Führen von Benutzern durch Ihre Geschäftsprozesse mit Flow Builder

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Definieren eines Flows und seiner Hauptkomponenten
  • Beschreiben der Typen von Flow-Elementen
  • Einrichten eines Flows zum Erstellen eines Datensatzes und Hochladen von Dateien

Erste Schritte mit Flow Builder

In Verbindung mit Flows sind Ihnen möglicherweise mehrere Begriffe untergekommen, die synonym verwendet werden. Zur Erinnerung – Die offiziellen Begriffe sind wie folgt:

  • Salesforce Flow: Das Produkt, mit dem Flows und Prozesse erstellt, verwaltet und ausgeführt werden.
  • Flow Builder: Ein Zeigen-und Klicken-Tool für das Erstellen von Flows.
  • Flow: Eine Anwendung, die einen Geschäftsprozess automatisiert, indem sie Daten sammelt und Aufgaben in Ihrer Salesforce-Organisation oder einem externen System ausführt.

Kurz gesagt, das Produkt Salesforce Flow umfasst eine Reihe von Tools. Mit einem davon, Flow Builder, lassen sich Flows erstellen.

Flow-Bausteine

Jeder Flow besteht aus drei Bausteinen. Elemente, Konnektoren und Ressourcen in einem Flow

  • Elemente (1) werden im Zeichenbereich angezeigt. Wenn Sie im Zeichenbereich ein Element hinzufügen möchten, ziehen Sie es aus der Toolbox dorthin.
  • Konnektoren (2) definieren den Pfad, dem der Flow zur Laufzeit folgt. Sie teilen dem Flow mit, welches Element als Nächstes ausgeführt werden soll.
  • Ressourcen (3) sind Container, die einen bestimmten Wert darstellen, wie etwa Feldwerte oder Formeln. Sie können Ressourcen im gesamten Flow referenzieren. Beispielsweise können Sie die ID eines Accounts nachschlagen, diese ID in einer Variablen speichern und später auf diese ID verweisen, um den Account zu aktualisieren.

Für Flow-Elemente gibt es vier Kategorien.

Bildschirm 
Zeigen Ihren Benutzern Daten an oder sammeln Sie Informationen von ihnen mithilfe von Bildschirmelementen. Sie können Ihren Bildschirmen einfache Felder hinzufügen, wie beispielsweise Eingabefelder und Optionsfelder sowie standardmäßige Lightning-Komponenten wie "Datei hochladen".Ein Flow-Bildschirm, der mit standardmäßigen Feldern und Komponenten erstellt wurde

Wenn Ihre Flow-Bildschirme mehr bieten sollen, wie z. B. eine benutzerdefinierte Navigation oder die Anzeige von Informationen im Tabellenformat, erstellen oder installieren Sie benutzerdefinierte Lightning-Komponenten.Ein mit benutzerdefinierten Komponenten erstellter Flow-Bildschirm.

Logik 
Steuert den Ablauf Ihres Flows. Verzweigungen erstellen, Daten aktualisieren, Datensätze in Schleifen durchlaufen oder auf einen bestimmten Zeitpunkt warten. 

Aktionen 
Führen eine Aufgabe in Salesforce aus, wenn Sie über die notwendigen Informationen verfügen (die ggf. vom Benutzer über einen Bildschirm gesammelt wurden). Mit Flows können Salesforce-Datensätze nachgeschlagen, erstellt, aktualisiert und gelöscht werden. Sie dienen auch zum Erstellen von Chatter-Posts, zum Übermitteln von Datensätzen zur Genehmigung und zum Senden von E-Mails. Wenn Ihre Aktion standardmäßig nicht möglich ist, rufen Sie Apex-Code im Flow auf. 

Integrationen 
Verbinden Sie Ihren Flow mit einer externen Datenbank, indem Sie zentrale Aktionen oder Apex-Aktionen verwenden. Mit zentralen Aktionen können Sie Anforderungen stellen, ohne über den Salesforce-Server zu gehen. Flow Builder verfügt ebenfalls über einige Verknüpfungen mit Plattformereignissen. Veröffentlichen Sie Nachrichten zu Plattformereignissen mit einem Element des Typs "Datensätze erstellen". Abonnieren Sie Plattformereignisse mit einem Pausenelement.

