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Informationen über Aktionspläne

Lernziele

Nachdem Sie dieses Modul abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Erläutern, was Financial Services Cloud-Aktionspläne sind
  • Nennen einiger Vorteile von Aktionsplänen
  • Erläutern des Unterschieds zwischen Aktionsplanvorlagen und Aktionsplänen

Einführung

Wenn Sie sich schon einen der Badges auf dem Trail Inspirieren der Kundenbindung mit Financial Services Cloud verdient haben, erinnern Sie sich wahrscheinlich an das Team der Cumulus Cloud Bank. Frischen wir die Erinnerung daran auf.

Ryan Dobson ist ein Teilzeit-Administrator, Vollzeit-Vermögensverwalter und -Finanzberater und ein Allround-Superheld. Ryan arbeitet hart daran, die finanziellen Bedürfnisse und Ziele seiner Kunden zu verstehen und geht immer noch einen Schritt weiter, um sie bei der Planung ihrer Finanzen und der Absicherung ihrer Zukunft zu unterstützen. Darum ist Ryan so wertvoll für Cumulus.

Natürlich kann Ryan all das nicht alleine tun. Er wird kompetent unterstützt von Srilakshmi Maajid, die kürzlich als Kundenbetreuerin zu dem Team gestoßen ist. Srilakshmi arbeitet sich in der Bank ein. Ihre Aufgabe ist es, Finanzberater wie Ryan bei der Planung und Organisation zu unterstützen, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Kunden zum Erfolg verhelfen. Srilakshmi liebt, was sie tut und sie ist fortwährend auf der Suche nach Opportunities, um die Prozesse zu optimieren.

Schließlich wollen wir unseren Allstar-Administrator Matt nicht vergessen, der Cumulus unermüdlich dabei unterstützt hat, mit den neuesten Branchentrends in den Bereichen Kundendienst und Technologie Schritt zu halten. 

Superhelden sind auch Menschen.

Tatsächlich gibt es mehr als genug Arbeit für jeden in der Bank, da die Cumulus Cloud Bank sich bemüht, ein modernes Finanzinstitut zu sein. Während das für gewöhnlich kein Problem für unser Team ist, sind kürzlich einige Routineaufgaben durchs Raster gefallen. 

Das erfüllt Ryan mit Sorge. Als altgedienter Finanzberater hat er einen Blick für alles, was sich in der Vermögensverwaltungs-Abteilung der Cumulus Bank tut. Er versteht die unterschiedlichen Abläufe und Aufgaben und wie diese zusammenwirken müssen, damit das Team die Bedürfnisse der Kunden rechtzeitig erkennt und erfüllt.

Oberste Priorität hat bei ihm, dass er dafür sorgt, dass die regelmäßigen Sitzungen zur Überprüfung der Finanzpläne mit hochkarätigen Kunden weiter reibungslos ablaufen. Vor jeder Sitzung gibt es viele Planungs- und Vorbereitungsaufgaben zu erledigen.

  • Die Einladungen zu den Sitzungen müssen weit im Voraus verschickt werden.
  • Die Finanzdokumentation des Kunden muss zusammengestellt werden.
  • Die Dokumentation muss geprüft werden.

Obwohl diese Aufgaben einfach sind, macht sich Ryan aufgrund der vielen anderen Prioritäten Sorgen darum, dass jemand im entscheidenden Moment versagt. Diese Aufgaben müssen erledigt werden, und zwar rechtzeitig, und irgendjemand muss es tun. 

Aktionspläne erfüllen

Ryan hat kürzlich gehört, wie Matt über eine Funktion mit dem Namen "Aktionspläne in Financial Services Cloud" gesprochen hat, und er brennt darauf herauszufinden, ob sie zur Lösung der Probleme seines Teams bei der Aufgabenbewältigung beitragen kann. Er bittet Matt um nähere Details.  

Ein Aktionsplan ist wie eine direkt in Ihrer Organisation verfügbare Salesforce-spezifische To-do-Liste im Zusammenhang mit Ihren typischen alltäglichen Vorgängen.

