Tipps und Tricks für die Enterprise-Regionsverwaltung
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Erläutern, wie die Rollenhierarchie und die Regionshierarchie zusammenarbeiten
- Erklären, wie Rollup-Prognosen für Regionen angezeigt werde
- Beschreiben, wie man die Synchronisierung mit einer externen maßgeblichen Informationsquelle durchführt
- Nennen bewährter Vorgehensweisen für die Datenbereinigung
- Auflisten von Tipps für den Umgang mit benannten Accounts
Einführung
Maria hat viel über die Vermeidung von Leistungseinbußen im Zusammenhang mit der Enterprise-Regionsverwaltung gelernt.
Es gibt aber noch ein paar Dinge, die sie lernen möchte, während sie die Einrichtung der Funktion beendet, die die Verkaufsregionen, Accounts und Vertriebsmitarbeiter von Capricorn Solar abbildet.
Bei dieser Einheit beantworten wir Marias verbleibende Fragen zu verschiedenen Themen und lernen dabei selbst dazu!
Vermeiden duplizierter Hierarchiestrukturen
Maria muss noch mehr Änderungen an der Regionshierarchie von Ursa Major vornehmen, ist sich aber nicht sicher, wie sie diese strukturieren soll. Sollen die Änderungen auf der Benutzerrollenhierarchie basieren?
Nein. Die Zugriffsebene für den Zugriff auf Accounts, Opportunities, Kontakte und Kundenvorgänge, die die Enterprise-Regionsverwaltung ermöglicht, bietet Rollups zur Rollenhierarchie. Das Duplizieren der Regionsstruktur im Vertriebszweig der Rollenhierarchie ist unnötig und redundant.
Verwenden Sie stattdessen Ihre Rollenhierarchie für die Darstellung von Management-Beziehungen, Berichte zu Rollups, Genehmigungen und andere hierarchische Workflows. Vereinfachen Sie den Vertriebszweig Ihrer Rollenhierarchie so, dass er nur Rollen für diese Zwecke enthält. Verwenden Sie dann die Regionshierarchie, um den Zugriff auf Datensätze auf der Grundlage der Regionszuordnungen von Benutzern zu erweitern.
- Ihre Rollenhierarchie eignet sich perfekt für die Modellierung der Berichterstattungsstrukturen in Management und Personalwesen, bei denen eine Person nur gegenüber einer anderen Person Bericht erstattet.
- Ihre Regionshierarchie ist ideal für die Modellierung einer Matrix-Berichterstattungsstruktur, bei der eine Person mehreren Führungskräften Bericht erstatten kann.
Anzeigen von Rollup-Prognosen für Regionen
Das Vertriebsteam von Ursa Major verwendet gemeinschaftliche Prognosen und hat kürzlich Regionsprognosen aktiviert. Wie kann Maria sicherstellen, dass ihr Team Rollup-Prognosebeträge für seine Regionen angezeigt bekommt?
Weisen Sie jeder Region, für die Rollup-Prognosebeträge angezeigt werden sollen, einen Prognosemanager zu. Wenn Sie beispielsweise monatlich Prognosen für Ihre Region AMER erhalten möchten, ordnen Sie die Region AMER einem Prognosemanager zu, selbst wenn es gar keine konkrete Person gibt, die diese Region verwaltet.
Entscheiden Sie bei jeder Region ohne untergeordnete Regionen, ob Sie einen Prognosemanager zuordnen möchten.
| Ist ein Prognosemanager... | gilt für Prognosen Folgendes: |
|---|---|
| zugeordnet | Prognosen für die Region stehen dem Prognosemanager zur Anzeige und Änderung zur Verfügung |
| nicht zugeordnet | Prognosen stehen jedem für Prognosen aktivierten und der Region zugeordneten Benutzer zur Verfügung, und der jeweilige Benutzer kann seine eigenen Prognosen anzeigen und anpassen, nicht jedoch die Prognosen anderer Benutzer |
Das folgende Beispiel zeigt, wie Regionsprognosen für Prognosebenutzer aussehen könnten.
Synchronisieren mit einer maßgeblichen Informationsquelle
Maria nutzte eine externe "maßgebliche Informationsquelle" für die Regionen von Ursa Major, bevor sie die Enterprise-Regionsverwaltung einrichtete. Sie findet diese Daten noch immer nützlich. Wie kann sie die Enterprise-Regionsverwaltung damit synchronisieren?
Wir empfehlen, ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ "Externe ID" zu erstellen und es zum Seitenlayout für Regionen hinzuzufügen.
