Anpassen, wie Datensätze genehmigt werden
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Definieren eines Genehmigungsprozesses und seiner Hauptkomponenten
- Planen der Automatisierung eines Geschäftsprozesses mit einem Genehmigungsprozess
Erste Schritte mit Genehmigungen
Ein Genehmigungsprozess automatisiert, wie Salesforce-Datensätze in Ihrer Organisation genehmigt werden. In einem Genehmigungsprozess geben Sie Folgendes an:
- Die Schritte, die zur Genehmigung eines Datensatzes erforderlich sind, und wer ihn bei den einzelnen Schritten genehmigt. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Urlaubsantrag erstellt, können Sie automatisch eine Genehmigungsanfrage an den Vorgesetzten des Mitarbeiters senden lassen.
- Die durchzuführenden Aktionen basieren auf den Schritten im Genehmigungsprozess. Wenn z. B. ein Urlaubsantrag genehmigt wird, aktualisieren Sie die Felder im Datensatz des Mitarbeiters. Wenn der Antrag jedoch abgelehnt wird, senden Sie eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter.
Sehen wir uns ein Beispiel für einen Genehmigungsprozess an, das veranschaulicht, wie ein Datensatz die verschiedenen Schritte des Prozesses durchläuft. In diesem Beispiel stellt ein Benutzer einen Antrag auf eine neue Stelle in einem Unternehmen.
Wenn ein Benutzer die Genehmigung für eine neue Stelle beantragt, werden Aktionen beim ursprünglichen Einreichen durchgeführt. Die Standardaktion beim ursprünglichen Einreichen sperrt den Datensatz. Mit dieser Aktion wird sichergestellt, dass andere Benutzer (mit Ausnahme von Genehmigern und Administratoren) den Datensatz nicht ändern können, während dieser auf Genehmigung wartet. Zu den weiteren möglichen Aktionen beim Einreichen zählen das Senden einer E-Mail-Benachrichtigung, das Aktualisieren eines Felds in einem Datensatz, das Erstellen einer Aufgabe und das Senden einer ausgehenden Nachricht.
Genehmigungsschritte weisen verschiedenen Benutzern Genehmigungsanfragen zu und definieren die Genehmigungskette für einen bestimmten Genehmigungsprozess. In diesem Beispiel weist der erste Schritt die Genehmigungsanfrage dem direkten Vorgesetzten des Einreichers zu.
Wenn der direkte Vorgesetzte den Antrag ablehnt, werden die endgültigen Ablehnungsaktionen ausgeführt und der Genehmigungsstatus der Stelle wird auf Rejected (Abgelehnt) festgelegt.
Wenn der direkte Vorgesetzte die Anfrage genehmigt, geht der Datensatz zum nächsten Schritt über – die Genehmigung durch die Geschäftsleitung. Wenn die Geschäftsleitung die Stelle ablehnt, werden dieselben Aktionen für die endgültige Ablehnung durchgeführt.
Wenn die Geschäftsleitung die Stelle genehmigt, werden Aktionen für die endgültige Genehmigung durchgeführt. Die Aktionen legen den Genehmigungsstatus auf Approved (Genehmigt) fest, heben die Sperre des Datensatzes für künftige Aktualisierungen auf und benachrichtigen den Mitarbeiter, der die neue Stelle beantragt hat.
Aktionen für die endgültige Genehmigung erfolgen nur, wenn ein Datensatz genehmigt wird und es keine weiteren Genehmigungsschritte gibt.
Erstellen eines Genehmigungsprozesses
Nachdem Sie nun die Grundzüge eines Genehmigungsprozesses kennengelernt haben, wollen wir uns der Praxis zuwenden. Sie müssen sicherstellen, dass ein Vorgesetzter Opportunities genehmigt, die einen Rabatt von mehr als 40 % erhalten. Die Opportunity muss ihren Genehmigungsstatus widerspiegeln: "Approved (Genehmigt)" oder "Not Approved (Nicht genehmigt)".
Planen Sie Ihren Geschäftsprozess, bevor Sie versuchen, ihn zu automatisieren. Dadurch wird das Konfigurieren deutlich erleichtert, wenn Sie eines unserer Automatisierungstools verwenden.
Vorplanung
Bevor wir loslegen, sollten wir uns einen Plan ausdenken.
| Ziel | Benötigtes Element |
|---|---|
|
Nachverfolgen des Rabattprozentsatzes jeder Opportunity |
Benutzerdefiniertes Feld (Opportunity) |
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Nachverfolgen des Genehmigungsstatus jeder Opportunity |
Benutzerdefiniertes Feld (Opportunity) |
|
Beantragen einer Genehmigung durch Vorgesetzte, wenn ein Opportunity-Rabatt höher als 40 % ist |
Genehmigungsprozess (Opportunity) |
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Benachrichtigen von Vorgesetzten, wenn ein Opportunity-Rabatt genehmigt werden muss |
E-Mail-Vorlage |
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Wenn Vorgesetzte reagieren, den Genehmigungsstatus der Opportunity aktualisieren |
Genehmigungsaktionen (Feldaktualisierung) |
Für die Zwecke dieser Aufgabe vereinfachen wir dieses Szenario. In der Praxis kann das standardmäßige Rabattfeld bei einem Opportunity-Produkt verwendet werden, um anschließend mithilfe eines Rollup-Zusammenfassungsfelds den betreffenden Wert zum Opportunity-Datensatz hinzuzufügen.