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Anpassen, wie Datensätze mit Genehmigungen genehmigt werden

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Definieren eines Genehmigungsprozesses und seiner Hauptkomponenten
  • Beschreiben eines Geschäftsprozesses, der mithilfe eines Genehmigungsprozesses automatisiert werden kann
  • Einrichten eines Genehmigungsprozesses zur automatischen Verwaltung, wenn sich ein Account von einem potenziellen Kunden in einen neuen Kunden ändert

Erste Schritte mit Genehmigungen

Ein Genehmigungsprozess automatisiert, wie Salesforce-Datensätze in Ihrer Organisation genehmigt werden. In einem Genehmigungsprozess geben Sie Folgendes an:

  • Die Schritte, die zur Genehmigung eines Datensatzes erforderlich sind, und wer ihn bei den einzelnen Schritten genehmigt. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Urlaubsantrag erstellt, können Sie automatisch eine Genehmigungsanfrage an den Vorgesetzten des Mitarbeiters senden lassen.
  • Die durchzuführenden Aktionen basieren auf den Schritten im Genehmigungsprozess. Wenn z. B. ein Urlaubsantrag genehmigt wird, aktualisieren Sie die Felder im Datensatz des Mitarbeiters. Wenn der Antrag jedoch abgelehnt wird, senden Sie eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter.

Sehen wir uns ein Beispiel für einen Genehmigungsprozess an, das veranschaulicht, wie ein Datensatz die verschiedenen Schritte des Prozesses durchläuft. In diesem Beispiel stellt ein Benutzer einen Antrag auf eine neue Stelle in einem Unternehmen.

Diagramm, das ein Beispiel eines Genehmigungsprozesses zeigt

Wenn ein Benutzer die Genehmigung für eine neue Stelle beantragt, werden Aktionen beim ursprünglichen Einreichen durchgeführt. Die Standardaktion beim ursprünglichen Einreichen sperrt den Datensatz. Mit dieser Aktion wird sichergestellt, dass andere Benutzer (mit Ausnahme von Genehmigern und Administratoren) den Datensatz nicht ändern können, während dieser auf Genehmigung wartet. Zu den weiteren möglichen Aktionen beim Einreichen zählen das Senden einer E-Mail-Benachrichtigung, das Aktualisieren eines Felds in einem Datensatz, das Erstellen einer Aufgabe und das Senden einer ausgehenden Nachricht.

Genehmigungsschritte weisen verschiedenen Benutzern Genehmigungsanfragen zu und definieren die Genehmigungskette für einen bestimmten Genehmigungsprozess. In diesem Beispiel weist der erste Schritt die Genehmigungsanfrage dem direkten Vorgesetzten des Einreichers zu.

Wenn der direkte Vorgesetzte den Antrag ablehnt, werden die endgültigen Ablehnungsaktionen ausgeführt und der Genehmigungsstatus der Stelle wird auf Abgelehnt festgelegt.

Wenn der direkte Vorgesetzte die Anfrage genehmigt, geht der Datensatz zum nächsten Schritt über – die Genehmigung durch die Geschäftsleitung. Wenn die Geschäftsleitung die Stelle ablehnt, werden dieselben Aktionen für die endgültige Ablehnung durchgeführt.

Wenn die Geschäftsleitung die Stelle genehmigt, werden Aktionen für die endgültige Genehmigung durchgeführt. Die Aktionen legen den Genehmigungsstatus auf Genehmigt fest, heben die Sperre des Datensatzes für künftige Aktualisierungen auf und benachrichtigen den Mitarbeiter, der die neue Stelle beantragt hat.

Aktionen für die endgültige Genehmigung erfolgen nur, wenn ein Datensatz genehmigt wird und es keine weiteren Genehmigungsschritte gibt.

Erstellen eines Genehmigungsprozesses

Nachdem Sie nun die Grundzüge eines Genehmigungsprozesses kennengelernt haben, wollen wir uns der Praxis zuwenden. Sie müssen sicherstellen, dass ein Vorgesetzter Opportunities genehmigt, die einen Rabatt von mehr als 40 % erhalten. Die Opportunity muss ihren Genehmigungsstatus widerspiegeln: "Genehmigt" oder "Nicht Genehmigt".
Tipp

Tipp

Planen Sie Ihren Geschäftsprozess, bevor Sie versuchen, ihn zu automatisieren. Dadurch wird das Konfigurieren deutlich erleichtert, wenn Sie eines unserer Automatisierungstools verwenden.

