Erstellen benutzerdefinierter Beziehungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erklären der Beziehungseinstellungen
  
• Konfigurieren von Beziehungseinstellungen
  

Übersicht über Beziehungen

Bei einer Beziehung handelt es sich im Nonprofit Success Pack (NPSP) um ein benutzerdefiniertes Objekt, das zwei Kontakte in Ihrer Salesforce-Organisation verbindet. Unsere (fiktive) gemeinnützige Organisation No More Homelessness (NMH) verwendet Beziehungen, um Familienmitglieder und Freunde zu verbinden, die Kunden, Spender oder Freiwillige sind. In einem Kontaktdatensatz zeigt die Themenliste "Beziehungen" eventuell andere Kontakte und ihre Beziehung zum aktuellen Kontakt, wie "Sohn", "Ehefrau" oder "Kind". 

In vielen Sprachen transportieren diese Beziehungsbezeichnungen Informationen über das Geschlecht der Person. So ist zum Beispiel Sohn ein männliches Kind und Ehefrau ein weiblicher Ehepartner. Manche Organisationen erfassen Angaben zum Geschlecht ihrer Kontakte und verwenden diese Informationen nicht nur zum Beschreiben von Beziehungen, sondern auch zum Personalisieren von Kommunikation, dem individuellen Zuschneiden von Services oder für Berichte über die Ergebnisse von Hilfsprogrammen. 

Salesforce ermutigt jeden, personenbezogene Daten wie die Geschlechtsidentität rücksichtsvoll zu erfassen und zu verwenden, um sicherzustellen, dass sich unsere Kunden, Förderer, Freiwilligen und Mitarbeiter gesehen und respektiert fühlen. In unserer Software, einschließlich NPSP, stellen wir Tools zur Verfügung, mit denen Sie einstellen können, wie und wann geschlechtsspezifische Informationen über Ihre Kontakte verwendet werden. Sehen Sie sich den Guide to Privacy and Ethical Use of Gender-Related Data an, um mehr über die Erwägungen zum Thema Geschlechtsidentität und Saleforce zu erfahren.

In NPSP gibt es 24 vorkonfigurierte Beziehungen, die alle im Objekt "Beziehung" in Salesforce-Setup und nicht in den NPSP-Einstellungen verwaltet werden. So können Sie sich die vorhandenen Beziehungsarten ansehen:

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol () und dann auf Setup.
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Objekt-Manager.
   
3. Wählen Sie in der Liste der Objekte Beziehung aus.
   
4. Klicken Sie auf Felder und Beziehungen.
   
5. Klicken Sie auf das Feld mit der Bezeichnung Typ.
   
6. Blättern Sie nach unten bis zur Liste "Werte".
   

Diese 24 vorkonfigurierten Beziehungen sind für den Bedarf vieler gemeinnütziger Organisationen mehr als ausreichend, und Sie können nicht benötigte Beziehungen mit Deaktivieren deaktivieren, um sie zu entfernen und die Liste kürzer zu machen. Wie bereits erwähnt, können Sie das System auch konfigurieren und anpassen, falls Sie mehr oder andere Beziehungen benötigen. Damit befassen wir uns als Nächstes.

NPSP-Beziehungseinstellungen

Um zu den Beziehungseinstellungen für NPSP zu navigieren, klicken Sie in der Navigationsleiste auf NPSP-Einstellungen. Sie können auch im App Launcher () nach dem Eintrag "NPSP-Einstellungen" suchen und ihn auswählen. Klicken Sie dann auf das Menü Beziehungen, um es einzublenden, und klicken Sie dann erneut auf Beziehungen, um alle Einstellungen anzuzeigen. 

Die folgenden vier Einstellungen steuern das Verhalten von Beziehungen in NPSP. 

