In Verbindung bleiben und im Home Office zusammenarbeiten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Einrichten Ihres Online-Profils
• Einsetzen von Tools für die Zusammenarbeit zum Aufrechterhalten des Kontakts mit Ihren Kollegen

Arbeit passiert dort, wo Sie sind

Wenn sich die meisten – oder alle – Ihre Kollegen an verschiedenen Standorten befinden, kann es leicht sein, sich geduckt zu halten und auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Wenn Sie jedoch nicht in Kontakt bleiben, wissen oder verstehen Ihre Kollegen vielleicht nicht unbedingt, woran Sie gerade arbeiten. Zudem entgeht Ihnen der Aufbau guter Arbeitsbeziehungen mit Ihren Teamkollegen.

Lassen Sie uns also darüber sprechen, wie Sie in Ihrem Team sichtbar und aktiv bleiben können. Denn Arbeit passiert, ganz gleich wo Sie gerade sind.

Ihr Profil schärfen

Die meisten Softwareanwendungen, die Sie für die Arbeit nutzen, haben eine Profilseite, die Sie anpassen können. Sie können meist ein Foto und Informationen über sich selbst hinzufügen. Bei der Verwendung von Salesforce kann dies Ihr Slack-Profil, Ihr Chatter-Profil oder auch beides sein! Machen Sie es sich einfach zur Gewohnheit, Ihr Profil für alle Softwareanwendungen auszufüllen, die Sie und Ihre Kollegen regelmäßig einsetzen. 

Dazu ein praktischer Tipp: Nutzen Sie für alle von Ihnen verwendeten Anwendungen dasselbe Profilfoto, damit Ihre Kollegen Sie unabhängig von der von Ihnen genutzten Anwendung leicht erkennen können.

Slack-Profil

Teilen Sie nicht nur Ihr Foto und Angaben wie Name, Titel und Zeitzone mit Ihrem Slack-Profil, sondern zeigen Sie auch Ihren aktuellen Status an und verwalten Sie Benachrichtigungen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen wissen, wenn sie mit einer Reaktion auf eine Frage oder Anforderung rechnen können. Zudem können Sie sich so auf Arbeiten mit der höchsten Priorität konzentrieren.

Chatter-Profile

In Ihrem Chatter-Profil können Sie Ihr Foto, Ihren Namen, Titel und Ort angeben. Im Abschnitt "Über mich" geben Sie Informationen zu Kernarbeitszeit, Zeitzone, Erreichbarkeit und Arbeitsstil an. Füllen Sie Ihre Kontaktinformationen aus, damit klar ist, wie Sie kontaktiert werden können.

Mit der Zusammenarbeit beginnen

Nutzen Sie die Kommunikationsinstrumente Ihres Unternehmens, um in Verbindung zu bleiben. Verwenden Sie Ihre Kalendersoftware, um zu sehen, wann andere Zeit haben, damit Sie Besprechungen anfragen und ansetzen können. Oder werfen Sie einen Blick auf den Kalender, um zu sehen, ob ein Kollege Zeit hat, bevor Sie eine Sofortnachricht senden.

Salesforce bietet je nach Bedarf und Zielgruppe Kommunikationstools, die sowohl für offizielle als auch für informelle Kommunikation geeignet sind. Wir arbeiten hauptsächlich mit Slack, Chatter und Quip. Für zusätzliche virtuelle Zusammenarbeit verwenden wir Videokonferenzen und E-Mail.

Verschiedene Teams haben oft ihre eigenen Kommunikationsinstrumente. Lernen Sie die Ihres Teams kennen und nutzen Sie sie. Sie haben viele Möglichkeiten, mit Ihren Mitarbeitern und abteilungsübergreifenden Teams in Verbindung zu bleiben. 

Hier ist eine weitere Sache, die ausprobiert werden sollte: Ganz gleich, welche Zusammenarbeitssoftware Ihr Team bevorzugt, sei es Slack, Chatter, Quip oder ein anderes Tool, melden Sie sich zunächst an und eröffnen Sie einen Guten-Morgen-Thread mit Ihren Kollegen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Hallo zu sagen und in Verbindung zu bleiben, ganz gleich, von wo aus Sie arbeiten.

Effektiv arbeiten in Slack

Wir betrachten Slack als unseren digitalen Hauptsitz. In Slack finden Unterhaltungen in Channels und Direktnachrichten (DMs) statt. Channels sind Bereiche, in denen Sie mit Ihren Kollegen an bestimmten Themen arbeiten können. DMs eignen sich für einmalige Unterhaltungen, bei denen sich nicht ein ganzer Channel einklinken muss an, um mehr darüber zu erfahren.

Ist ein Team verteilt, da beispielsweise manche Teammitglieder von zu Hause aus arbeiten, manche im Büro und andere auf Geschäftsreise sind, werden keine festen Bürozeiten eingehalten. Slack ermöglicht asynchrones Arbeiten und mindert dadurch den Stress, unterschiedliche Termine und Zeitzonen unter einen Hut bringen zu müssen.

Einsetzen von Chatter in Salesforce

Wenn Sie mit Salesforce arbeiten, sollten Sie Chatter verwenden. Chatter eignet sich hervorragend, um Änderungen zu veröffentlichen, Fragen zu stellen, Diskussionen zu führen und Ankündigungen zu machen.

Eine der nützlichsten Funktionen von Chatter ist der Datensatz-Feed, in dem Sie Informationen zu einem Kunden, einer Opportunity, einem Kundenvorgang oder einem anderen spezifischen Datensatz finden können. Um über alles, was in Chatter passiert, auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen prüfen und anpassen. Bei besonders wichtigen Themen können Sie immer dann eine Benachrichtigung erhalten, wenn jemand etwas postet.

Kontextbezogene Zusammenarbeit in Quip

Bei Salesforce setzen wir Quip erfolgreich ein. Dieses Tool ist mobil einsetzbar, ermöglicht eine schnelle Zusammenarbeit und trägt zur Reduzierung von Besprechungen und E-Mails bei. Quip ist eine Anwendung, mit der Sie in der Cloud Dokumente, Kalkulationstabellen, Chats und Aufgaben erstellen und gemeinsam nutzen können. Quip ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen und ist umfassend in die Salesforce-Plattform integriert. 

Eine der Möglichkeiten, wie wir Quip hier bei Salesforce nutzen, ist das Einholen von Feedback und das Treffen von Entscheidungen zu einer neuen Richtlinie. Wir erstellen ein Quip-Dokument, beschreiben den Richtlinienvorschlag und erstellen eine Liste von Akteuren, die zustimmen müssen. Mitwirkende können das Quip-Dokument direkt bearbeiten und kommentieren. Wenn sie bereit sind zu unterschreiben, aktivieren sie einfach das Kontrollkästchen neben ihrem Namen. Entscheidungsfindung im Handumdrehen und ganz ohne Besprechung!

Fazit

Füllen Sie unbedingt Ihr Online-Profil für die Softwareanwendungen aus, die Sie und Ihr Team für die Arbeit einsetzen, und melden Sie sich online bei Ihren Kollegen. Setzen Sie Tools für die Zusammenarbeit ein, um die Arbeit im Team zu erledigen. Dies sind einige der Möglichkeiten, wie Sie unabhängig von Ihrem Arbeitsort in Kontakt bleiben und zusammenarbeiten können.

Als Nächstes erörtern wir, wie Sie das Beste aus Ihrer Arbeitsumgebung zu Hause machen können.