Mit Aktionsplänen können Sie wiederkehrende Aufgaben erfassen und daraufhin die Aufgabensequenzen automatisieren, wodurch Sie Kooperation und Produktivität optimieren. Mithilfe von Aktionsplänen kann ein Team automatisch Aufgabeninhaber und Fristen für spezielle Interaktionen mit dem Kunden zuweisen. Diese können die Finanzplansitzungen, Kontoeröffnungen, Darlehensgenehmigungen und Forderungsverarbeitung beinhalten.

Mit Aktionsplänen lassen sich zudem unkompliziert Berichte und Dashboards erstellen, sodass Sie den Fortschritt überwachen und die Compliance einhalten können. 

Aktionsplanvorlagen vs. Aktionspläne

Wenn Sie mit Aktionsplänen arbeiten, erstellen Sie zunächst Aktionsplanvorlagen. Was ist nun also der Unterschied zwischen einer Aktionsplanvorlage und einem Aktionsplan?

In einer Aktionsplanvorlage erfassen Sie die an einem bestimmten Interaktionstyp wie z. B. einer Sitzung mit Kunden zur Finanzplanüberprüfung beteiligten Aufgaben. Bei solchen Interaktionen müssen die Vermögensverwalter im Voraus eine Sitzung einrichten, Finanzdokumentationen zusammenstellen und die Dokumentationen überprüfen. Sie richten die Aktionsplanvorlage einmal ein und aktualisieren Sie immer wieder, während Sie die wiederkehrenden Aufgaben im Laufe der Zeit immer besser verstehen. 

Ein Aktionsplan andererseits ist eine Laufzeitinstanz der Vorlage, mit der Sie den Ablauf der in der Vorlage definierten Aufgaben automatisieren können. Sie generieren zu jeder Interaktion, wie etwa Ryans nächste Sitzung zur Finanzplanüberprüfung mit Kiara Shah, einer seiner wichtigsten Kundinnen, einen Aktionsplan aus der Vorlage. 

Dies funktioniert genau wie eine Sitzungsprotokollvorlage in Microsoft Word. Sie definieren einmal die Struktur und den Platzhalterinhalt in der Vorlage und erstellen nach jeder wöchentlich stattfindenden Teamsitzung neue Instanzen der Vorlage in einem Word-Dokument. 

Unterstützte Salesforce-Objekte

Sie können eine Aktionsplanvorlage (und damit auch Aktionspläne) für verschiedene Objekte erstellen. Dies hängt von Ihrer Salesforce-Konfiguration und den verfügbaren Lizenzen ab. Zu den Zielobjekten für Aktionsplanvorlagen gehören:

  • Account
  • Vermögenswerte und Verbindlichkeiten
  • Geschäftsmeilenstein
  • Kampagne
  • Karte
  • Kontakt
  • Vertrag
  • Finanzaccount
  • Finanzziel
  • Finanzbeteiligung
  • Versicherungspolice
  • Versicherungspolicenabdeckung
  • Lead
  • Opportunity
  • Personenlebensereignis
  • Darlehensantrag für Wohnobjekt
Hinweis

Hinweis

Sie können Aktionsplanvorlagen auch für benutzerdefinierte Objekte erstellen.

Was beinhaltet ein Aktionsplan?

Eine Aktionsplanvorlage und die damit erstellten Aktionspläne können folgenden Elemente bzw. eine Kombination daraus enthalten:

  • Dokument-Checklistenelement

    Mit Aktionsplänen können Sie wiederkehrende Aufgaben und Aufgabenabfolgen definieren und die Aufgabenzuweisung und -verfolgung dann automatisieren. Solche Aufgaben beinhalten oftmals die Erfassung und Prüfung zugehöriger Dokumente, die für Prozesse wie die Darlehensbegründung oder die Forderungsverwaltung notwendig sind. Wenn Sie Dokument-Checklistenelemente in Aktionsplanvorlagen einschließen, können Sie die Schritte für die Dokumentverfolgung und -genehmigung für diese Prozesse standardisieren und automatisieren.

