdatensatz einer männlichen Person mit dem Typ "Sohn" erstellen, erstellt NPSP im Datensatz des Sohnes automatisch die wechselseitige Beziehung "Vater". Meistens werden die standardmäßigen Listeneinstellungen unverändert übernommen.

Mit der Methode "Listeneinstellung" legt Salesforce den entsprechenden geschlechtsspezifischen Typ basierend auf einer der beiden folgenden Methoden fest:

  • Vordefiniertes Feld "Geschlecht": Bei der Einstellung für wechselseitige Beziehungen wird im Kontaktdatensatz im Feld "Geschlecht" nach den Werten "Weiblich" und "Männlich" gesucht, um das Geschlecht nachzuverfolgen.
  • Anreden: Falls Salesforce das Geschlecht des Kontakts nicht identifizieren kann, wird, wenn möglich, das Feld "Anrede" ausgewertet, um das Geschlecht zu ermitteln. (Frau = Weiblich und Herr = Männlich)

Falls Salesforce den geschlechtsspezifischen Typ nicht auf der Grundlage dieser beiden Methoden ermitteln kann, weist das Programm einen geschlechtsneutralen Wert zu.

  • Mit der Wertumkehr wird die Beziehung, wenn möglich, umgekehrt. Dazu wird ein Typ mit einem Trennzeichen eingegeben, um das herum das System die Worte tauscht. Somit erhält eine Beziehung des Typs "Mutter-Tochter" den umgekehrten Typ "Tochter-Mutter". Bei der Wertumkehr kommen die Werte der wechselseitigen Beziehungseinstellungen nicht zum Einsatz. Stattdessen können Sie Auswahllistenwerte im Typfeld des Beziehungsobjekts sowohl für "Mutter-Tochter" als auch für "Tochter-Mutter" erstellen.

(2) Feld "Geschlecht"

In diesem Feld wird das Geschlecht eines Kontakts festgelegt, um eine wechselseitige Beziehung erstellen zu können. Der Wert im Feld "Geschlecht" interagiert mit den Werten im (oben beschriebenen) Feld "Wechselseitige Methode", um die richtige wechselseitige Beziehung zu ermitteln. Wenn Sie beispielsweise eine Beziehung aus dem Kontaktdatensatz "Mutter" zu einem weiblichen Kontaktdatensatz erstellen, erstellt NPSP eine wechselseitige Beziehung des Typs "Tochter" und nicht des Typs "Sohn".

Das Feld "Geschlecht" ist eine Auswahlliste zu dem Kontaktdatensatz ohne die vordefinierten Werte, aber Sie können auch Ihre eigene benutzerdefinierte Auswahlliste erstellen und verwenden. Vielleicht möchten Sie je nach Vorgehensweise Ihrer Organisation zusätzliche Werte zu der Auswahlliste hinzufügen (wir zeigen Ihnen später in dieser Lektion, wie das geht). Ist der Wert in der Auswahlliste "Geschlecht" weder "männlich" noch "weiblich", ist die erstellte wechselseitige Beziehung geschlechtsneutral.

(3) Automatisch erstellte Duplikate zulassen

Diese Einstellung bezieht sich speziell auf die Funktion, mit der Beziehungen auf der Grundlage eines benutzerdefinierten Nachschlagefelds automatisch erstellt werden. NPSP erstellt, wenn eine automatisch erstellte Beziehung ausgelöst wird und eine Beziehung zwischen diesen Kontakten desselben Typs bereits vorhanden ist, standardmäßig keine neue doppelte Beziehung. Sie können dieses Verhalten überschreiben, indem Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, woraufhin Salesforce jedes Mal, wenn die automatische Erstellung ausgelöst wird, unabhängig von bereits vorhandenen Beziehungen eine neue Beziehung erstellt.

(4) Synchronisation des benutzerdefinierten Felds aktivieren

Mit dieser Einstellung können Sie benutzerdefinierte Beziehungsfelder zwischen den beiden Kontakten eines Beziehungspaars synchronisieren. Wenn Ihre Organisation also dem Beziehungsobjekt ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügt, müssen Sie diese Einstellung überprüfen.