Wenn Sie Ihre Regionshierarchie mit einer externen maßgeblichen Informationsquelle integrieren, können Sie diese Quelle als Grundlage für Ihre Regionshierarchie verwenden und sie zum Verwalten Ihrer Regionen nutzen. Beachten Sie, dass dieser Prozess nicht automatisch erfolgt. Es sind dazu Datenimporte oder die Verwendung der API notwendig. Damit Ihre Regionshierarchie mit Ihrer externen maßgeblichen Informationsquelle synchronisiert bleibt, sollten Sie sie regelmäßig pflegen.
Hinweis: Wenn Sie Ihr benutzerdefiniertes Feld für externe ID als eindeutig definieren, können Sie keine Regionsmodelle duplizieren.
Mehr erreichen mit Filterkriterien für Zuordnungsregeln
Sie haben wahrscheinlich bemerkt, dass Zuordnungsregeln auf zehn Filterkriterienfelder beschränkt sind. Als Maria Regeln für die Capricorn-Accounts definiert, stellt dieses Limit eine zu große Einschränkung dar. Wie kann sie diese Beschränkung umgehen?
Wenn die Zahl der Kriterieneinträge für Ihre Geschäftsanforderungen nicht ausreicht, verwenden Sie Formelfelder, um mehrere Datenfelder in einem Account zu kombinieren. Benötigen Sie beispielsweise mehr als zehn Kriterienfelder, können Sie z. B. die Felder "Rechnungsanschrift Land" und "Rechnungsanschrift Bundesland" in einem Formelfeld kombinieren. Im Abschnitt "Ressourcen" finden Sie einen Link, über den Sie mehr über Formelfelder erfahren können.
Wenn Kriterien auf verwandten Datensätzen eine Accounts basieren, verwenden Sie Rollup-Zusammenfassungsfelder oder Auslöser, um Daten in den Account zu verschieben. Verwenden Sie dann diese Felder, um Kriterien für Accountzuordnungsregeln zu unterstützen.
Obwohl zehn Kriterienfelder zulässig sind, empfehlen wir Ihnen, höchsten sechs zu verwenden.
Bereinigen von Daten geht vor
Maria bemerkt, dass es bei ihren Salesforce-Daten Probleme wie z. B. doppelte Datensätze gibt. Während sie ihr Regionsmodell ändert, hat sie eine Idee: Sie könnte Zuordnungsregeln doch zum Bereinigen der Daten verwenden. Toller Einfall, oder?
Tatsächlich raten wir davon ab, Regionszuordnungsregeln zum Bereinigen von Daten zu verwenden, besonders, wenn Sie festlegen, welcher Account mit einem Lead verknüpft werden soll. Führen Sie die Datenbereinigung getrennt von der Regionszuordnung durch, damit die Regionsregelstruktur möglichst schlank bleibt.
- Verwenden Sie Duplikatsverwaltungsfunktionen, um doppelte Datensätze zu verwalten und zusammenzuführen.
- Nutzen Sie Lightning Data, um Ihre Datensätze aktuell zu halten und neue Accounts zu finden, die Ihren besten Kunden ähneln.
Im Abschnitt "Ressourcen" finden Sie Links, über die Sie mehr über Duplikatsverwaltungsfunktionen und Lightning Data erfahren können.
Effektives Definieren benannter Accounts
Wie viele Unternehmen hat auch Capricorn Solar einige benannte Accounts, also wichtige Accounts, die den Vertriebsmitarbeitern zugeordnet sind, die sie am besten verwalten können. Ein benannter Account wird in der Regel nach einem Unternehmen benannt, wie z. B. Solar Emporium, und nicht nach seiner Verkaufsregion, beispielsweise San Francisco. Maria hat noch nicht nie mit benannten Accounts gearbeitet und braucht ein paar Tipps.
- Definieren Sie benannte Accounts in den Regelkriterien. Da Accountnamen lang sein können, empfehlen wir diese Vorgehensweise meist kleineren Kundenunternehmen, bei denen nicht so viele benannte Accounts innerhalb einer Region definiert werden.
- Definieren Sie Kriterien auf der Basis von Accountnummern, da sie genauer sind als Accountnamen. Diese Strategie erlaubt Vertriebsteams, mehr benannte Accounts innerhalb einer Region anzulegen.
