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Einrichten der Arbeitsumgebung im Home Office

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Einrichten einer Arbeitsumgebung bei Ihnen zu Hause entsprechend Ihrem Platzangebot und Budget
  • Optimale Nutzung Ihrer Geräte für virtuelles Arbeiten

Von zu Hause aus arbeiten

Für Menschen auf der ganzen Welt haben sich die Realitäten des Alltags aufgrund von COVID-19 dramatisch verändert. Vor der aktuellen Krise gingen die meisten Arbeitnehmer in ein Büro oder an einen anderen dafür vorgesehenen Arbeitsplatz, um ihre Arbeit zu erledigen. Eine kleinere Anzahl von Beschäftigten arbeitete von zu Hause aus und nutzte dabei cloudbasierte Tools und Kommunikationstechnologie für die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden. Wir verwendeten Begriffe wie extern oder remote, um Menschen zu beschreiben, die von zu Hause aus arbeiteten.

Plötzlich arbeiten viel mehr von uns von zu Hause aus. In einigen Teilen der Welt und manchen Unternehmen arbeitet mittlerweile die gesamte Belegschaft von zu Hause aus. Es gibt keine separate Gruppe "externer" oder Remote-Mitarbeiter mehr. Alle Mitarbeiter sind extern.

Ganz gleich, ob Sie in der Kundenbetreuung, als Immobilienmakler, Vertriebler oder in einer anderen Funktion tätig sind, versuchen Sie möglicherweise zum allerersten Mal, Ihre Arbeit von zu Hause aus zu erledigen.  

Dieses Modul soll Ihnen umsetzbare Tipps und Anleitungen für den Umgang mit dieser ganz neuen Normalität geben. Zwar gibt es Gemeinsamkeiten bei unseren Erfahrungen, doch jeder Einzelne erlebt diese Pandemie auf unterschiedliche Weise. In der Praxis bedeutet das, dass die hier vorgestellten Strategien möglicherweise nicht für jeden geeignet sind. Wie bei allen Ratgebern übernehmen Sie das, was für Sie funktioniert, und kümmern sich nicht um den Rest.

Im Folgenden wird thematisiert:

  • Einrichten einer Arbeitsumgebung zu Hause
  • Bewährte Methoden für das Arbeiten im Home Office
  • Aufrechterhalten des Kontakts mit Ihren Kollegen

Lassen Sie uns mit dem Einrichten Ihrer Arbeitsumgebung beginnen.

Finden eines für die Arbeit bestimmten Bereichs

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, besteht eine Ihrer ersten Aufgaben in der Einrichtung Ihrer Arbeitsumgebung. Die Wohnsituation jedes Menschen ist anders. Einige von Ihnen haben vielleicht einen zusätzlichen Raum, den Sie nutzen können, während andere vielleicht einen geeigneten Platz im Wohn- oder Schlafzimmer finden müssen. 

Zu Hause arbeitende Menschen

Wenn Sie in Ihrem Haushalt nach möglichen Orten für Ihre Arbeitsumgebung suchen, stellen Sie sich diese Fragen.

  • Brauche ich einen Raum mit einer Tür, die sich schließen lässt?
  • Wenn ich in diesem Bereich arbeite, was wird für meine Webcam sichtbar sein?
  • Habe ich in diesem Teil meines Haushalts einen geeigneten Internetzugang?
  • Gibt es in der Nähe eine Steckdose?
  • Gibt es eine direkte Sonneneinstrahlung, die einen blendenden Bildschirm und eine Überanstrengung der Augen verursachen kann?
  • Gibt es Ablenkungen in diesem Bereich, die mich von der Arbeit abhalten?

Möglicherweise ist Ihre Situation nicht unbedingt ideal, weshalb Sie sich bemühen müssen, das Beste daraus zu machen. Wenn es sich bei dem von Ihnen gewählten Bereich um einen gemeinsam genutzten Raum handelt, müssen Sie möglicherweise mit den anderen Raumnutzern einen Zeitplan aushandeln, wann Sie ungestört arbeiten können.

