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Wählen des richtigen Automatisierungstools

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Auflisten der in Salesforce Flow enthaltenen Tools
  • Beschreiben der Tools, die für die Automatisierung geführter visueller Umgebungen verfügbar sind
  • Beschreiben und Vergleichen der Tools, die für eine Automatisierung im Hintergrund zur Verfügung stehen
  • Beschreiben der Tools, die für die Automatisierung von Genehmigungen bereitstehen

Die Nutzer erwarten Automatisierung

Unabhängig davon, ob sie Kinokarten kaufen, Rechnungen bezahlen oder Restaurantreservierungen ändern – wenn Sie als Kunde mit einem Unternehmen interagieren, erwarten Sie ein nahtloses, personalisiertes Erlebnis.

Zum Beispiel, wenn eine Kundin ihre Kreditkarte ersetzen muss, muss der normale Servicemitarbeiter eine Reihe von Dingen wissen. Wurde sie beschädigt, verloren oder gestohlen? Macht sich die Kundin bei einem Diebstahl Sorgen um die jüngsten Transaktionen? Wohin soll die neue Karte geschickt werden? Für die Betreuung eines Kunden in diesem Fall sowie das Sammeln und Pflegen der zugehörigen Daten müssen eventuell separate Systeme mit unterschiedlicher Komplexität genutzt werden.

Automatisierung war früher schwierig

Das Bieten eines nahtlosen, automatisierten Kundenerlebnisses war in der Vergangenheit anspruchsvoll, zeitaufwändig und codelastig. Je nach der genauen Art Ihrer Geschäftsprozesse konnten die folgenden Schritte erforderlich sein:

  • Verschiedene Systeme integrieren
  • Prozesslogik konfigurieren
  • Endbenutzerumgebung entwerfen und erstellen
  • Die Umgebung überall verfügbar machen: auf Desktop- oder Mobilgeräten, in internen Anwendungen oder externen Portalen.

Kennenlernen von Salesforce Flow

Salesforce Flow bietet eine deklarative Prozessautomatisierung für alle Anwendungen, Umgebungen und Portale von Salesforce.

Salesforce Flow bietet zwei Automatisierungstools nach dem Zeigen-und-Klicken-Prinzip: Flow Builder, in dem Sie Flows erstellen können, und Prozessgenerator, in dem Sie vorhandene Prozesse bearbeiten können.

Zusammenfassung der Unterschiede:

  • Salesforce Flow ist der Name des Produkts.
  • Flow Builder und Prozessgenerator sind die Namen der Tools.
  • Mit Flow Builder erstellen Sie Flows. Mit dem Prozessgenerator optimieren Sie bestehende Prozesse.

Später sprechen wir darüber, wann die einzelnen Tools zu verwenden sind. Doch für den Moment soll einer kleinen Einblick reichen, wie die Geschäftsprozesse in den beiden Tools aussehen.

Flow Builder Ein einfacher in Flow Builder konfigurierter Geschäftsprozess
Prozessgenerator Ein einfacher im Prozessgenerator konfigurierter Geschäftsprozess

Salesforce Flow erleichtert Ihnen die folgenden Schritte.

Anwendungsfall Salesforce Flow-Funktionalität
Erstellen eines geführtes Tutorial oder Assistenten mit Bildschirmen Flow Builder bietet mehrere vordefinierte Bildschirmkomponenten wie Textfelder, Optionsfelder und eine zum Hochladen von Dateien. Wenn Sie mehr benötigen als das, was geboten wird, fügen Sie Ihren Bildschirmen benutzerdefinierte Lightning-Komponenten hinzu.
Einrichten automatisierter Aufgaben und Prozesse Konfigurieren Sie Logik und Aktionen für Ihren Geschäftsprozess mit Flow Builder deklarativ. Bei Bedarf können Sie eigenen Apex-Code schreiben, um eventuelle Funktionslücken zu schließen.
Herstellen von Verbindungen mit externen Systemen Kommunizieren Sie Änderungen zwischen Ihrer Salesforce-Organisation und Ihren externen Systemen über Plattformereignisse.

Mit Flow Builder können Sie auf Nachrichten zu Plattformereignissen reagieren und diese versenden. Flow Builder kann außerdem Daten aus Drittsystemen mithilfe externer Services abrufen.

Hinzufügen von Automatisierung zu Ihren Seiten und Anwendungen Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse im Hintergrund beginnen, wenn das die richtige Aktion erfolgt, sei es, wenn sich Datensätze ändern oder wenn Benutzer auf eine bestimmte Schaltfläche klicken.

Nachdem Sie geführte visuelle Umgebungen erstellt haben, können Sie diese u. a. den Lightning- und Erfahrungsgenerator-Seiten sowie der Dienstprogrammleiste in Ihren Lightning-Anwendungen hinzufügen.

Wiederverwenden des von Ihnen entwickelten Codes Im Flow Builder untergliedern Sie Prozesslogik oder Aktionen in Subflows, die Sie wiederverwenden oder auf die Sie in anderen Geschäftsprozessen verweisen können.
Im Prozessgenerator rufen Sie einen automatisch gestarteten Flow über einen Prozess auf, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren. 

Welches Automatisierungstool ist das richtige für meinen Anwendungsfall?

