Erstellen eines Vertriebsprozesses und Verwenden von Opportunities

Hinweis

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Trailblazer aufgepasst!

Salesforce hat auf Desktop-Geräten zwei unterschiedliche Benutzeroberflächen: Lightning Experience und Salesforce Classic. Dieses Modul bezieht sich auf Salesforce Classic.

Informationen über den Wechsel zwischen den Benutzeroberflächen, das Aktivieren von Lightning Experience und mehr finden Sie im Modul Lightning Experience – Grundlagen hier in Trailhead.

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Beschreiben der Verwendung von Opportunities
  • Einrichten eines Vertriebsprozesses
  • Einrichten von Opportunity-Phasen
  • Erstellen einer Opportunity
  • Hinzufügen von Kontaktrollen zu einer Opportunity
  • Einrichten eines Opportunity-Teams

Der Vertriebsprozess

Jedes Unternehmen für sich ist einzigartig, aber allen ist eines gemein: Sie suchen nach Kunden, denen sie etwas verkaufen und die sie an sich binden können. Salesforce bietet Ihnen die erforderlichen Tools, um Ihre Pipeline zu erweitern und den Umsatz zu steigern.

Zu den Salesforce-Funktionen, die Ihren Vertriebsprozess unterstützen sollen, zählen Leads, Kampagnen, Produkte, Preisbücher, Opportunities und Angebote. In diesem Abschnitt werden Leads und Opportunities behandelt. Sie können Opportunities allein verwenden oder Ihre Opportunities durch Verwendung zusammen mit Leads erweitern.

Dieses Video bietet eine kurze Übersicht über die in diesem Modul behandelten Themen.

Opportunities

Opportunities sind laufende Geschäfte. In Salesforce können Sie Opportunities für vorhandene Accounts oder durch Konvertieren eines qualifizierten Leads erstellen. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Opportunities für die Verfolgung Ihrer Geschäfte verwenden, besser verstehen, an wen Sie verkaufen, und sich auf die Arbeit Ihres Teams konzentrieren können.

Opportunity-Phasen

Wenn Sie schon länger im Vertrieb arbeiten wissen Sie, dass ein Geschäft einem üblichen Prozess folgt. Zu Beginn bezeichnet man es noch als "vorläufig", dann als "fest" und schließlich kommt es zum Abschluss. Im Verlauf des Prozesses steigt Ihre Zuversicht, dass der Verkauf stattfindet. In Salesforce durchläuft eine Opportunity mehrere Phasen, die jeweils damit verknüpft sind, welche Aufgaben durchgeführt werden, wer gerade am Ball ist und wie hoch die Verkaufswahrscheinlichkeit ist.

Die Phasen, die normalerweise durchlaufen werden, können sein:

  • Interessentenphase
  • Entwicklung
  • Verhandlung/Überprüfung
  • Geschlossen/Gewonnen
  • Geschlossen/Verloren

Sie hatten eine Besprechung mit Leung und Alan von Get Cloudy Consulting. Sie sind an Ihrer neuen Linie maßgefertigter Turnschuhe Stratus X11 interessiert. Bis zum Abschluss des Geschäfts ist noch viel zu tun. Zunächst schnüren Sie ein attraktives Paket für die beiden.

Ihre neue Stratus X11-Opportunity für Leung und Alan befindet sich beispielsweise in der Phase "Interessiert". Bei der Bearbeitung des Geschäfts in den verschiedenen Phasen steigt vermutlich die Wahrscheinlichkeit, dass Leung und Alan bei Ihnen kaufen. Wenn sie am Ende aber doch kein Interesse an Ihrem Produkt haben, würden sie Ihnen dies vermutlich mitteilen oder einfach keine Informationen mehr anfordern. Sie können die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Verkaufs anhand der Phase abschätzen, in der sich das Geschäft jeweils befindet. Jeder Phase ist eine Wahrscheinlichkeit zugeordnet, an der sich erkennen lässt, ob das Geschäft erfolgreich abgeschlossen werden kann. Die Standardwahrscheinlichkeit wird vom Administrator festgelegt. Jeder Phase muss eine Wahrscheinlichkeit zugeordnet sein. Die Wahrscheinlichkeiten werden beim Erstellen von Prognosen verwendet. Diese werden in diesem Kurs nicht behandelt.

