Grundlegende Informationen zu Account- und Kontaktbeziehungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Zuordnen eines Kontakts zu mehreren Accounts
  • Definieren der Rollen eines Kontakts für jeden Account, dem er zugeordnet ist
  • Erstellen einer Hierarchie unter zugehörigen Accounts

Drei wichtige Account- und Kontaktbeziehungen

Sie bereiten sich auf ein Treffen mit Alan und Leung von Get Cloudy Consulting vor. Sie haben die geschichtliche Entwicklung des Unternehmens mit Cloud Kicks recherchiert. Jetzt sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie verstehen, wie die Personen, ihr Unternehmen und Ihr eigenes Team zusammenpassen. Wenn Ihnen die Beziehungen zwischen Kontakten, Accounts und Ihrem internen Vertriebsteam klar sind, können Sie Geschäfte effektiver und effizienter abschließen.

Es gibt drei bestimmte Beziehungstypen, von denen jede eine andere Sicht auf die Komplexitäten von Geschäftsbeziehungen gibt. Mit "Kontakte zu mehreren Accounts" können Sie einen Kontakt mehreren Accounts zuordnen, sodass Sie die Beziehungen zwischen Personen und den Unternehmen, bei denen sie arbeiten, nachverfolgen können. Stellen Sie fest, wer eine indirekte Beziehung zu Get Cloudy hat und den Geschäftsabschluss möglicherweise voranbringen kann. Fügen Sie außerdem Rollen zu direkten und indirekten Kontakten hinzu, um festzustellen, an wen Sie sich am besten wenden. In der Accounthierarchie wird dargestellt, welchen Unternehmen Get Cloudy angegliedert ist. Möglicherweise gibt es eine Muttergesellschaft, mit der Sie bereits Geschäfte gemacht haben. Unter "Accountteams" können Sie feststellen, welche Vertriebsmitarbeiter an dem Get Cloudy-Geschäft arbeiten, damit Sie das interne Team besser koordinieren können.

Kontakte zu mehreren Accounts

Eventuell arbeiten Ihre Kontakte für mehrere Unternehmen. Ein Unternehmer kann beispielsweise mehrere Unternehmen besitzen oder ein Berater für mehrere Firmen tätig sein. Ihre Beziehungen mögen komplex sein, das heißt jedoch noch lange nicht, dass ihre Verwaltung kompliziert sein muss.

Wenn Sie einen einzelnen Kontakt mehreren Accounts zuordnen, können Sie ganz leicht die Beziehungen zwischen Personen und Unternehmen verfolgen, ohne doppelte Datensätze zu erstellen. Die Beziehungsregeln bleiben einfach. Jeder Kontakt muss mit einem primären Account verknüpft sein. Dies ist der Account, der unter Accountname angezeigt wird. Es handelt sich dabei in der Regel um das Unternehmen, mit dem der Kontakt am engsten verknüpft ist. Alle anderen, mit dem Kontakt verknüpften Accounts stellen indirekte Beziehungen dar. In der Liste "Zugehörige Kontakte" können Sie aktuelle und vergangene Beziehungen anzeigen und eindeutige, benutzerspezifische Details über diese Beziehungen erfassen, damit immer klar ist, mit wem Sie gerade sprechen oder sprechen sollten.

Beziehungsdetails

Sie bereiten sich auf die Besprechung mit Get Cloudy Consulting vor und sehen sich den Accountdatensatz und die Kontaktliste an. Alan und Leung, mit denen Sie bereits in Kontakt stehen, werden jeweils mit Titel und Rolle aufgeführt. Es gibt aber auch einen Kontakt namens "Gordon James". Get Cloudy ist zwar nicht der Account, der auf seinem Kontaktdatensatz angegeben ist, doch er ist als Berater für Get Cloudy tätig und könnte ein interessanter Ansprechpartner sein. Um die Beziehungen Ihres Unternehmens korrekt darzustellen, können Sie die Werte im Feld "Rollen" ändern und sogar benutzerdefinierte Felder erstellen, wie etwa ein Kontrollkästchen zur Kennzeichnung des Hauptkontakts für den Account.

