Erste Schritte mit Accounts und Kontakten

Hinweis

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Trailblazer aufgepasst!

Salesforce hat auf Desktop-Geräten zwei unterschiedliche Benutzeroberflächen: Lightning Experience und Salesforce Classic. Dieses Modul bezieht sich auf Salesforce Classic.

Informationen über den Wechsel zwischen den Benutzeroberflächen, das Aktivieren von Lightning Experience und mehr finden Sie im Modul Lightning Experience – Grundlagen hier in Trailhead.

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Beschreiben, was Geschäftsaccounts und Kontakte sind, und Erläutern ihrer Beziehungen untereinander
  • Beschreiben, was ein Personenaccount ist
  • Hinzufügen eines neuen Geschäftsaccounts und des zugehörigen Kontakts

Accounts und Kontakte

Sie benötigen Einblick in Ihre Geschäftstätigkeit und Ihre Daten. Dies beginnt mit den Personen, mit denen Sie Geschäfte machen. In Salesforce werden Informationen über Ihre Kunden mithilfe von Accounts und Kontakten gespeichert. Accounts sind Unternehmen, mit denen Sie Geschäfte machen, Kontakte die Personen, die für die Unternehmen arbeiten.

Wenn Sie Geschäfte mit einer einzelnen Person machen, z. B. einem einzelnen Vertragsnehmer oder einem einzelnen Kunden, wird ein spezieller Accounttyp namens Personenaccount verwendet.

Im Rahmen dieses Moduls wird davon ausgegangen, dass Sie nur an Unternehmen verkaufen und alle Ihre Accounts Geschäftsaccounts sind. Alle Informationen, die Sie hier erhalten, gelten aber gleichermaßen für beide Accounttypen.

Accounts und Kontakte haben Beziehungen zu vielen anderen Standardobjekten, sodass sie die wichtigsten Objekte in Salesforce sind. Zu wissen, wie Accounts und Kontakte verwendet werden, ist für eine optimale Nutzung von Salesforce CRM unabdingbar.

Geschäftsaccounts

Sie sind unterwegs zu einer Besprechung mit einem Kunden, Get Cloudy Consulting. Der Kunde ist Firmenhauptsitz eines nationalen Unternehmens und Sie sind überzeugt, dass das aktuelle Sportschuhdesign von Cloud Kicks für ihn infrage kommt. Sie müssen Ihre Kenntnisse über die Kundenanforderungen und den Einkaufsverlauf aufpolieren und möchten den Kunden durch Ihr Wissen begeistern, wer bei Get Cloudy was zu sagen hat. Sie finden die benötigten Informationen in Salesforce.

In Salesforce sind die Unternehmen, an die Sie verkauft haben, Geschäftsaccounts. Um Ihre Besprechung vorzubereiten, rufen Sie zuerst die Registerkarte "Accounts" auf und suchen in der Liste nach Get Cloudy Consulting. (Wenn Sie die Registerkarte "Accounts" nicht sehen, prüfen Sie in der rechten oberen Ecke, ob Sie die Anwendung "Vertrieb" aus der Anwendungsauswahl ausgewählt haben.) Klicken Sie auf den Namen des Accounts, um Details zum Account anzuzeigen.

Wenn Sie den Accountdatensatz öffnen, werden die für das Unternehmen erfassten Informationen als Liste zugehöriger Datensätze angezeigt, z. B. beschäftigte Personen, in Arbeit befindliche Geschäfte, Service-Anforderungen, hochgeladene Dokumente usw.

Zur Vorbereitung Ihrer Besprechung können Sie die Details zum Unternehmen Get Cloudy Consulting überprüfen und in den zugehörigen Themenlisten auf Einträge klicken. Sie sehen beispielsweise, dass vor zwei Monaten von Get Cloudy Consulting ein Service-Vorgang erstellt wurde. Klicken Sie auf den Vorgang, um mehr über das Problem mit ihrem Auftrag zu erfahren.

Ein Screenshot der Accountdetailseite für Get Cloudy Consulting

Wenn Sie ohne Ihren Computer unterwegs sind, können Sie einen Großteil derselben Accountinformationen mit der mobilen Salesforce-Anwendung anzeigen. Tippen Sie in der Salesforce-Anwendung auf "Account", suchen Sie nach Get Cloudy und tippen Sie auf "Get Cloudy Consulting".

Lassen Sie uns einen Account für Get Cloudy Consulting in Salesforce erstellen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Accounts".
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie den Namen des Accounts ein.
  4. Geben Sie alle verfügbaren Informationen zu Get Cloudy Consulting ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Geschäftskontakte

Eine der wichtigsten Informationen, die Sie über ein Unternehmen wissen müssen, ist, wer dort arbeitet und wie diese Personen erreichbar sind. In Salesforce werden die Personen, die bei Ihren Accounts arbeiten, Kontakte genannt.