Demo anzeigen

Wenn Sie Flows erstellen, arbeiten Sie im Flow Builder.

Screenshot der Flow Builder-Benutzeroberfläche mit Nummern, die auf die Toolbox, den Zeichenbereich und die Schaltflächenleiste verweisen
Toolbox (1) Die Toolbox enthält die Elemente und Ressourcen, mit denen Sie Ihren Flow erstellen.
  • Fügen Sie über die Registerkarte "Elemente" neue Elemente wie "Bildschirm" und "Datensätze erstellen" zu Ihrem Flow hinzu.
  • Erstellen Sie über die Registerkarte "Manager" Ressourcen wie Variablen, Phasen und Auswahlmöglichkeiten für die Verwendung in Ihrem Flow. Sie können auch eine Liste aller Elemente und Ressourcen anzeigen, die Sie zum Flow hinzugefügt haben.

Zeichenbereich (2) Der Zeichenbereich ist der Arbeitsbereich, in dem Sie Flows durch Hinzufügen von Elementen erstellen. Während Sie im Zeichenbereich Elemente hinzufügen und miteinander verbinden, wird der Flow visuell als Diagramm dargestellt.

Schaltflächenleiste (3) Die Schaltflächenleiste enthält Informationen über den Flow, wie etwa:
  • Ob der Flow aktiv oder inaktiv ist.
  • Wann der Flow zuletzt gespeichert wurde.
  • Ob Warnungen oder Fehler für den Flow vorliegen. Um die Warnungen oder Fehlermeldungen anzuzeigen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol.
Tastenkombinationen 
Verwenden Sie diese praktischen Tastenkombinationen für die schnelle Navigation innerhalb des Flows. Unter Windows:
  • Um die Ansicht zu vergrößern, drücken Sie STRG =.
  • Um die Ansicht zu verkleinern, drücken Sie STRG - .
  • Um die Ansicht an ein Fenster anzupassen, drücken Sie STRG 0.
  • Um die Ansicht stark zu vergrößern, drücken Sie STRG 1.
  • Wenn Sie mehrere Elemente im Zeichenbereich auswählen möchten, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken nacheinander auf die gewünschten Elemente.
Für Mac:
  • Um die Ansicht zu vergrößern, drücken Sie Befehlstaste =.
  • Um die Ansicht zu verkleinern, drücken Sie Befehlstaste -.
  • Um die Ansicht an ein Fenster anzupassen, drücken Sie Befehlstaste 0.
  • Um die Ansicht stark zu vergrößern, drücken Sie Befehlstaste 1.
  • Wenn Sie mehrere Elemente im Zeichenbereich auswählen möchten, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken nacheinander auf die gewünschten Elemente.

Erstellen eines Flows

Je nach Ihren Seitenlayouts können Objekte viele Felder haben, die Benutzer, die nur schnell einen Datensatz erstellen möchten, überfordern können. Lassen Sie uns deshalb einen Flow entwickeln, der die Account-Erstellung vereinfacht. Bei der Ausführung sammelt unser Flow Benutzereingaben zu einem neuen Account, erstellt einen Accountdatensatz und ermöglicht dem Benutzer, Dateien in diesen Accountdatensatz hochzuladen.
Tipp

Tipp

Planen Sie Ihren Geschäftsprozess, bevor Sie versuchen, ihn zu automatisieren. Dadurch wird das Konfigurieren erleichtert, wenn Sie eines unserer Automatisierungstools verwenden.

Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text "Flows" ein und wählen Sie Flows aus. Klicken Sie dann auf Neuer Flow und wählen Sie Bildschirm-Flow aus. Klicken Sie auf Weiter und klicken Sie auf Freihandform.