Die Liste 'Zugehörige Kontakte' enthält alle mit dem Account verknüpften Kontakte

Einrichten von Kontakten zu mehreren Accounts

Die Einrichtung ist geht einfach und schnell. Führen Sie einfach die folgenden Schritte durch:
  1. Geben Sie unter "Setup" im Feld Schnellsuche den Text Account-Einstellungen ein und wählen Sie dann Account-Einstellungen aus.
  2. Wählen Sie die Option Zulassen, dass Benutzer einen Kontakt zu mehreren Accounts zuordnen aus.
  3. Fügen Sie die Themenliste "Zugehörige Kontakte" zu den Account-Seitenlayouts hinzu, die Ihre Vertriebsmitarbeiter verwenden.
    1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text Accounts ein und wählen Sie dann Seitenlayouts aus.
    2. Klicken Sie neben dem entsprechenden Seitenlayout auf Bearbeiten.
    3. Wählen Sie Themenlisten aus.
    4. Ziehen Sie die Themenliste "Zugehörige Kontakte" auf das Seitenlayout. Da die Themenliste "Zugehörige Kontakte" automatisch alle Direktkontakte enthält, können Sie die Themenliste "Kontakte" auf Ihren Account-Seitenlayouts entfernen.
      Tipp

      Tipp

      Sie können die Erkennung von Direktkontakten erleichtern, indem Sie das Feld Direct zur Themenliste "Zugehörige Kontakte" hinzufügen.

    5. Klicken Sie auf Save.
    Hinzufügen von Themenlisten zu Seitenlayouts
  4. Fügen Sie die Themenliste "Zugehörige Accounts" zu den Kontakt-Seitenlayouts hinzu, die Ihre Vertriebsmitarbeiter verwenden. Gehen Sie dabei wie in Schritt 3 vor.
  5. Wenn Sie verhindern möchten, dass Aktivitäten automatisch dem primären Account eines Kontakts zugeordnet werden (Rollup), wechseln Sie in Setup zu "Aktivitätseinstellungen" und deaktivieren Rollup-Aktivitäten des primären Accounts eines Kontakts.
  6. Um die Beziehungen zwischen Kontakten und Accounts zu untersuchen, erstellen Sie benutzerdefinierte Berichtstypen.

Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen zwischen Kontakten und Accounts

Sie können nun damit beginnen, Beziehungen zu erstellen.
  1. Verwenden Sie in einem Accountdatensatz die Themenliste "Zugehörige Kontakte", um Beziehungen zwischen Accounts und Kontakten zu erstellen bzw. zu bearbeiten. Zum Erstellen einer Beziehung klicken Sie auf Beziehung hinzufügen. Zum Bearbeiten einer Beziehung klicken Sie sowohl in Salesforce Classic als auch in Lightning Experience auf Beziehung bearbeiten.
  2. Machen Sie die entsprechenden Angaben zu Accountkontaktbeziehungen.
  3. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Erstellen von Beziehungen zwischen Kontakten und Accounts

Accounthierarchien

Alan und Leung arbeiten in der Niederlassung von Get Cloudy Consulting in Boulder. Bei der Suche nach Get Cloudy haben Sie jedoch mehrere Accounts mit ähnlichen Namen gefunden: Get Cloudy Consulting East, Get Cloudy Consulting West und Get Cloudy Consulting Canada. Im Get Cloudy Consulting West-Accountdatensatz ist Get Cloudy Consulting als übergeordneter Account aufgelistet.

Wie stehen diese Unternehmen zueinander in Beziehung? Müssen Sie jeden einzelnen Datensatz ausgraben, um dies festzustellen? Dies kann sehr zeitaufwändig sein!

Wenn Sie den übergeordneten Account für jeden Account mit einem übergeordneten Account aufgezeichnet haben, kann Salesforce einen Stammbaum für Ihren Account erstellen. Die Hierarchie zeigt diese Beziehung für die Get Cloudy Consulting-Accounts auf.

Screenshot einer Accounthierarchie

Klicken Sie zum Anzeigen der Hierarchie eines Accounts auf die Registerkarte "Accounts" und wählen Sie einen Account aus. Klicken Sie neben dem Feld "Accountname" auf den Link Hierarchie anzeigen.

Bewährte Vorgehensweisen für die Einrichtung von Accounthierarchien

Sie haben zwei grundlegende Auswahlmöglichkeiten, festzulegen, wie Accounts für Unternehmen mit mehreren Standorten eingerichtet werden.

