Optimieren der Leistung bei Vertriebsgebieten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Nennen mehrerer Möglichkeiten, die Performance bei der Verwendung von Vertriebsgebieten zu verbessern
  
• Erklären, wie untergeordnete Regionen effizient neu zugeordnet werden
  
• Erläutern, wie wirkungsvolle Filterkriterien für Zuordnungsregeln definiert werden
  
• Entscheiden, ob Zuordnungsregeln bei einer Account-Aktualisierung ausgelöst werden
  

Einführung

Die Zeit vergeht wie im Flug! Es ist schon ein paar Monate her, dass die hervorragende Salesforce-Administratorin Maria Jimenez Vertriebsgebiete für Ursa Major Solar eingerichtet hat. Ihr Vertriebsteam hat enorm davon profitiert, dass es jetzt so einfach ist, nachzuvollziehen, wer woran arbeitet.

Vor kurzem übernahm Ursa Major einen seiner Mitbewerber, ein Unternehmen namens Capricorn Solar. Um die Verkaufsregionen, Accounts und Vertriebsmitarbeiter von Capricorn zu verwalten, macht Maria Überstunden. Die größten Sorgen macht ihr dabei die Systemleistung. Sie hat besonders wegen der vielen Änderungen an ihrem aktiven Regionsmodell und der Wartung so vieler Regionen Bedenken. Es ist also an der Zeit, einen Gang höher zu schalten und einige fortgeschrittene Fähigkeiten zu erwerben, um sicherzustellen, dass die Funktion so effizient wie möglich arbeitet.

Bei dieser Einheit bemühen wir uns, Marias Fragen zur Leistungsoptimierung bestmöglich zu beantworten. Los geht's!

Vermeiden übermäßiger Regelauswertung

Der erste Schritt auf Marias Liste besteht darin, die übergeordneten Regionen von Capricorn zur Regionshierarchie im aktiven Regionsmodell von Ursa Major hinzuzufügen. Als zweites werden diesen Regionen Accounts zugeordnet. Sie fragt sich, wie sie durch Accountzuordnungsregeln entstehende Leistungsprobleme minimieren kann.

Wir empfehlen die Anwendung übernommener Regeln auf untergeordnete Regionen.

Wenn Sie eine übergeordnete Region zu Ihrer Regionshierarchie hinzufügen, ist es am besten, übernommene Accountzuordnungsregeln auf ihre untergeordneten Regionen anzuwenden. Wenn Sie jeden Zweig der Regionshierarchie als eigenen "Baum" definieren, schließen sich die gleichrangigen Regionen auf derselben Ebene gegenseitig aus. Auf diese Weise verhindern Sie, dass das Regelmodul mehr Hierarchiezweige als nötig auswertet, was die Performance verbessert.

Zur Anwendung übernommener Regel aktivieren Sie das Kontrollkästchen Untergeordneten Regionen zuweisen auf der Detailseite der Zuordnungsregel.

Vermeiden der unnötigen Neuberechnung von Zugriffsebenen

Um die Regionsstruktur von Capricorn zu berücksichtigen, muss Maria noch einige weitere Änderungen an ihrem aktiven Regionsmodell vornehmen. Wie kann sie Regionen am besten anderen übergeordneten Regionen zuordnen, ohne dass dies die Leistung beeinträchtigt?

Wir empfehlen, auf der untersten Ebene der Regionshierarchie zu beginnen, dort Änderungen vorzunehmen und dann Ebene für Ebene durch die Hierarchie nach oben zu gehen. Durch diese Methode wird vermieden, dass die Zugriffsebenen auf Accounts, Opportunities, Kontakte und Kundenvorgänge für dieselben Regionen neu berechnet werden müssen.

Hinweis: Bei Regionsmodellen in der Planungsphase ist diese Vorgehensweise nicht notwendig.

Definieren effektiver Filterkriterien in Zuordnungsregeln

Maria ist jetzt so weit, dass sie die Filter in einigen neuen Zuordnungsregeln für die Capricorn-Accounts definieren kann. Welche bewährten Vorgehensweisen sollte sie im Hinterkopf haben, wenn sie Performance-Probleme reduzieren möchte?