Optimieren Ihrer Heimbüroumgebung

Sobald Ihre Arbeitsumgebung steht, müssen Sie als Nächstes die folgenden empfohlenen Voraussetzungen erfüllen.

  • Headset mit Mikrofon
  • Mobiltelefon oder Online-Telefonzentrale
  • Internetverbindung: Für Online-Besprechungen werden in der Regel mindestens 25 MBit/s empfohlen, besser sind 50 MBit/s.
  • Ergonomische Grundlagen

Es stimmt zwar, dass das Mikrofon Ihres Laptops im Notfall ausreicht, aber es kann virtuelle Besprechungen erschweren, da es oft Hintergrundgeräusche erfasst und die Audioqualität schlecht ist. Es kann auch bewirken, dass die Besprechungsteilnehmer an ihrem Ende ein Echo hören. Ein Headset mit Mikrofon ist die beste Wahl.

Das Mobiltelefon ist eine gute Alternative für den Fall, dass Ihre Internetverbindung zu einem ungünstigen Zeitpunkt – etwa mitten in einer Besprechung – ausfällt. In diesen Fällen können Sie sich meist mit Ihrem Mobiltelefon wieder in die Besprechung einwählen.

Auf Ergonomie achten

Um Schmerzen und Beschwerden zu vermeiden, sollten einfache ergonomische Tipps befolgt werden. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie eine stabile Arbeitsfläche in passender Höhe haben. Investieren Sie zweitens in einen verstellbaren Bürostuhl, um eine gesunde Körperhaltung zu gewährleisten. Vergessen Sie schließlich nicht wichtige Peripheriegeräte wie einen externen Monitor, eine Tastatur und Maus, sofern Ihr Budget dies hergibt. Im Abschnitt "Ressourcen" finden Sie weitere Tipps zum Einrichten und Anpassen der Arbeitsumgebung, damit Sie bequem und sicher arbeiten können.

Mit nicht ganz idealen Bedingungen zurechtkommen

Manchmal gehen Dinge schief, selbst wenn Sie Ihr Bestes getan haben, um alles genau so einzurichten. Möglicherweise geht Ihre WLAN-Verbindung verloren, wodurch Sie von einer wichtigen Besprechung getrennt werden könnten. Jemand in Ihrem Haushalt – vielleicht ein Kind oder ein Haustier – betritt vielleicht Ihre Arbeitsumgebung, während Sie in einer Telefonkonferenz sind. Geräusche aus einem anderen Raum lenken Sie möglicherweise ab. Für Ihre Webcam sichtbarer gemeinsam genutzter Wohnraum sieht eventuell etwas unordentlich aus. Im Laufe des Tages verhandeln Sie vielleicht mit Ihrem Mitbewohner über die Aufteilung der Zuständigkeiten, während Sie gleichzeitig mit Ihren beruflichen Verpflichtungen jonglieren.

Ein Vater hält ein Baby im Arm, während seine Partnerin sich gerade fit hält

Versuchen Sie, sich daran zu erinnern, dass diese Situation neu ist und dass Sie Ihr Bestes tun, damit alles gut klappt. Denken Sie auch daran, dass es anderen möglicherweise ähnlich ergeht. Nutzen Sie diese neue Realität, um Mitgefühl für sich selbst und für andere zu üben. Vielleicht entdecken Sie, dass Sie etwas mit einem Kollegen oder Kunden gemeinsam haben. Oder Sie lachen gemeinsam über die lustigen Dinge, die in dieser Anpassungsphase passieren.

Beheben von Problemen aufgrund schlechter Internetverbindung

Eines der häufigsten Probleme, mit denen Beschäftigte bei der Arbeit von zu Hause aus zu tun haben, ist eine schlechte Internetverbindung. Wenn es bei einer Besprechung zu Engpässen bei der Bandbreite kommt, gehen Sie wie folgt vor.

  • Schalten Sie die Webcam aus.
  • Schließen Sie in Ihrem Browser nicht benötigte Fenster.
  • Deaktivieren Sie zeitweise Softwareanwendungen, die Sie nicht nutzen.
  • Brechen Sie verarbeitungsintensive Aktivitäten wie das Herunterladen großer Dateien ab.
  • Gehen Sie näher an den Router heran.