Ihre Kontakte bei Get Cloudy Consulting sind Alan Johnson und Leung Chan. In Salesforce haben Sie einen Kontaktdatensatz für Alan, der Angaben zum Arbeitgeber (Account), zu E-Mail-Adresse und Telefonnummer enthält. Sie haben einen zweiten Kontaktdatensatz für Leung, der ebenfalls Angaben zum Arbeitgeber (Account), zu E-Mail-Adresse und Telefonnummer enthält.

Da für Alan und Leung bereits Datensätze in Salesforce vorhanden sind, können Sie sie leicht finden, indem Sie auf die Registerkarte "Kontakte" klicken und sie in der Liste der letzten Kontakte suchen oder eine Ansicht auswählen und auf Los klicken. Da Alan und Leung Kontakte für den Account Get Cloudy Consulting sind, werden beide in den Detaildatensätzen dieses Accounts aufgelistet. Wenn Sie auf den Namen von Leung oder Alan klicken, wird der vollständige Kontaktdatensatz angezeigt.

Ein Kontaktdatensatz kann wie ein Accountdatensatz über eigene Listen mit Informationen verfügen, z. B. Kundenvorgänge, die für die einzelnen Kontakte abgelegt wurden, durchgeführte Besprechungen oder Anrufprotokolle für den betreffenden Kontakt.

Ein Screenshot der Kontaktdetailseite für Leung Chan

Lassen Sie uns Alan Johnson und Leung Chan als Kontakte hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Accounts".
  2. Klicken Sie auf den Account Get Cloudy.
  3. Blättern Sie nach unten zur Themenliste "Kontakte" und klicken Sie auf Neu, um einen Kontakt zu erstellen.
  4. Fügen Sie alle vorhandenen Informationen für den Kontakt hinzu. Sie müssen zumindest den Nachnamen des Kontakts hinzufügen und den Namen des Account auswählen, bei dem der Kontakt beschäftigt ist.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Verkaufen an einzelne Kunden: Personenaccounts

Bei der Behandlung von Accounts weiter oben wurden insbesondere Geschäftsaccounts behandelt, die für den Verkauf von Unternehmen oder andere Organisationen optimiert sind.

Für Kunden, die keine Unternehmen, sondern Einzelpersonen sind, kann Ihre Salesforce-Organisation so eingerichtet werden, dass Personenaccounts verwendet werden.

Personenaccounts ermöglichen die Speicherung von Informationen, die für einzelne Personen und nicht für Unternehmen zutreffend sind, z. B. Vorname und Nachname.

Personen- und Geschäftsaccounts weisen einige wichtige Unterschiede auf.

  • Personenaccounts sind immer gültig. Nachdem sie aktiviert wurden, können Sie sie nicht mehr deaktivieren.
  • Wenn Ihre Organisation sowohl Geschäftsaccounts als auch Personenaccounts verwendet, müssen Sie beim Hinzufügen eines Accounts immer den Typ des erstellen Accounts angeben.
  • Personenaccounts können keine Kontakte enthalten.
  • Personenaccounts verfügen über keine Accounthierarchie.

Auf dem Laufenden bleiben bei Ihren Accounts

Bevor Sie sich zu Ihrer Besprechung auf den Weg machen, sollten Sie sich einige Minuten Zeit nehmen, um die neuesten Nachrichten zu Ihrem Account oder den Personen, die dort arbeiten in Erfahrung bringen. Sie können dazu in einem Webbrowser mehrere Suchen durchführen, um festzustellen, was bei Get Cloudy Consulting oder allgemein in der Technologiebranche los ist, oder die Profile von Alan und Leung in sozialen Netzwerken überprüfen, sofern Sie diese finden können. Eventuell finden Sie in Twitter oder YouTube sogar Informationen über deren letzte Tätigkeiten.

Sie können alle Suchvorgänge sogar direkt in Salesforce durchführen.

Paralleler Vergleich von Twitter in Salesforce auf dem Desktop und einem mobilen Gerät

Soziale Accounts und Kontakte

Mit der Funktion "Soziale Accounts, Kontakte und Leads" können Sie Informationen von sozialen Netzwerken wie Twitter und YouTube zu Ihren Datensätzen hinzufügen. Um diese Funktion verwenden zu können, brauchen Sie ein Konto in jedem verwendeten sozialen Netzwerk. Anschließend müssen Sie den Account- oder Kontaktdatensatz mit einem Benutzerprofil im jeweiligen sozialen Netzwerk verknüpfen.

Nach der entsprechenden Einrichtung stehen die Informationen des jeweiligen Kontakts oder Accounts im sozialen Netzwerk im Account- oder Kontaktdatensatz der vollständigen Salesforce-Site zur Verfügung. In der Salesforce-Anwendung können Sie soziale Netzwerkinformationen nur für Twitter-Benutzer anzeigen.

Sie können keine Informationen zu einem Account oder Kontakt sehen, die nicht auch normalerweise verfügbar sind, wenn Sie im sozialen Netzwerk angemeldet sind. Sie können die betreffenden Informationen aber auf einen Blick sehen und problemlos zwischen Netzwerken wechseln. Wenn Sie ein Twitter-Profil für einen Account, Kontakt oder Lead verknüpfen, können Sie das Bild des Profils im sozialen Netzwerk für den betreffenden Account, Kontakt oder Lead in Salesforce verwenden.