Auswahllistenwerte für Opportunity-Phasen

Wenn Sie die Phasen bestimmen möchten, die verwendet werden, sollten Sie einige Ihrer Vertriebsleister und wichtige Teammitglieder zusammenbringen, um Ihren Vertriebsprozess auszuarbeiten. Bestimmen Sie die Namen der Standardphasen, die verwendet werden sollen, und ob benutzerdefinierte Phasen für Ihre Firma hinzugefügt werden sollen. Achten Sie bei einer Anpassung der Phasen darauf, dass die Namen für Ihre Vertriebsmitarbeiter, die diese täglich verwenden, intuitiv sind. Machen Sie es sich zur Angewohnheit, Ihren Vertriebsprozess halbjährlich oder jährlich zu überprüfen, um sicher zu sein, dass Ihre Phasen noch relevant sind.

In Salesforce können Sie getrennte Vertriebsprozesse für die einzelnen Absätze einrichten. Cloud Kicks kann beispielsweise einen Vertriebsprozess für die Abwicklung von normalen Einzelhandelsaufträgen in großen Schuhmengen und einen separaten Prozess für Kleinaufträge für maßgefertigte Schuhe verwenden. Die Einrichtung solcher Prozesse umfasst mehrere Schritte.
  1. Erstellen Sie die im Vertriebsprozess erforderlichen Opportunity-Phasen.
  2. Geben Sie dem Vertriebsprozess einen Namen und wählen Sie die Opportunity-Phasen aus, die im jeweiligen Prozess enthalten sind.
  3. Erstellen Sie ggf. ein spezielles Opportunity-Seitenlayout für den Prozess. Sie können beispielsweise ein Feld namens "Kundenspezifische Ausschmückungen" im Seitenlayout des Vertriebsprozesses für Kleinaufträge für maßgefertigte Schuhe, aber nicht im Seitenlayout für normale Einzelhandelsaufträge einfügen.
  4. Erstellen Sie einen Datensatztyp für den Vertriebsprozess. Datensatztypen verknüpfen den Vertriebsprozess mit dem jeweils zugehörigen Seitenlayout.

Lassen Sie uns nun versuchen, einen neuen Vertriebsprozess einzurichten.

Einrichten von Opportunity-Phasen

  1. Klicken Sie unter Setup auf Anpassen | Opportunities | Felder.
  2. Klicken Sie auf die Feldbezeichnung Phase.
  3. Klicken Sie im Abschnitt "Picklist Values (Auswahllistenwerte)" für "Opportunity Stages (Opportunity-Phasen)" auf New (Neu).
  4. Geben Sie einen Namen für die Phase ein.
  5. Geben Sie eine Zahl ein, um die Wahrscheinlichkeit anzugeben, dass in dieser Phase erfolgreich ein Absatz getätigt wird. Geben Sie beispielsweise 20 für 20 % ein, wenn eines von fünf Geschäften in dieser Phase zum Abschluss kommt.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Einrichten eines Vertriebsprozesses

Sie verwenden u. U. verschiedene Prozesse, um unterschiedliche Artikel zu verkaufen. Sie müssen mindestens einen Vertriebsprozess in Salesforce einrichten. Sie können aber abhängig von den tatsächlichen Geschäftsabläufen zusätzliche Prozesse einrichten.

  1. Klicken Sie unter Setup auf Anpassen | Opportunities | Vertriebsprozesse.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Erstellen Sie einen Master-Prozess, um den ersten neuen Prozess für Ihre Organisation zu erstellen.
  4. Weisen Sie dem Vertriebsprozess einen eindeutigen, aber aussagekräftigen Namen zu, beispielsweise "Einzelhandelsumsatz".
  5. Wahlweise können Sie eine Beschreibung hinzufügen. Klicken Sie dann auf Speichern.
  6. Standardmäßig sind in einem neuen Prozess alle Phasen enthalten. Entfernen Sie die überflüssigen Phasen, indem Sie im Bereich "Ausgewählte Werte" auf den Namen der Phase und dann auf den Pfeil "Entfernen" klicken, um die überflüssige Phase in den Bereich "Verfügbare Werte" zu verschieben. Entfernen Sie beispielsweise "Qualifikation" aus den ausgewählten Werten, wenn Sie alle Leads qualifizieren, bevor Leads in Opportunities konvertiert werden.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen eines Opportunity-Datensatztyps

Der Datensatztyp legt fest, wie ein bestimmtes Seitenlayout bzw. ein Vertriebsprozess mit einem Produkttyp verknüpft ist. Datensatztypen bestimmen, welche Vertriebs-Opportunities welchen Vertriebsprozess durchlaufen.