Eine prozessgesteuerte Umgebung wird nicht nur durch einen einzigen Prozess gestützt. Es handelt sich um eine Kombination aller Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation, die sich auf Ihre Kunden auswirken können. Jeder Geschäftsprozess gehört typischerweise zu einer dieser Varianten.

Geschäftsprozesstyp Beschreibung Verfügbare Tools
Geführte visuelle Umgebung Geschäftsprozesse, die Eingaben von Benutzern benötigen, seien es Mitarbeiter oder Kunden. Flow Builder
Automatisierung im Hintergrund Geschäftsprozesse, die alle erforderlichen Daten von Ihrer Salesforce-Organisation oder einem angebundenen System erhalten. Das heißt, dass keine Benutzereingaben erforderlich sind.

Flow Builder (empfohlen)

Prozessgenerator (für bestehende Prozesse)

Apex

Automatisierung von Genehmigungen Geschäftsprozesse, die bestimmen, wie ein Datensatz, wie z. B. ein Urlaubsantrag, von den richtigen Verantwortlichen genehmigt wird. Genehmigungen

Flows und Prozesse und Apex

Eine der schwierigsten Aufgaben für einen Administrator oder einen Entwickler besteht darin festzustellen, welches Tool jeweils für die vorliegende Aufgabe verwendet werden soll. Im Allgemeinen ist es am besten, mit deklarativen, codefreien Tools zu beginnen und dann mit Codelösungen fortzufahren.

Flow Builder

Verwenden Sie Flow Builder für Folgendes:

  • Automatisieren einer geführten visuellen Umgebung.
  • Starten Sie einen Geschäftsprozess im Hintergrund:
    • Wenn ein Benutzer auf etwas wie z. B. eine Schaltfläche klickt
    • Wenn ein Datensatz erstellt wird
    • Wenn ein Datensatz aktualisiert wird
    • Wenn ein Datensatz gelöscht wird
    • Wenn ein Plattformereignis auftritt
    • Zu einer angegebenen Zeit mit angegebener Häufigkeit

Wenn beispielsweise eine Opportunity gewonnen wird, möchte Ihr Unternehmen automatisch eine Verlängerungs-Opportunity anlegen. 

Prozessgenerator

Für alle Anforderungen an die Automatisierung im Hintergrund empfehlen wir Flow Builder. Setzen Sie den Prozessgenerator nur dann ein, wenn Sie mit seiner Funktionsweise bereits vertraut sind und Sie einen vorhandenen Prozess bearbeiten müssen. Wenn Sie einen neuen automatisierten Prozess erstellen möchten, wählen Sie stattdessen Flow Builder.

Der Prozessgenerator bietet teilweise die gleichen Funktionen wie der Flow Builder. Prozesse können starten, wenn:

  • Ein Datensatz erstellt wird
  • Ein Datensatz aktualisiert wird
  • Ein Plattformereignis auftritt

Apex

Verwenden Sie Apex, wenn Sie mehr Funktionen brauchen, als im Flow Builder zur Verfügung stehen. Entwickeln Sie die komplexere Funktionalität als aufrufbare Apex-Methoden. Rufen Sie dann den entstandenen Apex-Code als Apex-Aktion im Prozess oder als Apex-Aktionselement im Flow auf.

Lassen Sie uns diese Prinzipien anhand einiger Beispielszenarien in der Praxis betrachten.

Beispielszenarien

Erstellen Sie für die folgenden Szenarien Flows in Flow Builder.

  • Begleiten eines Site-Mitglieds mit einem Schritt-für-Schritt-Assistenten durch die Beantragung einer neuen Kreditkarte.
  • Ein Vertriebsmitarbeiter klickt auf eine Opportunity, wodurch ein Rabattrechner gestartet wird.
  • Bei Aktualisierung eines Account auch alle damit zusammenhängenden Kontakte aktualisieren.
  • Bei Aktualisierung einer Opportunity-Phase auch ein benutzerdefiniertes Kontrollkästchenfeld aktualisieren.
  • Beim Auftreten eines Plattformereignisses eine Aufgabe erstellen.
  • Einen Lead-Datensatz in Salesforce nach Ablauf einer bestimmten Zeit oder bei Erreichen einer angegebenen Zeit aktualisieren.
  • Beim Schließen einer Opportunity automatisch eine Verlängerungs-Opportunity anlegen.

Verwenden Sie den Prozessgenerator nur zum Bearbeiten eines vorhandenen Prozesses.

Richten Sie in "Genehmigungen" einen Genehmigungsprozess ein, um den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters zur Genehmigung an einen Vorgesetzten weiterzuleiten.


Halt. Was ist ein Genehmigungsprozess?

Überraschung! Wir haben hier noch ein anderes Tool eingeschmuggelt. Genehmigungen sind nicht in Salesforce Flow enthalten, stellen jedoch eine deklarative Möglichkeit dar, etwas zu automatisieren, das Salesforce Flow nicht abdeckt. Allerdings unterstützt Salesforce Flow die Automatisierung der Einreichung eines Datensatzes zur Genehmigung. Mit Genehmigungen befassen wir uns in diesem Modul später noch eingehender.

Ressourcen



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