Wechselseitige Methode (1) bestimmt, wie NPSP die richtige zugehörige Beziehung zuweist, wenn Sie einen Kontaktdatensatz mit einem anderen in Beziehung setzen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Listeneinstellungen, der Standardwert, funktioniert in Verbindung mit dem Geschlecht und den anderen Einstellungen, um die entsprechende wechselseitige Beziehung festzulegen. Wenn Sie beispielsweise einen Jungen als "Sohn" mit dem Kontaktdatensatz einer Frau verbinden, wird ihr automatisch der Beziehungstyp "Mutter" in seinem Datensatz zugeordnet. Die meisten Administratoren wählen "Listeneinstellungen" für ihre Organisationen.
  Bei der Option "Listeneinstellungen" wird der passende geschlechtsspezifische Beziehungstyp auf der Grundlage einer der beiden folgenden Methoden bestimmt:
  

• Anhand der Werte im angegebenen Feld "Geschlecht" in Kontaktdatensätzen
  
• Ist in Salesforce kein Geschlecht für den Kontakt angegeben, wird das Feld "Anrede" ausgewertet, um das Geschlecht zu ermittelt, und der Anrede "Herr" ein männlicher Wert zugewiesen usw.
  

Lässt sich das Geschlecht mit keiner der beiden Methoden ermitteln, verwendet Salesforce einen geschlechtsneutralen Wert wie etwa "Elternteil" oder "Ehepartner".

• Wertumkehr ist nicht von einer Geschlechtsangabe abhängig. Stattdessen erstellen Sie Auswahllistenwerte im Feld "Typ" des Beziehungsobjekts sowohl für "Mutter-Tochter" als auch für "Tochter-Mutter". Dazu wird ein Typ mit einem Trennzeichen eingegeben, das dem System ermöglicht, die Beziehungstypen zu tauschen. Die Beziehung vom Typ "Mutter-Tochter" ergibt durch Wertumkehr somit "Tochter-Mutter".
  

Die Einstellung Feld "Geschlecht" (2) gibt an, welches Feld das Geschlecht eines Kontakts erfasst, um eine wechselseitige Beziehung für die wechselseitige Methode "Listeneinstellungen" zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Beziehung aus einem Kontaktdatensatz "Mutter" zu einem weiblichen Kontaktdatensatz einrichten, erstellt NPSP eine wechselseitige Beziehung vom Typ "Tochter" und nicht "Sohn" oder "Kind".

Das Feld "Geschlecht" ist eine Auswahlliste im Kontaktdatensatz mit vordefinierten Werten, aber Sie können auch Ihre eigene benutzerdefinierten Auswahllistenwerte erstellen. Ist der Wert in der Auswahlliste "Geschlecht" weder "Männlich" noch "Weiblich", ist die erstellte wechselseitige Beziehung geschlechtsneutral.

Die Einstellung Automatisch erstellte doppelte Beziehungen zulassen (3) bezieht sich speziell auf die Funktion, mit der Beziehungen auf der Grundlage eines benutzerdefinierten Nachschlagefelds automatisch erstellt werden. Wenn eine automatisch erstellte Beziehung ausgelöst wird und zwischen den beiden betreffenden Kontakten bereits eine Beziehung desselben Typs besteht, erstellt NPSP standardmäßig keine neue doppelte Beziehung. Sie können dieses Verhalten überschreiben, indem Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren. Salesforce erstellt dann jedes Mal, wenn die automatische Erstellung ausgelöst wird, unabhängig von bereits vorhandenen Beziehungen eine neue Beziehung.

Mit der Einstellung Synchronisieren des benutzerdefinierten Felds aktivieren (4) können Sie benutzerdefinierte Beziehungsfelder zwischen den beiden Kontakten eines Beziehungspaars synchronisieren. Wenn Ihre Organisation also dem Beziehungsobjekt ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügt, sollten Sie diese Einstellung überprüfen.

Die Liste der wechselseitigen Beziehungen in Aktion

Wenn Sie den Standardwert "Listeneinstellungen" als wechselseitige Methode festlegt haben, bestimmt die Liste der wechselseitigen Beziehungen diesen Beziehungstyp.