Damit Sie die Funktion "Soziale Accounts, Kontakte und Leads" verwenden können, muss Ihr Administrator diese Funktion für Ihre Organisation aktivieren und Sie müssen Ihre persönlichen Einstellungen konfigurieren.

Aktivieren von "Soziale Accounts, Kontakte und Leads"

Aktivieren Sie die Funktion in der Organisation, die Sie für dieses Modul verwenden.

  1. Geben Sie unter Setup im Feld Schnellsuche den Text Einstellungen für soziale Accounts, Kontakte und Leads ein und wählen Sie dann Einstellungen für soziale Accounts, Kontakte und Leads aus.
  2. Wählen Sie Soziale Accounts, Kontakte und Leads aktivieren aus.
  3. Wählen Sie die sozialen Netzwerke aus, die von Ihrer Organisation verwendet werden können. Standardmäßig sind alle sozialen Netzwerke ausgewählt.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
  5. Informieren Sie Ihre Benutzer darüber, dass Sie "Soziale Accounts, Kontakte und Leads" für ihre eigene Verwendung konfigurieren können.

Verwenden von "Soziale Accounts, Kontakte und Leads"

Um die Funktion zu konfigurieren und zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte durch.

  1. Geben Sie in Ihren persönlichen Einstellungen im Feld Schnellsuche den Text Soziale Accounts und Kontakte ein, wählen Sie dann Soziale Accounts und Kontakte, Einstellungen für soziale Accounts und Kontakte oder Einstellungen aus, je nachdem, welche Option angezeigt wird.
  2. Richten Sie "Soziale Accounts und Kontakte" gemäß Ihren Bedürfnissen ein.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Bewährte Vorgehensweisen für die Verwaltung von Accounts und Kontakten

Einrichten von Benennungskonventionen für Accounts
Falls noch keine Vorgaben für Accountnamen gemacht wurden, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, dies zu erledigen. Sie müssen sich unbedingt Gedanken machen, wie der Name eines Accounts am besten aufgezeichnet wird und wie Sie über die Namensgebung Beziehungen zwischen Accounts verdeutlichen können. Wenn Sie beispielsweise mit mehreren Franchise-Unternehmen arbeiten, müssen Sie u. U. Namen verwenden, die in einer Hierarchie sinnvoll sind, aber auch eine Unterscheidung von zwei gleichnamigen Geschäften in einem geographischen Bereich ermöglichen.
Verhindern von verwaisten Kontakten
Ordnern Sie Kontakte immer einem Account zu. Kontakte ohne Accounts (private Kontakte) sind wie ein abgetriebenes Boot auf hoher See. Sie sind für alle Benutzer außer ihrem Inhaber und Systemadministratoren nicht sichtbar, sodass sie schnell vergessen, schwer zu finden und für Kollegen nutzlos sind.
Überwachen von Accounts und Kontakten
Ermitteln Sie mithilfe von Ausnahmeberichten in Salesforce Accounts und Kontakte ohne Aktivitäten in den letzten 30, 60 oder 90 Tagen.

Sie können auch ein Kontrollkästchen für Inaktivität in Account- und Kontaktobjekten erstellen und inaktive Accounts durch eine Massenaktualisierung kennzeichnen. Richten Sie einen automatisierten Prozess ein, um Accounts und Kontakte abhängig von bestimmten Kriterien als inaktiv zu kennzeichnen.

Handhabung von inaktiven Accounts und Kontakten
Nachdem Sie die inaktiven Accounts und Kontakte ermittelt haben, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, diese zu handhaben. Beispiel:
  • Organisieren Sie einer Outreach-Kampagne, um sich wieder in Erinnerung zu bringen.
  • Schließen Sie sie aus Listenansichten, Berichten, automatisierten Prozessen, Kampagnen usw. aus, damit Sie sich auf Marketing, Vertrieb und Service für aktive Kunden konzentrieren können.
Zuweisen der aktiven Inhaberschaft
Es ist schwer, aktiv einen Account zu verwalten, der einer anderen Person zugewiesen ist, die nicht Salesforce verwenden. Wenn ein Mitarbeiter versetzt wird oder Ihr Unternehmen verlässt, müssen Sie die Accounts und Kontakte dieser Person neuen Inhabern zuweisen.
Laufende Aktualisierung Ihrer Datensätze
Verwenden Sie Funktionen wie "Soziale Accounts, Kontakte und Leads" und Data.com, um aktuelle Informationen zu erfassen. Machen Sie es sich zum Grundsatz, alle aktualisierten Daten in Salesforce einzugeben.

Ressourcen

Hinweis

Hinweis

Nicht vergessen: Dieses Modul bezieht sich auf Salesforce Classic. Wenn Sie Ihre Übungs-Organisation starten, wechseln Sie zu Salesforce Classic, um diese Aufgabe abzuschließen.

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