Hinzufügen eines Bildschirms zum Erfassen von Benutzereingaben

  1. Ziehen Sie ein Element Bildschirm aus der Toolbox in den Zeichenbereich.
  2. Geben Sie "Neuer Account " in das Feld "Bezeichnung" ein.
  3. Klicken Sie unter "Komponenten" zweimal auf Text.
  4. Wählen Sie die erste Text-Bildschirmkomponente aus und geben Sie "Accountname" in das Feld "Bezeichnung" ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich.
  5. Wählen Sie die zweite Text-Bildschirmkomponente aus und geben Sie "Telefonnummer" in das Feld "Bezeichnung" ein.
  6. Wählen Sie die Fußzeile unter den Text-Bildschirmkomponenten aus. Klappen Sie rechts Fußzeile konfigurieren auf. Wählen Sie unter "Schaltfläche 'Zurück'" die Option "Zurück" ausblenden aus. Wählen Sie unter "Schaltfläche 'Pause'" die Option "Pause" ausblenden aus.
    Screenshot des Bildschirms 'Bildschirmkomponenten'
  7. Klicken Sie auf Fertig.

Hinzufügen eines Elements "Datensätze erstellen" zum Erstellen von Datensätzen

Das Element "Datensätze erstellen" verwendet die Werte aus "Neuer Account", um einen Accountdatensatz zu erstellen.
  1. Ziehen Sie ein Element Datensätze erstellen aus der Toolbox in den Zeichenbereich. Geben Sie ihm den Namen "Account erstellen".
  2. Legen Sie "Wie sollen die Datensatzfelder festgelegt werden?" auf Unterschiedliche Ressourcen und Literalwerte verwenden fest.
  3. Wählen Sie unter "Datensatz für dieses Objekt erstellen" aus dem Menü "Objekt" Account aus.
  4. Wählen Sie bei "Feld" die Option Name aus.
  5. Wählen Sie unter "Wert" BILDSCHIRMKOMPONENTEN | Account_Name aus.
  6. Klicken Sie auf Feld hinzufügen.
  7. Wählen Sie bei "Feld" die Option "Telefon" aus.
  8. Wählen Sie unter "Wert" BILDSCHIRMKOMPONENTEN Phone_Number aus. Vergewissern Sie sich, dass das Element "Datensätze erstellen" so aussieht. Screenshot des Bildschirms 'Neue Datensätze erstellen'
  9. Klicken Sie auf Fertig.

Erstellen des Bildschirms, der das Hochladen von Dateien ermöglicht

Mit dem zweiten Bildschirmelement können Benutzer Dateien für den von ihnen erstellten Account hochladen.
  1. Ziehen Sie ein weiteres Element Bildschirm in den Zeichenbereich.
  2. Konfigurieren Sie unter "Bildschirmeigenschaften" folgende Einstellungen:
    1. Geben Sie "Dateien hochladen" in das Feld "Bezeichnung" ein.
    2. Klappen Sie rechts Fußzeile konfigurieren auf. Wählen Sie unter "Schaltfläche 'Zurück'" die Option "Zurück" ausblenden aus. Wählen Sie unter "Schaltfläche 'Pause'" die Option "Pause" ausblenden aus. Wenn Sie diese Optionen nicht deaktivieren, können Benutzer zum ersten Bildschirm zurückkehren, sodass aus Versehen mehrere Accounts erstellt werden könnten.
  3. Klicken Sie links unter "Bildschirmkomponenten" auf Datei hochladen.
    1. Geben Sie "accountFiles" in "API-Name" ein.
    2. Geben Sie "Zugehörige Dateien hochladen" als Bezeichnung für "Datei hochladen" ein.
    3. Wählen Sie für "Mehrere Dateien zulassen" $GlobalConstant.True aus.
    4. Wählen Sie für "ID des verwandten Datensatzes" VARIABLES | AccountId from Create_Account aus. Der resultierende Wert sollte {!Create_Account} sein. Die Feldeinstellungen für das Feld mit der Komponente zum Hochladen von Dateien
  4. Klicken Sie auf Fertig.

Die Komponente "Datei hochladen" ermöglicht dem Benutzer, mehrere Dateien gleichzeitig in den erstellten Account hochzuladen.