Liste der wechselseitigen Beziehungen

Wenn Sie die (Standard-)Listeneinstellung "Wechselseitige Methode" auswählen, entspricht die Liste der wechselseitigen Beziehungen dem, was die Listeneinstellung zur Festlegung der wechselseitigen Beziehungen verwendet. (Sie verwenden die Einstellungen für "Wechselseitige Beziehungen" nicht, wenn Sie die Beziehungsmethode "Wertumkehr" verwenden.)

Die Funktionsweise ist wie folgt: Wenn Salesforce (auf der Grundlage des benutzerdefinierten Felds "Geschlecht" oder der Anrede) das Geschlecht des Kontakts ermitteln kann, wird die wechselseitige Beziehung mithilfe des Wertes erstellt, der dem Geschlecht entspricht. Wird kein Geschlecht angegeben, verwendet Salesforce den neutralen Wert.

Sehen wir uns an, wie dies in der NMH-Organisation funktioniert. Ein NMH-Mitarbeiter erstellt einen neuen Freiwilligen-Kontaktdatensatz für Liam Byrne und wählt als Geschlecht "Männlich" aus, da Liam diesen Wert selber auf seinem Formular zum Abfragen von Interessen für Freiwillige ausgewählt hat. Der Mitarbeiter fügt dem Haushalt einen weiteren Kontakt, nämlich Alex Byrne, hinzu und gibt in das Feld "Geschlecht" "Unbekannt" (ein benutzerdefinierter Wert, den NMH erstellt hat) ein. 

Der NMH-Mitarbeiter weiß, dass diese beiden Kontakte im selben Haushalt leben und dass Alex das Kind von Liam ist, sodass er einen Beziehungsdatensatz aus dem Kontaktdatensatz von Alex erstellt und als Beziehungstyp "Kind" und nicht "Sohn" oder "Tochter" auswählt, da Alex‘ Geschlecht unbekannt ist. In diesem Fall erstellt NPSP für Liam automatisch den umgekehrten Beziehungsdatensatz "Vater", da sein Geschlecht "Männlich" ist.

Themenliste 'Beziehung‘ auf der Kontaktdetailseite

Hinzufügen einer neuen wechselseitigen Beziehung

Die Entwicklungsabteilung unserer fiktiven Organisation No More Homelessness möchte den verstorbenen Ehepartner eines Spenders im Kontaktdatensatz in NPSP nachverfolgen. Gorav, der NMH-Administrator, schaut sich die Beziehungsdokumentation an und bestimmt, dass er eine neue wechselseitige Beziehung für verstorbene Ehepartner erstellen kann. Machen Sie mit, wenn Gorav eine neue wechselseitige Beziehung erstellt.

Zunächst muss Gorav das Auswahllistenfeld "Beziehungstyp" aktualisieren, um den Wert "Verstorbener Ehepartner" hinzuzufügen.

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol ( Setup-Zahnradsymbol) und dann auf Setup.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Objekt-Manager.

3. Wählen Sie in der Liste der Objekte Beziehung aus.

4. Klicken Sie auf Felder und Beziehungen.

5. Klicken Sie in der Liste der Felder auf Typ. Sie müssen ggf. auf Alle anzeigen klicken, um das Feld zu finden.

6. Klicken Sie unter "Auswahllistenwerte" auf Neu.

Neuer Beziehungsobjektwert für die Typ-Auswahlliste

7. Geben Sie die neuen Werte in das Textfeld ein, und zwar jeden Wert in eine separate Zeile. In diesem Fall fügt Gorav lediglich einen einzelnen Wert für "Verstorbener Ehepartner" hinzu.

Das Formular 'Auswahllistenwerte'

8. Klicken Sie auf Speichern.

Jetzt muss Gorav die neue wechselseitige Beziehung erstellen. Er navigiert zurück zur Registerkarte NPSP-Einstellungen und klickt auf die Einstellungen für Beziehungen.