Vorplanung

Bevor wir loslegen, sollten wir uns einen Plan ausdenken.

Ziel Benötigtes Element
Nachverfolgen des Rabattprozentsatzes jeder Opportunity Benutzerdefiniertes Feld (Opportunity)
Nachverfolgen des Genehmigungsstatus jeder Opportunity Benutzerdefiniertes Feld (Opportunity)
Beantragen einer Genehmigung durch Vorgesetzte, wenn ein Opportunity-Rabatt höher als 40 % ist Genehmigungsprozess (Opportunity)
Benachrichtigen von Vorgesetzten, wenn ein Opportunity-Rabatt genehmigt werden muss E-Mail-Vorlage
Wenn Vorgesetzte reagieren, den Genehmigungsstatus der Opportunity aktualisieren Genehmigungsaktionen (Feldaktualisierung)
Tipp

Tipp

Für den Zweck dieser Aufgabe vereinfachen wir dieses Szenario. In der Praxis kann das standardmäßige Rabattfeld bei einem Opportunity-Produkt verwendet werden, um anschließend mithilfe eines Rollup-Zusammenfassungsfelds den betreffenden Wert zum Opportunity-Datensatz hinzuzufügen.

Erstellen einer E-Mail-Vorlage

Erstellen Sie zuerst die E-Mail-Vorlage, sodass der Vorgesetzte des Datensatzinhabers benachrichtigt werden kann, wenn auf eine Opportunity ein Rabatt von mehr als 40 % gewährt wurde.

  1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text "Vorlagen" ein und wählen Sie dann Classic-E-Mail-Vorlagen aus.
  2. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
  3. Wählen Sie Text als Vorlagentyp aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Vorlage.
    Feld Value (Wert)
    Ordner Nicht abgelegte öffentliche Classic-E-Mail-Vorlagen
    Zur Verwendung verfügbar Ausgewählt
    E-Mail-Vorlagenname Opportunity-Rabatt genehmigen
    Codierung Westeuropäisch
    Betreff Bitte genehmigen Sie diese Opportunity mit Rabatt
    E-Mail-Text {!User.Manager}, Auf {!Opportunity.Name} wurde ein Rabatt gewährt. Bitte genehmigen Sie diesen Rabatt. Vielen Dank.
    Das Einfügen des Briefvorlagenfelds {!Opportunity.Name} ist hilfreich für den Genehmiger, da es einen Link zum Opportunity-Datensatz bereitstellt. So kann sich der Genehmiger den Datensatz ansehen, bevor er auf die Anfrage antwortet.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen benutzerdefinierter Felder

Lassen Sie uns nun benutzerdefinierte Felder erstellen, damit wir den Rabattprozentsatz und Genehmigungsstatus für jede Opportunity nachverfolgen können.

  1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text "Objekt-Manager" ein und wählen Sie dann Objekt-Manager aus.
  2. Klicken Sie auf Opportunity.
  3. Wählen Sie zuerst Felder & Beziehungen aus und klicken Sie dann auf Neu.
  4. Wählen Sie in der Spalte "Datentyp" Prozent aus und klicken Sie auf Weiter.
  5. Fügen Sie das Feld "Prozent" mit diesen Werten hinzu.
    Feld Value (Wert)
    Feldbezeichnung Rabattprozentsatz
    Länge Standard übernehmen
    Dezimalstellen Standard übernehmen
    Erforderlich Ausgewählt
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Klicken Sie auf Speichern & Neu.
  9. Wählen Sie in der Spalte "Datentyp" Auswahlliste aus und klicken Sie dann auf Weiter.
  10. Fügen Sie ein Auswahllistenfeld mit diesen Werten hinzu.
    Feld Value (Wert)
    Feldbezeichnung Rabattprozentsatz-Status
    Values (Werte) Geben Sie Werte ein, wobei Sie jeden auf einer neuen Zeile angeben
    Auswahllistenwerte Genehmigt
    Nicht Genehmigt
  11. Klicken Sie auf Weiter.
  12. Klicken Sie auf Weiter.
  13. Klicken Sie auf Speichern.

