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Automatisieren einfacher Geschäftsprozesse mit dem Prozessgenerator

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Auflisten der Typen von Prozessen, die Sie im Prozessgenerator erstellen können
  • Definieren der Schlüsselkomponenten zum Erstellen eines Prozesses
  • Erstellen eines Prozesses, der die Adressen der Kontakte eines Accounts aktualisiert, wenn die Adresse des Accounts aktualisiert wird

Erste Schritte mit dem Prozessgenerator

Der Prozessgenerator ist ein Zeigen-und-Klicken-Tool, mit dem Sie bedingungsabhängige Geschäftsprozesse einfach automatisieren können. Er zeigt während der Erstellung eine grafische Darstellung Ihres Prozesses.

Die Komponenten eines Prozesses

Jeder Prozess besteht aus einem Auslöser, mindestens einem Kriterienknoten und mindestens einer Aktion. Sie können sofortige Aktionen konfigurieren oder Aktionen so planen, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden.

Hier ist ein Beispiel eines einfachen Prozesses.

Beispiel eines Prozesses mit einem Kriterienknoten, einer sofortigen Aktion und einer geplanten Aktion.

Auslöser: Bestimmen, wann der Prozess ausgeführt werden soll

Der Auslöser bestimmt, wann der Prozess ausgeführt werden soll. Bei Prozessen zum Ändern von Datensätzen legt der Auslöser fest, auf welches Objekt und welche der folgenden Änderungen der Prozess achten soll.

  • Nur wenn ein Datensatz erstellt wird
  • Bei jeder Erstellung oder Bearbeitung eines Datensatzes

Kriterien: Bestimmen, ob Aktionen ausgeführt werden sollen

Während ein Prozess nur einen Auslöser erhält, können Sie so viele Kriterienknoten wie gewünscht hinzufügen. Jeder Kriterienknoten steuert, ob der Prozess die zugehörigen Aktionen ausführt oder nicht. Wenn der Datensatz die Kriterien nicht erfüllt, überspringt der Prozess diese Aktionen und fährt mit dem nächsten Kriterienknoten im Prozess fort.

Bei Kriterienknoten haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Filterbedingungen festlegen.
  • Benutzerdefinierte Formel eingeben. Wie bei Validierungsregeln muss die Formel in "Wahr" oder "Falsch" aufgelöst werden.
  • Kriterien deaktivieren und immer die zugehörigen Aktionen ausführen.

Aktionen: Was der Prozess erledigen soll

Wenn ein Kriterienknoten mit "Wahr" ausgewertet wird, führt der Prozess die zugehörigen Aktionen aus oder wartet auf deren Ausführung zu einem geplanten Zeitpunkt.

  • Jede sofortige Aktion wird ausgeführt, sobald die Kriterien mit "Wahr" ausgewertet werden.
  • Jede geplante Aktion wird zum angegebenen Zeitpunkt ausgeführt, z. B. 10 Tage vor dem Schlusstermin des Datensatzes oder in 2 Tagen ab jetzt. Zum angegebenen Zeitpunkt stellt Salesforce sicher, dass der zugehörige Kriterienknoten weiter mit "Wahr" ausgewertet wird. Falls dem so ist, wird die geplante Aktion ausgeführt. Sie können Aktionen basierend auf Folgendem planen:
    • Einem bestimmten Datum-/Uhrzeitfeld im Datensatz, das den Prozess gestartet hat. Beispielsweise einen Monat vor Ablauf des Servicevertrags eines Accounts.
    • Dem Zeitpunkt der Ausführung des Prozesses. Beispielsweise drei Tage ab jetzt.

Unabhängig davon, wann die Aktionen ausgeführt werden, sind hier einige der Aufgaben, die Sie mit einer Prozessaktion erledigen können.

  • Datensätze erstellen.
  • Den Datensatz aktualisieren, durch den der Prozess gestartet wurde, oder die damit verknüpften Datensätze.
  • Diesen Datensatz zur Genehmigung einreichen.
  • Einen oder mehrere zugehörige Datensätze aktualisieren.
  • E-Mails mithilfe einer angegebenen E-Mail-Vorlage senden.
  • In einem Chatter-Feed posten.

Wenn Sie mehr als das benötigen, was der Prozessgenerator zu bieten hat, erstellen Sie einen automatisch gestarteten Flow oder eine Apex-Klasse, um diese Lücke zu schließen. Rufen Sie dann im Prozess den Flow oder Apex-Code auf.