    Die Dokumentverfolgung optimiert die Interaktion mit Kreditnehmern, da Kreditnehmer, Kredit-/Darlehenssachbearbeiter und Hypothekenversicherer die zugehörigen Dokumente hochladen und prüfen können, die für einen Antrag auf eine Hypothek erforderlich sind.

Weitere Informationen zu dieser Funktion enthält das Trailhead-Modul zu Hypotheken (den entsprechenden Link finden Sie im Abschnitt "Ressourcen").

  • Aufgabe

    Aufgaben sind eine altbewährte, vertraute Salesforce-Funktion. Mit Aufgaben können Sie Ihre Aufgabenliste in Salesforce führen und behalten den Überblick über Ihre Geschäfte und Accounts. Jede Aufgabe kann bequem Datensätzen für Leads, Kontakte, Kampagnen, Verträge und andere für Sie relevante Informationen zugeordnet werden. Salesforce bietet verschiedene Tools zur Maximierung Ihrer Produktivität – Methoden zum schnellen Erstellen und Aktualisieren von Aufgaben, vorgefilterte Aufgabenlisten und Benachrichtigungsoptionen für Aufgaben.

    Weitere Informationen zu Aufgaben finden Sie im Abschnitt "Ressourcen".

Funktionsweise von Aktionsplanvorlagen im Vergleich zu Aktionsplänen

In einer Aktionsplanvorlage weisen Sie jede Aufgabe oder sonstiges Element einer Person, einer Rolle, einer Warteschlange oder dem Aktionsplanersteller zu. Wenn Sie Vorlagen mit der Benutzeroberfläche erstellen, ist der Planersteller auch der Planinhaber. Verwenden Sie dagegen die API zum Erstellen von Vorlagen, können Sie einen Planinhaber zuweisen, der nicht mit dem Planersteller identisch ist.

Wenn Sie einen Aktionsplan mithilfe einer Vorlage für einen bestimmten Zieldatensatz erstellen, gilt Folgendes:

  • Elemente ohne zugeordneten Benutzer werden dem Benutzer zugeordnet, der den Aktionsplan erstellt.
  • Elemente, die einer Rolle zugeordnet sind, die zwei oder mehr Benutzer innehaben, werden dem Benutzer zugeordnet, der den Aktionsplan erstellt.
  • Elementfristen werden anhand des Startdatums und der Datumsverschiebung berechnet, die in der Aktionsplanvorlage definiert sind. Der Planersteller kann jedoch angeben, ob die Terminberechnung auf Kalender- oder Arbeitstagen basieren soll.

Wenn ein Aktionsplan beginnt, werden Benutzern die ihnen zugeordneten Aufgaben in den standardmäßigen Salesforce-Aufgabenlisten und -Aufgabenansichten angezeigt. Zum Protokollieren von Angaben zum Aufgabenstatus verwenden Benutzer die Standardoberflächen für Aufgaben bzw. andere Elemente oder die Detailansicht "Aktionspläne". In Zieldatensätzen wie etwa Accounts oder Kontakten werden ebenfalls Listen zugehöriger Aktionspläne angezeigt.

Funktionsweisen von Aktionsplanvorlagen und Aktionsplänen

Ryan ist von den Möglichkeiten begeistert. In den nächsten Lektionen erfahren Sie, wie er mit dem Team daran arbeitet, die Funktion einzurichten, damit alle Vermögensverwalter in der Bank Aktionspläne für wiederkehrende Arbeiten einsetzen können. Mit Aktionsplänen können Sie Aufgaben zuweisen und Fertigstellungsdaten für diese Aufgaben festlegen und dabei sicherstellen, dass niemand das Handbuch wirft und, was noch wichtiger ist, dass Sie die Kunden bei der Stange halten.

Ressourcen