Wir empfehlen, Kriterien für numerische Felder und nicht Zeichenfolgenfelder zu definieren. Man sollte außerdem vermeiden, numerische Kriterien als Text zu definieren.

Bei Operatoren für Zeichenfolgenfelder wird die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet, was die Leistung beeinträchtigen kann. Anstatt also Kriterien für Zeichenfolgenfelder zu definieren, sollten Sie Kriterien besser für numerische Felder definieren.

Darüber hinaus beeinträchtigen auch als Text definierte numerische Felder die Leistung. Bei einem Filterkriterium für die Anzahl der Mitarbeiter geben Sie daher besser 1000 und nicht ein Tausend an.

Definieren restriktiver Zuordnungsregeln

Während Maria weitere Zuordnungsregeln für die Capricorn-Accounts definiert, haben wir noch ein paar Empfehlungen.

Machen Sie die definierten Zuordnungsregeln so restriktiv wie möglich. Vermeiden Sie beispielsweise die Angabe vieler OR-Bedingungen. Auf diese Weise ordnet Salesforce einer Region nicht zu viele Accounts zu.

Erstellen Sie Filterkriterien, die folgenden Verhältnissen entsprechen, um die Leistung zu verbessern.

• Wenn einer Region mehr als 10.000 Datensätze zugeordnet sind, kann dies zu Leistungseinbußen führen. Wenn einer Region beispielsweise 12.000 Accounts zugeordnet sind, dann sind das wahrscheinlich zu viele.
  
• Das Verhältnis von der Anzahl der Regionen zur Anzahl der zugeordneten Benutzer gilt eine Daumenregel von 3 : 1.
  
• Und falls Sie mehr als 1.500 Benutzer zu einer Region hinzufügen müssen, verwenden Sie dazu nicht Setup. Verwalten Sie die Zuordnung von Benutzern zu Regionen über die API.
  

Vermeiden der unnötigen Ausführung von Zuordnungsregeln

Maria ist mit der Option "Diesen Account beim Speichern anhand von Regionsregeln auswerten" vertraut. Sie fragt sich, ob sie Zeit sparen kann, wenn sie diese Option für die Capricorn-Accounts verwendet.

Wir raten hier zur Vorsicht.

Sie können Salesforce so konfigurieren, dass Accountzuordnungsregeln ausgeführt werden, wenn ein Account aktualisiert wird.

• Um dies auf der Account-Bearbeitungsseite einzurichten, aktivieren Sie Diesen Account beim Speichern anhand von Regionsregeln auswerten.
  
• Möchten Sie dies über die API einrichten, geben Sie den entsprechenden Header-Parameter im Aktualisierungsaufruf der SOAP-API oder REST-API an.
  

Da Salesforce die Zuordnungsregeln jedoch für alle Ihre Accounts ausführt, selbst wenn nur ein einziger Account aktualisiert wurde, kann dies die Leistung beeinträchtigen. Sie sollten diese Methoden mit Vorsicht einsetzen, um Leistungseinbußen zu vermeiden.

Tipp: Damit die Zuordnung von Accounts zu Regionen im Verlauf einer Rechnungsperiode stabil bleibt, replizieren Sie die Attribute Ihrer Zuordnungsregeln in benutzerdefinierten Feldern, die Sie zum Account-Seitenlayout hinzufügen. Danach verwenden Sie die benutzerdefinierten Felder in Ihrer Regeldefinition, während Sie die Originalfelder wie zuvor weiterverwenden. Dadurch werden Account-Attribute auf eine Weise gesteuert, durch die die Zuordnung stabil bleibt.

Maria hat jetzt viel über das Optimieren von Performance und Vertriebsgebiete gelernt. Sie braucht jetzt dringend eine Pause! Das gibt Ihnen Zeit, Ihr Wissen gleich zu testen.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Use Rules to Assign Accounts to Territories
• Salesforce-Hilfe: Activating Assignment Rules and Applying Them to Descendant Territories