Zur Erinnerung: Dabei versuchen NPSP und Salesforce, das Geschlecht eines Kontakts zu ermitteln – auf der Grundlage der Einstellung des Felds "Geschlecht" oder der Anrede – und erstellen dann eine wechselseitige, geschlechterspezifische Beziehung (wie "Ehemann" oder "Mutter"). Ist kein Geschlecht angegeben, verwendet Salesforce einen geschlechtsneutralen Wert (wie "Ehepartner" oder "Elternteil").

Sehen wir uns an, wie das bei unserer (fiktiven) gemeinnützigen Organisation No More Homelessness (NMH) funktioniert. Zu einem früheren Zeitpunkt in diesem Modul erstellte Sofia Rivera, Development Associate bei NMH, einen neuen Kontaktdatensatz für Roberto Alvarez. Dabei wählte Sofia im Feld "Geschlecht" gemäß Robertos Angaben den Eintrag Männlich aus. Sofia fügt dem Haushalt einen weiteren Kontakt namens Alex Alvarez hinzu und wählt im Feld "Geschlecht" Unbekannt (einen benutzerdefinierten, von NMH erstellten Wert) aus. 

Sofia weiß, dass diese beiden Kontakte im selben Haushalt leben und dass Alex das Kind von Roberto ist. Sie erstellt daher einen Beziehungsdatensatz aus dem Kontaktdatensatz von Roberto und gibt als Beziehungstyp Kind und nicht "Sohn" oder "Tochter" an, da das Geschlecht von Alex unbekannt ist. In der Zwischenzeit erstellt NPSP für Roberto automatisch den wechselseitigen Beziehungsdatensatz Vater, da sein Geschlecht als "Männlich" angegeben ist.

Hinzufügen einer neuen wechselseitigen Beziehung

Die Entwicklungsabteilung von NMH möchte den verstorbenen Ehepartner eines Spenders im Kontaktdatensatz in NPSP nachverfolgen können, wie dies bei vielen gemeinnützigen Organisationen gemacht wird. Gorav Patel, der Salesforce-Administrator von NMH macht sich an die Erstellung der wechselseitigen Beziehung, die sein Team benötigt. Und genau das tun wir jetzt auch.

Zunächst muss Gorav das Auswahllistenfeld "Beziehungstyp" aktualisieren und den Wert "Verstorbener Ehepartner" hinzufügen.

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol () und dann auf Setup.
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Objekt-Manager.
   
3. Suchen Sie in der Liste der Objekte den Eintrag Beziehung und wählen Sie ihn aus.
   
4. Klicken Sie auf Felder und Beziehungen.
   
5. Klicken Sie in der Liste der Felder auf Typ. Eventuell müssen Sie auf Alle anzeigen klicken, um das Feld zu finden.
   
6. Klicken Sie unter "Werte" auf Neu.
   
   
7. Geben Sie die neuen Werte in das Textfeld ein, und zwar jeden Wert in eine separate Zeile. In diesem Fall fügt Gorav lediglich die Werte Deceased Spouse (Verstorbener Ehepartner), Widow (Witwe), Widower (Witwer) und Surviving Spouse (Hinterbliebener Ehepartner) hinzu.
   
   
8. Klicken Sie auf Speichern.
   

Jetzt muss Gorav eine neue wechselseitige Beziehung erstellen. Dazu wechselt er zu den NPSP-Einstellungen.

1. Navigieren Sie zu NPSP-Einstellungen, indem Sie den zugehörigen Eintrag im App Launcher () suchen und auswählen.
   
2. Klicken Sie auf Beziehungen und dann auf Einstellungen für wechselseitige Beziehungen.
   
3. Klicken Sie auf Neue wechselseitige Beziehung.
   
   
4. Im Abschnitt "Neue wechselseitige Beziehung" sehen Sie Felder für einen Namen, einen männlichen Wert, einen weiblichen Wert und einen neutralen Wert. Gorav gibt Folgendes ein:
   

1. Name: Deceased Spouse (Verstorbener Ehepartner)
2. Männlich: Widower (Witwer)
3. Weiblich: Widow (Witwe)
4. Neutral: Surviving Spouse (Hinterbliebener Ehepartner)
   
   

5. Klicken Sie auf Wechselseitige Beziehung erstellen.
   

Gorav wiederholt den Prozess zum Erstellen einer neuen wechselseitigen Beziehung für Widower (Witwer), Widow (Witwe) und Surviving Spouse (Hinterbliebener Ehepartner). 