Prozesstypen

Der Prozessgenerator kann verschiedene Typen von Geschäftsprozessen automatisieren. Der Hauptunterschied ist der Auslöser zum Starten des Prozesses.
Typ
Der Prozess beginnt, wenn
Datensatzänderung
Ein Datensatz erstellt oder bearbeitet wird
Aufrufbar
Wird von einem anderen Prozess aufgerufen
Plattformereignis
Eine Nachricht zu einem Plattformereignis empfangen wird

Um die Dinge einfach zu halten, konzentriert sich diese Lektion auf den gängigsten Prozesstyp: Datensatzänderung.


Prozessgenerator

Bevor wir uns näher mit dem Prozessgenerator beschäftigen, machen wir eine kurze Tour:
Screenshot der Benutzeroberfläche des Prozessgenerators

Über die Schaltflächenleiste (1) können Sie den Prozess verwalten oder die Liste aller Prozesse anzeigen.

Der Zeichenbereich (2) ist die Hauptarbeitsumgebung für einen Prozess. Im Zeichenbereich können Sie Folgendes definieren:

  • Den Auslöser (3)
  • Einen oder mehrere Kriterienknoten (4)

Eine oder mehrere Aktionen (5) in einer Aktionsgruppe (6)

Erstellen eines Prozesses

Hier ein gängiger Anwendungsfall: Wenn eine Opportunity erstellt oder aktualisiert wird (Auslöser) und sie hochwertig ist und geschlossen und gewonnen wurde (Kriterien), einen Vertragsentwurf erstellen (sofortige Aktion). Sechs Tage, nachdem die Opportunity geschlossen wurde (Zeitplan), eine Folgeaufgabe für den Account-Inhaber erstellen (geplante Aktion).

Tipp

Tipp

Planen Sie Ihren Geschäftsprozess, bevor Sie versuchen, ihn zu automatisieren. Dadurch wird das Konfigurieren deutlich erleichtert, wenn Sie eines unserer Automatisierungstools verwenden.

  1. Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Prozessgenerator" ein, wählen Sie dann Prozessgenerator aus und klicken Sie dann auf Neu.
  2. Nennen Sie den Prozess "Geschlossene und gewonnene Opportunities". Der API-Name wird in "Closed_Won_Opportunities" geändert, wenn Sie das Feld "Name" durch Drücken der TAB-Taste verlassen.
  3. Geben Sie Folgendes als Beschreibung ein: Wenn eine Opportunity mit hohem Wert geschlossen und gewonnen wird, Entwurfsvertrag und Folgeaufgabe für den Accountinhaber erstellen.
  4. Konfigurieren Sie den Prozess so, dass er startet, wenn ein Datensatz geändert wird.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen eines Auslösers

  1. Klicken Sie auf Objekt hinzufügen.
  2. Geben Sie für "Objekt" Opp ein, um die Liste der Optionen zu filtern, und wählen Sie Opportunity aus.
  3. Wählen Sie wenn ein Datensatz erstellt oder bearbeitet wird aus. Der Bereich 'Objekt auswählen und angeben, wann der Prozess gestartet werden soll'
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen von Kriterien

Lassen Sie uns nun die Kriterien definieren. Wir prüfen, ob die Opportunity geschlossen und gewonnen wurde und ob sie einen hohen Wert hat. In diesem Beispiel bedeutet hoher Wert mehr als 250.000 US$.
  1. Klicken Sie auf Kriterien hinzufügen.
  2. Nennen Sie die Kriterien "Geschlossen und gewonnen" und "Hoher Wert".
  3. Lassen Sie Bedingungen sind erfüllt ausgewählt.
  4. Prüfen Sie, ob die Opportunity geschlossen und gewonnen wurde.
    1. Wählen Sie für "Feld" (1) Opportunity | Phase aus und klicken Sie dann auf Auswählen.
    2. Lassen Sie für "Operator" (2) die Option Gleich ausgewählt.
    3. Lassen Sie für "Typ" (3) die Option Auswahlliste ausgewählt.
    4. Wählen Sie für "Wert" (4) die Option Geschlossen und gewonnen aus.
  5. Prüfen Sie mithilfe einer anderen Bedingung, ob die Opportunity einen hohen Wert hat.
    1. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
    2. Wählen Sie für "Feld" (1) Opportunity | Betrag aus und klicken Sie dann auf Auswählen.
    3. Wählen Sie für "Operator" (2) Größer als aus.
    4. Lassen Sie für "Typ" (3) die Option Währung ausgewählt.
    5. Geben Sie für "Wert" (4) 250.000 ein.
    6. Stellen Sie sicher, dass alle Bedingungen erfüllt sind ausgewählt ist.
      Bereich 'Kriterien für diese Aktionsgruppe definieren'
  6. Klicken Sie auf Erweitert und wählen Sie Ja aus. Wenn Sie diese Option auswählen, ignoriert der Prozess Datensatzänderungen, die für Ihre definierten Kriterien nicht relevant sind. Wenn beispielsweise die Beschreibung der Opportunity geändert wird, führt der Prozess die zugehörigen Aktionen nicht aus.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen eines Zeitplans