  1. Klicken Sie unter Setup auf Anpassen | Opportunities | Datensatztypen.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie eine Bezeichnung und einen Namen für den Datensatztyp ein.
  4. Wählen Sie einen Vertriebsprozess aus, für den der Datensatztyp verwendet werden soll.
  5. Fügen Sie optional eine Beschreibung für diese Prozess hinzu.
  6. Wählen Sie die Profile aus, die auf den neuen Vertriebsprozess zugreifen können.
  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Wenden Sie das Seitenlayout auf das Opportunity-Layout an.
  9. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen einer Opportunity

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Opportunities" auf Neu.
  2. Wenn Ihre Organisation über mehr als einen Datensatztyp für Opportunities verfügt, wählen Sie den Typ aus, der diese Opportunity am besten darstellt.
  3. Geben Sie den Opportunity einen Namen.
  4. Wählen Sie den Account aus, auf den sich die Opportunity bezieht.
  5. Wählen Sie ein Abschlussdatum für die Opportunity aus.
  6. Wählen Sie die Phase aus, in der sich die Opportunity derzeit befindet.
  7. Salesforce fügt abhängig von der ausgewählten Phase eine Wahrscheinlichkeit hinzu. Sie können die Wahrscheinlichkeit ändern, wenn sie für diese Opportunity nicht zutreffend ist.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

Bei der Arbeit mit der neuen Opportunity wird die Opportunity-Phase geändert, um den Fortschritt in Richtung eines Umsatzes anzugeben. In der vollständigen Salesforce-Site können Sie den Datensatz bearbeiten, um die Opportunity-Phase zu ändern. Tippen Sie in der mobilen Salesforce-Anwendung auf Phase als 'Abgeschlossen' markieren.

Kontaktrollen in Opportunities

Kontaktrollen für Opportunities geben an, mit welchen Kontakten Sie es bei der Opportunity zu tun haben und welche Beziehung der jeweilige Kontakt zur Opportunity hat. Sie können auch Kontakte anderer Accounts mithilfe von Kontaktrollen mit der Opportunity verknüpfen.

Sie haben vor Kurzem ein Geschäft mit Get Cloudy Consulting Canada abgeschlossen und hören von Leung Chan, einer Entscheidungsträgerin von Get Cloudy Consulting, dass sie beabsichtigt, mit ihrem kanadischen Kollegen Lars über Ihr Produkt zu sprechen. Bei diesem Geschäft gilt Lars also als Beeinflusser. Diese wichtige Information können Sie festhalten, indem Sie Lars eine Rolle in der Opportunity zuweisen, obwohl er eigentlich ein Kontakt in einem anderen Account ist.

Themenliste ‘Kontaktrollen‘

Nehmen Sie sich die Zeit, um Lars als Kontakt für den Account Get Cloudy Consulting Canada hinzuzufügen. Fügen Sie anschließend seine Kontaktrolle für die soeben erstellte Opportunity hinzu.

Hinzufügen einer Kontaktrolle für eine Opportunity

  1. Klicken Sie in der Themenliste "Kontaktrollen" einer Opportunity auf Neu.
  2. Klicken Sie auf das Suchsymbol und wählen Sie einen Kontakt oder einen Personenaccount aus.
  3. Wählen Sie eine Rolle aus. Wenn Sie keine Rolle auswählen oder der Wert für die Rolle auf "Keine" gesetzt ist, werden keine Änderungen gespeichert, die Sie an diesem Datensatz vornehmen.
  4. Wählen Sie ggf. einen Hauptansprechpartner für diese Opportunity aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Teamarbeit im Vertrieb

Oftmals ist ein Team notwendig, um ein Geschäft abzuschließen. In Salesforce ermöglicht das Hinzufügen eines Opportunity-Teams die Zusammenarbeit der Teammitglieder sowie die Verfolgung des Fortschritts der Opportunity.