  1. Klicken Sie auf Neue wechselseitige Beziehung.

Seite 'Beziehungseinstellungen'

2. Füllen Sie die Textfelder aus und klicken Sie auf Wechselseitige Beziehung erstellen. In diesem Beispiel entschließen sich Gorav und NMH dazu, eine geschlechtsneutrale wechselseitige Beziehung zu erstellen, sodass es keine Rolle spielt, was in den Feldern "Geschlecht" oder "Anrede" steht, da die wechselseitige Beziehung immer geschlechtsneutral ist. Sie hätten als weiblichen Wert "Witwe" oder als männlichen Wert "Witwer" eintragen können, wenn sie gewollt hätten, dass eine geschlechtsspezifische Beziehung erstellt wird.

Einstellungen für wechselseitige Beziehungen

Gorav führt dieselben Schritte auch für "Frühere Ehepartner" aus. NMH möchte definitiv niemanden werben und seinen verstorbenen Ehepartner eingeben oder ihn mit einem früheren Ehepartner bei einem Fundraising-Event einsetzen. Vorsicht ist besser als Nachsicht, nicht wahr?

Einstellungen zur automatischen Erstellung von Beziehungen

Bei automatisch erstellten Beziehungen kann mithilfe eines Kundenkontakt-Nachschlagefelds in den Kontakt- oder Kampagnenmitgliedsobjekten automatisch die Erstellung eines neuen Beziehungstyps Ihrer Wahl ausgelöst werden. Mithilfe der Einstellung zur automatischen Erstellung von Beziehungen legen Sie automatisch eine neue Beziehung zwischen diesen beiden Kontakten fest.

Bei NMH gibt es ein Mentorenprogramm, bei dem erfolgreiche Absolventen des Übergangswohnungsprogramms Kunden beraten, die sich erst am Anfang ihres Übergangs heraus aus der Obdachlosigkeit befinden. Der NMH-Mitarbeiter möchte, dass diese Beziehung zwischen Mentor und Mentee in den Kundenkontaktdatensätzen angezeigt wird. 

Robert arbeitet mit Alex im NMH-Mentorenprogramm zusammen.

Bevor Gorav eine neue automatisch erstellte Beziehung hinzufügen kann, erstellt er ein Kundenkontakt-Nachschlagefeld im Kontaktdatensatz mit der Bezeichnung "Mentee". Zudem aktualisiert er die Auswahllistenwerte im Typfeld des Beziehungsobjekts und fügt als neue wechselseitige Beziehung in den NPSP-Einstellungen "Mentor-Mentee" hinzu. 

Hinzufügen einer neuen automatisch erstellten Beziehung

Jetzt ist Gorav bereit, um seine neue automatisch erstellte Beziehung hinzuzufügen. Und genau das tun wir jetzt auch:

1. Navigieren Sie zurück zur Registerkarte NPSP-Einstellungen.

2. Wählen Sie Beziehungen > Automatische Erstellung von Beziehungen aus und klicken Sie auf Neue automatische Beziehung. Weitere Vorgehensweise:

(1) Wählen Sie das Objekt aus, zu dem Sie die Zuordnung herstellen möchten.

(2) Wählen Sie das Feld aus.

(3) Wählen Sie den Beziehungstyp. Der wechselseitige Typ wird ebenfalls automatisch erstellt.

Einstellungen und Optionen für die automatische Erstellung von Beziehungen

3. Klicken Sie auf Automatische Beziehung erstellen.

Jetzt kann ein NMH-Mitarbeiter über das neue Nachschlagefeld im Kontaktdatensatz einen Mentor ganz leicht mit einem Mentee verbinden.

Hinzufügen einer wechselseitigen Beziehung direkt im Kontaktdatensatz

Wir wissen jetzt, wie Haushalt-Namen angepasst werden, wir haben gelernt, wie die Adressenverwaltung funktioniert und wir haben uns eingehend mit der Erstellung benutzerdefinierter Beziehungen zwischen Kontakten beschäftigt. Jetzt werden wir einem Problem auf den Grund gehen, das bei nahezu jeder CRM-Implementierung eine Rolle spielt, und zwar dem Problem der doppelten Daten!

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