Wir möchten, dass der Inhaber 6 Tage nach dem Schlusstermin der Opportunity beim Account nachfasst.
  1. Klicken Sie unter "Geplante Aktionen" auf Plan festlegen.
  2. Legen Sie den Plan auf 6 Tage nach dem Schlusstermin der Opportunity fest. Bereich 'Plan festlegen'
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen von Aktionen

Lassen Sie uns nun die Aktionen definieren, die ausgeführt werden, wenn die Kriterien erfüllt sind. Wir benötigen eine sofortige Aktion, die einen Vertragsentwurf und eine geplante Aktion erzeugt, die eine Aufgabe für den Inhaber des Accounts erstellt.

Sofortige Aktion

  1. Klicken Sie unter "Sofortige Aktionen" auf Aktion hinzufügen.
  2. Wählen Sie als Aktionstyp Datensatz erstellen aus.
  3. Nennen Sie die Aktion "Entwurfsvertrag erstellen".
  4. Wählen Sie als Datensatztyp Vertrag aus. Wenn Sie das Objekt auswählen, für das Sie einen Datensatz erstellen möchten, werden im Prozessgenerator Zeilen für die Pflichtfelder angezeigt.
  5. Um den Vertrag dem Account der Opportunity zuzuordnen, legen Sie die Account-ID fest.
    1. Wählen Sie für "Typ" die Option Feldverweis aus.
    2. Wählen Sie für "Wert" Opportunity | Account-ID aus und klicken Sie dann auf Auswählen. Tipp: Wenn Sie einen Wert ohne einen Pfeil daneben auswählen, wählen Sie ein Feld aus. Um Felder in zugehörigen Datensätzen zu verwenden, klicken Sie auf einen Wert mit einem Pfeil daneben.
      Wählen Sie 'Opportunity > Account-ID' aus.
  6. Stellen Sie sicher, dass der neue Vertrag ein Entwurf ist. Wählen Sie im Wert für "Status" in der Dropdown-Liste den Eintrag Entwurf aus. In der Prozessaktion wird die Account-ID des Vertrags auf die ID des Account-Inhabers der Opportunity und der Status des Vertrags auf 'Entwurf' festgelegt.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Geplante Ahtion

  1. Klicken Sie unter dem zuvor erstellten Zeitplan (6 Tage nach Schlusstermin) auf Aktion hinzufügen.
  2. Stellen Sie "Aktionstyp" auf Datensatz erstellen ein.
  3. Nennen Sie die Aktion "Folgeaufgabe".
  4. Wählen Sie für "Datensatztyp" Aufgabe aus.
  5. Legen Sie die Feldwerte der Aufgabe fest.
    Feld
    Typ
    Value (Wert)
    Zugeordnet zu ID
    Feldverweis
    Opportunity > Account-ID > Inhaber-ID
    Priority
    Auswahlliste
    Hoch
    Status
    Auswahlliste
    Nicht gestartet
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Geschafft! Sie haben einen Prozess erstellt, der Ihre Geschäfts-Opportunities mit hohem Wert automatisch verwaltet.

Endgültiger Prozess

Um diesen Prozess zu verwenden, müssen Sie ihn lediglich aktivieren.

Weitere Infos

Sie können diesen Prozess auch erweitern, um weitere Kriterien und Aktionen aufzunehmen. Wenn der erste Kriterienknoten, den Sie definiert haben, nicht als wahr ausgewertet wird, kann der Prozess überprüfen, ob eine Opportunity mit hohem Wert geschlossen und verloren oder ein Angebot abgegeben wurde, wobei weitere Aktionen basierend auf diesen Bedingungen verwendet werden würden. Es gibt unendliche Möglichkeiten.

Ressourcen