- Definieren Sie Kriterien auf der Basis von Attributen aus den Accountdatensätzen des Hauptsitzes. Kunden können Formelfelder oder Apex verwenden, um diese Attribute aus dem HAUPTSITZ-Account für alle Datensätze in derselben Account-Familie anzugeben. Diese Methode stellt sicher, dass für die Zuordnung aller Accounts derselben Account-Familie dieselben Kriterien verwendet werden.
- Entwickeln Sie eine maßgeschneiderte Zuweisungslösung, wenn die bisherigen Lösungen keine angemessene Skalierbarkeit bieten.
Einsparen von Zeit und Arbeit mit APIs
Wegen der Regionsstruktur von Capricorn rechnet Maria damit, ihre Regionshierarchie häufig ändern zu müssen. Was kann sie tun, um die häufige Regionsneuausrichtung einfacher zu gestalten?
Manche Kunden richten ihre Regionen monatlich, wöchentlich oder gar täglich neu aus und senden dabei häufig Änderungen an eine große Regelbasis. Diese Kunden können von automatisierten Prozessen zur Aktualisierung der Regelstruktur profitieren.
Wir empfehlen die Verwendung unserer APIs, um die Pflege der Standardstruktur mit Accountzuordnungsregeln zu automatisieren. Zudem raten wir von einer Anpassung der Standardregelstruktur ab.
Hinweis: Die Standardregelstruktur von Salesforce ist relational und bietet ausreichend Flexibilität für unsere breite Kundenbasis. Obwohl die Pflege dieser Standardregelstruktur für größere Kunden technisch machbar ist, erschwert die relationale Struktur die automatisierte Pflege.
Vermeiden unnötiger Freigabe-Neuberechnungen
Ursa Major setzt auf Teamarbeit im Vertrieb. Maria kann ein bisschen Unterstützung beim Zuordnen der Accountinhaberschaft vertragen. Muss hier jetzt wieder die Enterprise-Regionsverwaltung zur Hilfe eilen?
Naja, nicht so ganz. Von der Enterprise-Regionsverwaltung werden Accountinhaber nicht automatisch zugeordnet oder geändert. Doch, wenn mehrere Vertriebsmitarbeiter einer oder mehreren Regionen zugeordnet sind, ordnen manche Kunden einen Pseudo- oder Integrationsbenutzer als Stellvertreter des Accountinhabers zu. Dann ordnen sie Regionen Vertriebsmitarbeiter und Rollen zu, um die Mitarbeiter-Account-Zuordnung abzubilden.
Diese Methode reduziert den Bedarf an Freigabe-Neuberechnungen, also nachgelagerten Datensatzänderungen, die aus Änderungen des Accountinhabers resultieren.
Sie können auch Apex oder eine andere, programmgesteuerte Ressource verwenden, um einen zugeordneten Regionsbenutzer als Accountinhaber anzugeben.
Steigern der Produktivität mithilfe der Enterprise-Regionsverwaltung
Maria ist fast fertig. Sie überlegt, ob es eine gute Idee ist, nach der kürzlichen Übernahme von Capricorn Accountteams für Ursa Major einzuführen. Kann sie die Enterprise-Regionsverwaltung und Accountteams gleichzeitig verwenden?
Wenn Sie die Enterprise-Regionsverwaltung nutzen, sollten Sie nicht auch Accountteams verwenden.
Beide Funktionen bieten einen Mechanismus für die Zuordnung der richtigen Vertriebsmitarbeiter zu Accounts, die erforderliche Zugangskontrolle für Datensätze und einen Rollup für Berichte.
Die Enterprise-Regionsverwaltung bietet jedoch einer eher hierarchisch ausgelegte Struktur für Rollups, Prognosen sowie die Möglichkeit, Vertriebsmitarbeiter Accounts automatisch zuzuordnen. Kunden haben uns auch berichtet, dass sie von Accountteams auf die Enterprise-Regionsverwaltung umgestellt haben, um die Erfüllung von Freigabe- und Berichterstellungsanforderungen zu vereinfachen. Wenn Sie also Ihren Prozess automatisieren möchten oder Ihr Vertriebsteam deutliches Wachstum erwartet, dann sollten Sie die Verwendung der Enterprise-Regionsverwaltung in Betracht ziehen.
Übersicht
Maria hat jetzt alles Nötige gelernt, um Ursa Majors Neuerwerb Capricorn Solar integrieren zu können. Die Funktion für die Enterprise-Regionsverwaltung spiegelt jetzt die kombinierten Vertriebsregionen, Accounts und Vertriebsmitarbeiter beider Unternehmen wider. Gut gemacht, Maria!
Sind Sie bereit, Ihr Wissen unter Beweis zu stellen?