Globaler Unternehmensaccount
Sie können einen globalen Account einrichten und alle Kontakte, Opportunities, Kundenvorgänge usw. mit diesem einzelnen allumfassenden Account verknüpfen. Die Verwendung eines globalen Accounts erleichtert die Suche von Datensätzen des betreffenden Accounts und die Berichterstellung für den Account auf Unternehmensebene. Es ist allerdings schwieriger, eine Vielzahl von Informationen zu verwalten. Außerdem erschwert der fehlende Gesamtüberblick es, festzustellen, welche Informationen für die einzelnen Standorte Sie eingeben müssen, damit die Verknüpfung erfolgreich erstellt wird.
Standortspezifische Accounts
Sie können Accounts für jeden Standort einrichten und Kontakte, Opportunities, Kundenvorgänge usw. getrennt für jeden Standort erstellen. Bei dieser Möglichkeit müssen Sie mehr Accounts verwalten und etwas komplexere Berichte erstellen, um ein Gesamtbild zu erhalten. Die Verwendung mehrerer Accounts bedeutet aber, dass Sie Accountinhaberschaft, Hierarchien, spezielle Freigabeeinstellungen und eine granularere Berichterstellung nutzen können. Darüber hinaus können Sie Opportunities, Kundenvorgänge und andere Interaktionen für jeden Account leichter verfolgen und dokumentieren.

Es wird empfohlen, getrennte Accounts für die einzelnen Standorte zu erstellen, anstatt alle Standorte in einen einzelnen globalen Account zu quetschen. Diese Anordnung bietet die Möglichkeit, sich auf den Kundenerfolg an den einzelnen Standorten zu konzentrieren und gleichzeitig einen Gesamtüberblick zu erhalten.

Accountteams

Sofern Ihre Firma kein Einmannbetrieb ist, arbeitet wahrscheinlich mehr als eine Person mit den einzelnen Accounts. Das Team der Mitarbeiter für einen Account kann Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, Support-Agent, Support-Manager und Marketing-Personal umfassen.

Ein Salesforce-Accountteam kann bis zu fünf Personen umfassen, denen jeweils unterschiedliche Rollen und Zugriffsebenen für den betreffenden Account sowie den zugehörigen Opportunities und Kundenvorgängen zugewiesen werden können. Ebenso wie Kontaktrollen werden Accountteams nicht automatisch eingerichtet. Ein Administrator muss diese Funktion aktivieren und die Rollen einrichten, die den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden können.

Aktivieren von Accountteams

  1. Klicken Sie unter Setup auf Anpassen | Accounts | Accountteams.
  2. Klicken Sie auf Account-Teams aktivieren.
  3. Wählen Sie Account-Teams aktiviert aus und klicken Sie auf Speichern.
  4. Wählen Sie die Accountseitenlayouts aus, die die neue Themenliste "Accountteam" enthalten sollen, und klicken Sie auf Speichern. Optional können Sie auch Zu angepassten Themenlisten von Benutzern hinzufügen auswählen, um die Themenliste "Accountteams" für Benutzer zu hinzuzufügen, die ihre persönlichen Einstellungen für Accountdatensatzseiten geändert haben.
  5. Klicken Sie ggf. auf Teamrollen, um Teamrollen zu überprüfen oder zu bearbeiten.

Zuweisen eines Accountteams

  1. Wählen Sie auf der Regel "Accounts" einen Account aus, der angezeigt werden soll, und blättern Sie nach unten.
  2. Klicken Sie in der Themenliste "Accountteam" auf Hinzufügen.
  3. Klicken Sie auf das Suchsymbol, um einen Salesforce-Benutzer auszuwählen und dem Team zuzuweisen. Falls keinen anderen Benutzer eingerichtet wurden, können Sie nur sich selbst dem Team zuweisen.
  4. Wählen Sie für jedes Teammitglied eine Zugriffsebene für den Account sowie die Opportunities und Kundenvorgänge mit Bezug auf den Account aus.
  5. Wählen Sie für jedes Teammitglied die jeweilige Rolle aus.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem ein Accountteam hinzugefügt wurde, wird die Schaltfläche Standardteam hinzufügen rechts neben der Schaltfläche Hinzufügen angezeigt. Standardteams bilden eine Abkürzung, damit Sie nicht immer wieder dieselben Mitglieder in dasselbe Formular eingeben müssen. Wenn normalerweise dieselben Personen zusammenarbeiten, können Sie ein Standard-Accountteam erstellen und zuweisen. Sie können Salesforce sogar so einrichten, dass das Standard-Accountteam immer hinzugefügt wird, sodass Sie überhaupt nicht auf irgendeine Schaltfläche klicken müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Standard-Accountteams.

Ressourcen

Hinweis

Hinweis

Nicht vergessen: Dieses Modul bezieht sich auf Salesforce Classic. Wenn Sie Ihre Übungs-Organisation starten, wechseln Sie zu Salesforce Classic, um diese Aufgabe abzuschließen.

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