Hervorragend! Sie haben eine E-Mail-Vorlage zur Benachrichtigung von Genehmigern erstellt und ein Objekt mit den Pflichtfeldern für Ihren Genehmigungsprozess eingerichtet.

Erstellen eines Genehmigungsprozesses

Nun da unsere Organisation bereit ist, erstellen wir den Genehmigungsprozess.
  1. Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Genehmigung" ein und wählen Sie dann Genehmigungsprozesse aus.
  2. Wählen Sie im Feld "Genehmigungsprozesse verwalten für" den Eintrag Opportunity aus.
  3. Klicken Sie auf Neuen Genehmigungsprozess erstellen | Schnellstartassistenten verwenden. Der Schnellstartassistent unterstützt Sie bei der Erstellung eines einfachen Genehmigungsprozesses, indem er einige Entscheidungen für Sie trifft.
  4. Konfigurieren Sie den Genehmigungsprozess.
    Feld Value (Wert)
    Name Opportunity-Rabatt genehmigen
    E-Mail-Vorlage für Genehmigungszuordnungen Opportunity-Rabatt genehmigen
    Eingabekriterien angeben Opportunity: Rabattprozentsatz höher als 0,4
    Genehmiger auswählen Zulassen, dass der Einreicher den Genehmiger manuell auswählt
  5. Speichern Sie den Genehmigungsprozess.
  6. Klicken Sie auf Seite mit Genehmigungsprozessdetails anzeigen.
  7. Klicken Sie unter "Aktionen für endgültige Genehmigung" auf Neu hinzufügen | Feldaktualisierung und konfigurieren Sie sie mit diesen Werten.
    Feld Value (Wert)
    Name Genehmigt
    Zu aktualisierendes Feld Rabattprozentsatz-Status
    Ein bestimmter Wert Genehmigt
  8. Klicken Sie auf Speichern.
  9. Klicken Sie unter "Aktionen für die endgültige Ablehnung" auf Neu hinzufügen | Feldaktualisierung und konfigurieren Sie sie mit diesen Werten.
    Feld Value (Wert)
    Name Nicht genehmigt
    Zu aktualisierendes Feld Rabattprozentsatz-Status
    Ein bestimmter Wert Nicht genehmigt
  10. Klicken Sie auf Speichern.

Gut gemacht! Um mit der Bewertung von Opportunities mit Rabatt zu beginnen, aktivieren Sie einfach den Genehmigungsprozess.

Sicherstellen, dass Datensätze übermittelt werden

Sie haben eine Menge Arbeit erledigt, um zu automatisieren, was passiert, wenn ein Datensatz zur Genehmigung vorgelegt wird. Wenn Benutzer nun bei einer Opportunity auf Zur Genehmigung senden klicken, durchläuft sie Ihren Genehmigungsprozess. Aber was, wenn (der reinste Horror) Benutzer vergessen, auf die Schaltfläche zu klicken?

Hier kommt der Prozessgenerator ins Spiel. Eine der verfügbaren Prozessaktionen ist "Zur Genehmigung senden", d. h. Sie können einen Prozess einrichten, der Datensätze automatisch zur Genehmigung einreicht. Und das bedeutet, dass Ihre Benutzer sich nicht mehr daran erinnern müssen, Opportunities zur Genehmigung einreichen zu müssen. Zum Beispiel in einem Prozess, der abläuft, wenn Opportunities angelegt oder bearbeitet werden:

  1. Fügen Sie einen Kriterienknoten hinzu, der prüft, ob der Rabattprozentsatz höher als 0,4 ist.
  2. Fügen Sie die Aktion "Zur Genehmigung senden" hinzu, die die Opportunity zur Genehmigung einreicht. Die Aktion 'Zur Genehmigung senden'
Tipp

Tipp

Die Aktion "Zur Genehmigung senden" ist auch im Flow Builder als zentrale Aktion verfügbar.

Weitere Infos

Helfen Sie Ihren Benutzern, offene Genehmigungsanfragen anzuzeigen, indem Sie die Komponente "Zu genehmigende Elemente" ihrer Startseite hinzufügen. Lassen Sie außerdem Benutzer auf Genehmigungsanfragen direkt per E-Mail oder Chatter antworten. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten Ihrer Organisation für Genehmigungen.