Wenn nichts davon hilft, wählen Sie sich mit Ihrem Mobiltelefon erneut in die Besprechung ein.

Sich an das Arbeiten von zu Hause aus gewöhnen

Nun, da Ihre Arbeitsumgebung eingerichtet ist, können Sie die Arbeit aufnehmen. Bei Befolgen einiger bewährter Vorgehensweisen fangen Sie nicht auf dem falschen Fuß an.

Gewohnheit 1: Wie gewohnt kleiden

Wenn es für Sie neu ist, von zu Hause aus zu arbeiten, widerstehen Sie dem Drang, den Schlafanzug anzubehalten. Machen Sie morgens alles so, wie Sie es täten, wenn Sie ins Büro gingen. Machen Sie sich Frühstück, ziehen Sie etwas an, worin Sie sich wohl fühlen, und halten Sie sich an Ihre morgendlichen Abläufe. Wenn das tun, können Sie geerdet bleiben. Wenn Sie sich dann für den Tag anmelden, werden Sie sich ganz normal fühlen.

Personen in geschäftsmäßiger oder zwangloser Kleidung

Gewohnheit 2: Verhaltensregeln für Online-Besprechungen beachten

Wenn Online-Besprechungen neu für Sie sind, hier einige Tipps, die Sie beachten sollten.

  • Webcam einschalten: Schalten Sie Ihre Webcam ein, damit die anderen Teilnehmer Sie sehen. Dadurch lässt sich die Kommunikation viel persönlicher gestalten. Wenn allerdings Ihre Internetverbindung schlecht ist, schalten Sie Ihre Webcam aus, um Bandbreite freizugeben. Erklären Sie Ihren Kollegen, dass Sie Ihre Kamera ausschalten, um Ihre Verbindung zu verbessern.
  • Mikrofon aus: Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen. Hintergrundgeräusche können das Hören erschweren.
  • Unterbrechungen vermeiden: Im Allgemeinen sollten wir einander zuhören und uns nicht unterbrechen. Das gilt vor allem bei Online-Besprechungen, denn wenn zwei Personen miteinander sprechen, versteht niemand etwas.
  • Nebengespräche einschränken: Auch hier gilt: Wenn während einer Online-Besprechung mehr als eine Person spricht, ist niemand richtig zu hören. Sprechen Sie nacheinander.

Gewohnheit 3: Pausen nicht vergessen

Wenn Sie zu Hause arbeiten, kann es leicht passieren, dass Sie an Ihrem Stuhl kleben bleiben. Sie merken es vielleicht nicht immer, aber es entgehen Ihnen viele der üblichen Pausen und Unterbrechungen, wie sie im Büro vorkommen. Das ist gut für die Konzentration, aber schlecht für andere Dinge wie Stimmung, Energie, langfristige Aufmerksamkeit und Ihr körperliches Wohlbefinden.

Tun Sie also Dinge, die Ihnen helfen, sich geistig und körperlich zu regenerieren. Sie können Anwendungen nutzen, die sie regelmäßig zu einer Verschnaufpause anregen, oder sich einfach nur dehnen. Noch besser ist es, Pausen in Ihren Tag einzubauen.

Planen Sie z. B. jeden Tag eine Mittagspause ein, die Sie in Ihrem Kalender reservieren. Machen Sie am Ende des Tages einen Spaziergang, um sich selbst zu signalisieren, dass Ihr Arbeitstag vorbei ist und Ihre Freizeit begonnen hat. 

Bereit zur Arbeit?

Ihr Büro ist startklar, Sie sind passend gekleidet und haben Pausen eingeplant. Als Nächstes erörtern wir, wie Sie eine starke Online-Präsenz aufbauen und effektiv mit Ihrem Team zusammenarbeiten können, auch wenn alle im Home Office sind.

Ressourcen

Blogpost: Einrichten eines Home Office: Einfache Tipps zur Ergonomie