Opportunity-Teams weisen eine gewisse Ähnlichkeit zum Accountteams auf. Beide bieten die Möglichkeit, bestimmte Personen in Ihrem Unternehmen Accounts oder Opportunities zuzuordnen. Während Accountteammitglieder normalerweise eine langfristige Beziehung zum Kunden haben, handelt es sich bei einem Opportunity-Team um eine temporäre Gruppe mit Personen, die Ihnen beim Abschluss des Geschäfts helfen können. Durch die Zugehörigkeit zu einem Opportunity-Team erhalten die Teammitglieder Zugriff auf bestimmte Opportunity-Informationen, z. B. Aktualisierungen in Chatter. Obwohl dies in diesem Trail nicht behandelt wird, bietet Salesforce die Funktion "Opportunity-Aufteilungen", um einen Anreiz für Teammitglieder zu schaffen, das Geschäft zu machen.

Ein Screenshot der Themenliste ‘Opportunity-Team‘

Aktivieren der Teamarbeit im Vertrieb

  1. Geben Sie unter "Setup" im Feld Schnellsuche den Text Opportunity-Team-Einstellungen ein und wählen Sie dann Opportunity-Team-Einstellungen aus.
  2. Wählen Sie Einführung Teamarbeit im Vertrieb und klicken Sie auf Speichern.
  3. Wählen Sie die Seitenlayouts aus, in denen Opportunity-Teams enthalten sein sollen.
  4. Wählen Sie ggf. Zu angepassten Themenlisten von Benutzern hinzufügen aus, um die Themenliste für Opportunity-Teams für alle Benutzer zu allen Opportunities hinzuzufügen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen oder Bearbeiten von Teamrollen

Wenn die bereitgestellten Rollen nicht zum Ablauf des Vertriebsprozesses in Ihrem Unternehmen passen, können Sie neue Rollen hinzufügen oder vorhandene Rollen ändern.

Ein Screenshot der Werte der Auswahlliste ‘Teamrolle‘
  1. Klicken Sie unter Setup auf Anpassen | Opportunities | Opportunity-Teams | Felder.
  2. Klicken Sie auf die Feldbezeichnung Teamrolle.
  3. Führen Sie im Bereich mit den Auswahllistenwerten für Teamrollen einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Rolle auf Neu.
    • Klicken Sie auf Umbenennen, um einer vorhandenen Rolle einen anderen Namen zu geben.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen von Mitgliedern zu einem Opportunity-Team

  1. Öffnen Sie die Opportunity und navigieren Sie zur Themenliste "Opportunity-Team".
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Geben Sie in der Spalte Benutzer den Namen des Mitglieds ein. Opportunity-Teammitglieder erhalten automatisch Lesezugriff auf den zugehörigen Account.
  4. Wählen Sie eine Opportunity-Team-Rolle für das Mitglied aus.
  5. Wählen Sie eine Opportunity-Zugriffsebene für das Mitglied aus. Die Zugriffsebene darf hierbei nicht geringer sein als der für Ihre Organisation festgesetzte Freigabezugriff für Opportunities.
  6. Geben Sie Werte für beliebige benutzerdefinierte Felder an, die Ihr Administrator für Opportunity-Teams erstellt hat.
  7. Klicken Sie auf Speichern.
Ein Screenshot der Seite zum Hinzufügen von Mitgliedern zum Opportunity-Team

Wenn Sie öfter dasselbe Team für Opportunities verwenden, können Sie ein Standard-Opportunity-Team erstellen und dieses Team automatisch zu allen neuen Opportunities hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Guidelines for Setting Up and Adding a Default Opportunity Team in der Salesforce-Hilfe.

Ressourcen

Hinweis

Hinweis

Nicht vergessen: Dieses Modul bezieht sich auf Salesforce Classic. Wenn Sie Ihre Übungs-Organisation starten, wechseln Sie zu Salesforce Classic, um diese Aufgabe abzuschließen.

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