Dann erstellt er auch gleich noch die Beziehung Former Spouse (Ehemaliger Ehepartner), um auch Scheidungen und Trennungen zu erfassen. NMH möchte schließlich nicht aus Versehen geschiedene Eheleute bei einem Fundraising-Event nebeneinander setzen. 

Einzelheiten zum Erstellen dieser und anderer Beziehungswerte finden Sie unter Verwalten von Beziehungseinstellungen (Link im Abschnitt "Ressourcen").

Hinzufügen einer neuen automatisch erstellten Beziehung

Bei automatisch erstellten Beziehungen kann mithilfe eines Kundenkontakt-Nachschlagefelds in den Kontakt- oder Kampagnenmitgliedsobjekten automatisch die Erstellung eines neuen Beziehungstyps Ihrer Wahl ausgelöst werden. Mithilfe der Einstellung zur automatischen Erstellung von Beziehungen legen Sie automatisch eine neue Beziehung zwischen diesen beiden Kontakten fest.

NMH unterhält ein Berufsberatungsprogramm mit Mentorenkomponente. Die NMH-Mitarbeiter möchten, dass diese Beziehung zwischen Mentor und Mentee in den Kundenkontaktdatensätzen angezeigt wird. 

Bevor Gorav eine neue automatisch erstellte Beziehung hinzufügen kann, erstellt er im Objekt "Kontakt" ein benutzerdefiniertes Kontakt-Nachschlagefeld mit der Bezeichnung "Mentee". Zudem aktualisiert er die Auswahllistenwerte im Feld "Typ" des Objekts "Beziehung" und fügt in den NPSP-Einstellungen eine neue wechselseitige Beziehung für Mentor und Mentee hinzu.

Jetzt ist Gorav bereit, um seine neue automatisch erstellte Beziehung hinzuzufügen. Und genau das tun wir jetzt auch:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte NPSP-Einstellungen, indem Sie den zugehörigen Eintrag im App Launcher () suchen und auswählen.
   
2. Wählen Sie zuerst Beziehungen und dann Automatische Erstellung von Beziehungen aus.
   
3. Klicken Sie auf Neue automatische Beziehung.
   
4. Nehmen Sie folgende Einstellung vor:
   
   

1. Wählen Sie das Objekt aus, zu dem Sie die Zuordnung herstellen möchten. Gorav wählt Contact.
   
2. Wählen Sie das Feld aus, das die automatische Erstellung auslöst. Gorav wählt Mentee.
   
3. Wählen Sie den Beziehungstyp. Der wechselseitige Typ wird ebenfalls automatisch erstellt. Gorav wählt Mentee.
   

5. Klicken Sie auf Automatische Beziehung erstellen.
   

Jetzt kann ein NMH-Mitarbeiter über das neue Nachschlagefeld im Kontaktdatensatz ganz leicht Mentor und Mentee verbinden. Wird zum Beispiel der Programmteilnehmer Tim Hill als Mentee von Roberto in das Feld "Mentee" in Robertos Kontaktdatensatz eingetragen, werden auch neue Beziehungsdatensätze erstellt.

Wir wissen jetzt, wie Haushalt-Namen angepasst werden und wie die Adressenverwaltung funktioniert. Außerdem haben wir uns eingehend mit der Erstellung benutzerdefinierter Beziehungen zwischen Kontakten beschäftigt. 

Als Nächstes gehen wir einem Problem auf den Grund, das bei nahezu jeder CRM-Implementierung eine Rolle spielt, und zwar dem Problem der doppelten Daten!

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Verwalten von Beziehungseinstellungen
• Video: Nonprofit Salesforce How-To-Series: NPSP Add New Relationship Types
• Herunterladbare PDF-Version: Guide to Privacy and Ethical Use of Gender-Related Data