Verbinden der Elemente zum Fertigstellen des Flows

Durch das Verbinden der Flow-Elemente geben Sie die Reihenfolge an, der der Flow zur Laufzeit folgen soll.
  1. Klicken Sie unten in "Start" auf den Knoten und ziehen Sie ihn auf "Neuer Account".
  2. Klicken Sie unten in "Neuer Account" auf den Knoten und ziehen Sie ihn auf "Account erstellen".
  3. Klicken Sie unten in "Account erstellen" auf den Knoten und ziehen Sie ihn auf "Dateien hochladen". Verbinden von 'Neuer Account' mit 'Account erstellen' und 'Account erstellen' mit 'Dateien hochladen'
  4. Speichern Sie den Flow geben Sie ihm in "Flow-Bezeichnung" den Namen "Schnell-Account".
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Verteilen des Flows

Es ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, unseren Flow an die gewünschten Benutzer zu verteilen. Dazu fügen wir ihn zur Startseite hinzu.
Weitere Einzelheiten zur Verteilung eines Flow finden Sie im Modul Verteilung von Bildschirm-Flows.

Aktivieren des Flows

Im Lightning-Anwendungsgenerator sind nur aktive Flows verfügbar, weshalb Sie den Flow zuerst aktivieren müssen.
  1. Wenn Sie noch immer den Flow "Schnell-Account" in Flow Builder betrachten, klicken Sie auf Aktivieren. Falls nicht, geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text "Flow" ein und wählen Sie dann Flows aus.
  2. Klicken Sie auf Schnell-Account.
  3. Klicken Sie auf der Schaltflächenleiste in Flow Builder auf Aktivieren.

Hinzufügen Ihres Flows zur Startseite

  1. Erstellen Sie eine Startseite.
    1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text "Generator" ein und wählen Sie dann Lightning-Anwendungsgenerator aus.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Wählen Sie Startseite aus und klicken Sie auf Weiter.
    4. Geben Sie einen Namen für die Seite ein und klicken Sie auf Weiter.
    5. Klicken Sie auf SALESFORCE-STANDARDSEITE DUPLIZIEREN, wählen Sie bei Bedarf Standardwert für Startseite aus und klicken Sie auf Fertigstellen.
  2. Ziehen Sie die Flow-Komponente an den Anfang der rechten Spalte. Ziehen der Flow-Komponente auf eine Startseite
  3. Wählen Sie für "Flow" Schnell-Account aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern und Aktivieren, um Ihre Änderungen zu speichern und die Seite zu aktivieren.
  5.  Klicken Sie auf Als Organisationsstandard zuweisen und Speichern, um diese Seite der Organisation als Standardstartseite zuzuweisen.
  6. Um Ihren Flow in Aktion zu sehen, wechseln Sie zu Ihrer Startseite.
    1. Klicken Sie auf Zurück, um zum Setup zurückzukehren.
    2. Klicken Sie auf App Launcher-Symbol und unter "Alle anzeigen" auf Startseite.
Resultierende Startseite

Sicherstellen, dass Benutzer den Flow ausführen können

Um sicherzustellen, dass Benutzer den Flow ausführen können, fügen Sie die Benutzerberechtigung "Flows ausführen" zu einem Berechtigungssatz oder Profil hinzu und weisen diesen bzw. dieses den gewünschten Benutzern zu. Wenn Überschreiben Sie das Standardverhalten und schränken Sie den Zugriff auf aktivierte Profile oder Berechtigungssätze ein für den Flow ausgewählt ist, fügen Sie den Flow einem Berechtigungssatz oder Profil hinzu und weisen Sie ihn den gewünschten Benutzern zu.
Hinweis

Nur Flow-Administratoren (d. h. Benutzer mit der Benutzerberechtigung "Flow verwalten") können inaktive Flows ausführen.

Weitere Infos

  • Ein Flow-Interview ist eine ausgeführte Instanz eines Flows. Wenn Sie einen Flow verteilen, interagieren die Benutzer mit einzelnen Interviews des betreffenden Flows.
  • In dieser Lektion wurde ein einfaches Beispiel eines Flows veranschaulicht. Sie können diesen Flow anpassen, um noch wesentlich mehr Aufgaben auszuführen. Beispielsweise können Sie den Flow "Schnell-Account" so verbessern, dass er Werte für mehr Account-Felder, wie Accountnummer oder Inhaberschaft, bereitstellt. Oder nutzen Sie die gleichen Eingaben, um auch einen Kontakt und eine Opportunity zu erstellen.

Ressourcen

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